Referenzkunde Arval: ePost

Automation – Workflow

Ein digitaler Posteingang bzw. ePost kann ein Einstiegspunkt in die digitale Transformation einer Firma sein. Werden Dokumente bereits beim Eintritt in die Firma digital erfasst, so können auf einfache Art und Weise Medienbrüche in der weiteren Verarbeitung festgestellt und schrittweise behoben werden. Wie einfach das Outsourcing der physikalische Postverarbeitung
ist, wird in dem nachfolgenden Referenzkunden-Fall ausführlich beschrieben.

«Für den erfolgreichen, digitalen Posteingang braucht es einen Partner, der die IT und die betriebswirtschaftlichen Anforderungen versteht und vereinen kann. Mit redIT haben wir diesen kompetenten und erfahrenen Partner gefunden.» – so Andreas Nitschke von Arval.

ePost – Digitalisieren, Verteilen & Archivieren

Kundin

Arval wurde 1989 gegründet und ist eine 100% Tochtergesellschaft der BNP Paribas Group. Das auf Full-Service-Leasing spezialisierte Unternehmen bietet seinen Kunden – grossen internationalen Unternehmen, KMU und Berufstätigen – massgeschneiderte Lösungen, um die Mobilität der Mitarbeitenden zu optimieren und die Risiken auszulagern, die mit der Flottenverwaltung verbunden sind. Seit 2020 hat Arval sein Kundensegment auch auf Privatpersonen ausgeweitet. Unsere 7’200 Mitarbeitenden bieten in 30 Ländern fachkundige Beratung und hochwertige Dienstleistungen, die Grundlage unseres Kundenversprechens. Weltweit unterhält Arval mehr als 1.4 Mio. Fahrzeuge. Seit 2001 ist Arval auch in der Schweiz vertreten und nimmt die führende Rolle im Schweizer Markt ein.

Ausgangslage: Outsourcing digitaler Posteingang an redIT

Im Frühjahr 2021 entschied sich Arval (Schweiz) AG für ein Outsourcing des digitalen Posteingangs zu redIT. Da Arval die Prozesse rund um die eingehende Post digitalisiert hatte, bedeutete dies schliesslich nur noch ein letzter Schritt in Richtung papierlose Posteingangsverarbeitung. Die Prozesse und Schnittstellen für die externe, physische Postverarbeitung waren durch die digitalen Vorarbeiten
bereits klar definiert, so dass einer schnellen und erfolgreichen Projektrealisierung nichts im Wege stand.

Herausforderung

Die Anforderungen, die der externe Lösungsanbieter für ePost erfüllen musste, waren durch Arval wie folgt vorgegeben:
• Die geöffneten Briefe müssen bis 11:00 Uhr eingescannt, kategorisiert und per Mail an Arval weitergeleitet werden.
• In Abhängigkeit des Dokumenttyps (bzw. der Kategorie) müssen die Dokumente zu 80% oder mehr (d.h. bis 99%) richtig erkannt werden.
• Die physischen Originale werden 60 Tage aufbewahrt. Wird ein Originaldokument von Arval benötigt, so wird es von redIT per Post zugestellt. Dokumente, die nicht in
physischer Form benötigt werden, werden nach Ablauf der 60 Tage fachgerecht vernichtet.
• Die digitalisierten Dokumente werden ein Jahr lang aufbewahrt und können in dieser Zeit vom entsprechenden Portal heruntergeladen werden. Nach einem Jahr werden die Dokumente vernichtet.
• Geöffnet werden können alle Dokumente mit Ausnahme von «vertraulich gekennzeichneten» Briefen. Nicht geöffnete Briefe werden gesammelt und jeden zweiten Tag per Post an Arval zugestellt.

Lösung

Die obigen Anforderungen konnten von redIT abgedeckt werden:
• Damit das Volumen von durchschnittlich 200 Briefen/Tag verarbeitet werden kann, wird die Post vor 9.00 Uhr in Oberrüti angeliefert.
• Mit geschultem Personal und der Unterstützung einer Brieföffnungsmaschine (300 Briefe/Minute) werden die Briefe geöffnet, Büro- und Heftklammer entfernt und die Dokumente zum Scannen bereitgestellt.
• Der Hochleistungsscanner scannt die Dokumente in hoher Qualität (300 dpi) ein, damit anschliessend der Volltext (OCR) erzeugt und die Dokumente erkannt werden können.
• Nach der Erkennung und Bestimmung der Kategorie werden die Dokumente einerseits per Mail an Arval gesandt. Andererseits wird auch eine Kopie im Dokumentenmanagementsystem (DMS) indexiert und abgelegt.
• Die digital im DMS abgelegten Dokumente können von der Arval via einem Webportal über eine Volltextsuche oder auch über ausgewählte Indexe (Datum, Dokument-Id etc.) jederzeit abgerufen und heruntergeladen werden.

Fazit Einführung ePost

Dank der guten Vorbereitung von Arval und der Erfahrung von redIT konnte das Outsourcing des digitalen Posteingangs innerhalb von weniger als drei Monaten erfolgreich durchgeführt werden, so dass Arval ab dem ersten Tag von den folgenden Vorteilen profitieren konnte:
• Variabilisierung von fixen Kosten unter gleichzeitiger Reduktion von operativen Kosten
• Fokus auf das eigene Kernbusiness
• Höhere Produktivität dank automatisierter Postverteilung
• Briefe können orts- und zeitunabhängig empfangen werden
• Platzersparnis dank digitaler Ablage in einem DMS