E-Post

Automation – Workflow

E-Post kann ein Einstiegspunkt in die digitale Transformation einer Firma sein. Werden Dokumente bereits beim Eintritt in die Firma digital erfasst, so können auf einfache Art und Weise Medienbrüche in der weiteren Verarbeitung festgestellt und schrittweise behoben werden. Wie einfach das Outsourcing der physikalische Postverarbeitung ist, wird in dem nachfolgenden Referenzkunden-Fall beschrieben.

«Für den erfolgreichen, digitalen Posteingang braucht es einen Partner, der die IT und die betriebswirtschaftlichen Anforderungen versteht und vereinen kann. Mit redIT haben wir diesen kompetenten und erfahrenen Partner gefunden.» – so Andreas Nitschke von Arval.

Digitale Postlösung Arval

Die ganze Erfolgsgeschichte im Überblick

• Die Übersicht
• Die Kundin
• Die Ausgangslage
• Die Herausforderung
• Die Lösung
• Das Fazit

Digital erfolgreich

Arval wurde 1989 gegründet und ist eine Tochtergesellschaft der BNP Paribas Group. Das auf Full-Service-Leasing spezialisierte Unternehmen bietet seinen Kunden massgeschneiderte Lösungen, um die Mobilität der Mitarbeitenden zu optimieren und die Risiken auszulagern, die mit der Flottenverwaltung verbunden sind. Rund 7’200 Mitarbeitenden bieten in 30 Ländern fachkundige Beratung und Dienstleistungen, die Grundlage des Kundenversprechens von Arval sind. Weltweit unterhält Arval mehr als 1’400’000 Fahrzeuge. Seit 2001 ist Arval auch in der Schweiz vertreten.

Arval Schweiz, Logo, Digitaler Posteingang

E-Post: Outsourcing an redIT

Im Frühjahr 2021 entschied sich Arval (Schweiz) AG für ein Outsourcing des digitalen Posteingangs an redIT. Da Arval die Prozesse rund um die eingehende Post digitalisiert hatte, bedeutete dies schliesslich nur noch ein letzter Schritt in Richtung papierlose Posteingangsverarbeitung.

Die Prozesse und Schnittstellen für die externe, physische Postverarbeitung waren durch die digitalen Vorarbeiten bereits klar definiert, so dass einer schnellen und erfolgreichen Projektrealisierung der digitalen Postlösung nichts mehr im Wege stand.

E-post, outsourcing

Kundenanforderungen an redIT

  • Die geöffneten Briefe müssen bis 11:00 Uhr eingescannt, kategorisiert und per Mail an Arval weitergeleitet werden.
  • In Abhängigkeit des Dokumenttyps müssen die Dokumente zu 80% oder mehr richtig erkannt werden. Ein Dokument gilt als richtig erkannt, wenn es an die richtige Mailadresse mit dem richtigen Betreff an Arval weitergeleitet wird.
  • Die physischen Originale werden 60 Tage aufbewahrt. Wird ein Originaldokument von Arval benötigt, so wird es von redIT per Post zugestellt.
  • Die digitalisierten Dokumente werden ein Jahr lang aufbewahrt und können in dieser Zeit vom entsprechenden Portal heruntergeladen werden.

IT-Anforderungen, e-post

Anforderungen von Arval durch redIT abgedeckt

  • Damit das Volumen von ca. 200 Briefen pro Tag verarbeitet werden kann, wird die Post vor 9.00 Uhr in Oberrüti angeliefert.
  • Mit geschultem Personal und einer Brieföffnungsmaschine werden die Briefe geöffnet, Büro- und Heftklammer entfernt und die Dokumente zum Scannen bereitgestellt.
  • Der Hochleistungsscanner scannt die Dokumente in hoher Qualität ein, damit anschliessend der Volltext (OCR) erzeugt und die Dokumente erkannt werden können.
  • Nach der Erkennung und Bestimmung der Kategorie werden die Dokumente einerseits per Mail an Arval gesandt. Andererseits wird auch eine Kopie im Dokumentenmanagementsystem indexiert und abgelegt.

Digitale Prozesse - Lösung

Realisierung in weniger als 3 Monaten dank guter Vorbereitung

Durch die effiziente Umsetzung der Lösung konnte Arval zügig von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Variabilisierung von fixen Kosten unter gleichzeitiger Reduktion von operativen Kosten
  • Fokus auf das eigene Kernbusiness
  • Höhere Produktivität dank automatisierter Postverteilung
  • Briefe können orts- und zeitunabhängig empfangen werden
  • Platzersparnis dank digitaler Ablage in einem DMS

Realisierung e-post

Alles auf einen Blick

Die ganze Erfolgsgeschichte im Überblick

• Die Übersicht
• Die Kundin
• Die Ausgangslage
• Die Herausforderung
• Die Lösung
• Das Fazit

Digital erfolgreich
Kunde

Arval wurde 1989 gegründet und ist eine Tochtergesellschaft der BNP Paribas Group. Das auf Full-Service-Leasing spezialisierte Unternehmen bietet seinen Kunden massgeschneiderte Lösungen, um die Mobilität der Mitarbeitenden zu optimieren und die Risiken auszulagern, die mit der Flottenverwaltung verbunden sind. Rund 7’200 Mitarbeitenden bieten in 30 Ländern fachkundige Beratung und Dienstleistungen, die Grundlage des Kundenversprechens von Arval sind. Weltweit unterhält Arval mehr als 1’400’000 Fahrzeuge. Seit 2001 ist Arval auch in der Schweiz vertreten.

Arval Schweiz, Logo, Digitaler Posteingang

Ausgangslage

E-Post: Outsourcing an redIT

Im Frühjahr 2021 entschied sich Arval (Schweiz) AG für ein Outsourcing des digitalen Posteingangs an redIT. Da Arval die Prozesse rund um die eingehende Post digitalisiert hatte, bedeutete dies schliesslich nur noch ein letzter Schritt in Richtung papierlose Posteingangsverarbeitung.

Die Prozesse und Schnittstellen für die externe, physische Postverarbeitung waren durch die digitalen Vorarbeiten bereits klar definiert, so dass einer schnellen und erfolgreichen Projektrealisierung der digitalen Postlösung nichts mehr im Wege stand.

E-post, outsourcing

Herausforderung

Kundenanforderungen an redIT

  • Die geöffneten Briefe müssen bis 11:00 Uhr eingescannt, kategorisiert und per Mail an Arval weitergeleitet werden.
  • In Abhängigkeit des Dokumenttyps müssen die Dokumente zu 80% oder mehr richtig erkannt werden. Ein Dokument gilt als richtig erkannt, wenn es an die richtige Mailadresse mit dem richtigen Betreff an Arval weitergeleitet wird.
  • Die physischen Originale werden 60 Tage aufbewahrt. Wird ein Originaldokument von Arval benötigt, so wird es von redIT per Post zugestellt.
  • Die digitalisierten Dokumente werden ein Jahr lang aufbewahrt und können in dieser Zeit vom entsprechenden Portal heruntergeladen werden.

IT-Anforderungen, e-post

Lösung

Anforderungen von Arval durch redIT abgedeckt

  • Damit das Volumen von ca. 200 Briefen pro Tag verarbeitet werden kann, wird die Post vor 9.00 Uhr in Oberrüti angeliefert.
  • Mit geschultem Personal und einer Brieföffnungsmaschine werden die Briefe geöffnet, Büro- und Heftklammer entfernt und die Dokumente zum Scannen bereitgestellt.
  • Der Hochleistungsscanner scannt die Dokumente in hoher Qualität ein, damit anschliessend der Volltext (OCR) erzeugt und die Dokumente erkannt werden können.
  • Nach der Erkennung und Bestimmung der Kategorie werden die Dokumente einerseits per Mail an Arval gesandt. Andererseits wird auch eine Kopie im Dokumentenmanagementsystem indexiert und abgelegt.

Digitale Prozesse - Lösung

Fazit

Realisierung in weniger als 3 Monaten dank guter Vorbereitung

Durch die effiziente Umsetzung der Lösung konnte Arval zügig von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Variabilisierung von fixen Kosten unter gleichzeitiger Reduktion von operativen Kosten
  • Fokus auf das eigene Kernbusiness
  • Höhere Produktivität dank automatisierter Postverteilung
  • Briefe können orts- und zeitunabhängig empfangen werden
  • Platzersparnis dank digitaler Ablage in einem DMS

Realisierung e-post

Hinter den Kulissen
Andreas Nitschke ARVAL

«Für den erfolgreichen, digitalen Posteingang braucht es einen Partner, der die IT und die betriebswirtschaftlichen Anforderungen versteht und vereinen kann. Mit redIT haben wir diesen kompetenten und erfahrenen Partner gefunden.»

Andreas Nitschke

Global Operations Director, Arval (Schweiz) AG

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