Kreditorenworkflow

Jederzeit und ortsunabhängig Rechnungen freigeben

Mit unserem Kreditorenworkflow sind Sie in der Lage zeit- und ortsunabhängig Ihre Rechnungen zu prüfen, visieren und frei zu geben. Mit der webbasierten Oberfläche entscheiden Sie, auf welchem Device Sie arbeiten möchten.

Sparen Sie Zeit und Geld

Mit unserer intelligenten Software lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe rund um Rechnungen bequem automatisieren. Das Ergebnis: eine enorme Zeitersparnis und eine deutliche Optimierung aller Geschäftsprozesse. Mittels Klassifizierungen interpretiert unsere Lösung Inhalte aus Rechnungen und verarbeitet diese weit möglichst selbständig. Die Software lernt mit jeder Rechnung dazu, wodurch ein enorm hoher Automatisierungsgrad erreicht wird, bis hin zur so genannten Dunkelverarbeitung (vollautomatisierte Freigabe der Rechnung).

Definierte Freigabeprozesse und doch flexibel

Ihr Freigabeprozess wird nach Ihren Anforderungen und Wünschen im Unternehmen definiert. Sie definieren die Mitarbeiter, welche Rechnungen prüfen, visieren und freigeben. Dabei können Sie zusätzliche Sicherheitsstufen einbauen wie z.B. einen Maximalbetrag, welcher danach eine weitere verantwortliche Person zur Freigabe verlangt. Definieren Sie Freigabeprozsse und bleiben Sie doch flexibel in dem Ihre Anforderungen berücksichtigt werden.

Freigabe Historie

Nach der endgültigen Freigabe erstellt das System selbsttätig eine vollständige Historie des gesamten Prozesses in Form einer PDF/A-Datei. Sie ist direkt mit der jeweiligen Rechnung verknüpft, auf die sich die Historie bezieht. So lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt noch genau feststellen, welcher Bearbeiter was und wann entschieden hat. Der Prozess wird dadurch lückenlos protokolliert und kann somit auch später noch einwandfrei nachvollzogen werden.

Automatische und rechtssichere Archivierung

Nach dem Freigabeprozess wird Ihre Rechnung auf Wunsch automatisch rechtssicher nach GeBüV archiviert. Dabei entscheiden Sie, ob die Rechnung nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht wird, oder ob Sie den Prozess manuell durchlaufen möchten.

Freigabe der Rechnungen an Drittsystem (z.B. ERP)

Mittels einer XML-Datei sind alle relevanten Prozessdaten erfasst. Nutzen Sie diese XML-Datei um die generierten Daten an ein Drittsystem zu übergeben wie z.B. an Ihr ERP-System. In dem Drittsystem können Sie die Zahlung auslösen und den Status “bezahlt” wiederum der Rechnungs-Historie aus dem Workflow zuweisen.