Digitaler Posteingang

Digitaler Posteingang

Post digitalisieren, verteilen und archivieren

Mittels zentralem digitalen Posteingang, wird Ihre physische/digitale Post automatisiert im Unternehmen verteilt und bearbeitet. Die Verteilung ist einfach nachvollziehbar und auf Wunsch kann Ihre Post wahlweise rechtssicher archiviert werden oder sie können einzelne Schritte selbst übernehmen.

Bei Korrespondenz via Papier (Briefe, Rechnungen etc.) ist der erste Schritt das Scanning der Dokumente nach Erhalt. Elektronische Dokumente, Informationen kann redIT ebenfalls direkt in den digitalen Posteingang einbinden und verarbeiten. Mittels Automatisierung werden die einzelnen Dokumente gemäss Ihren Vorgaben bzw. Regeln klassifiziert. Alle Dokumente, welche nicht klassifizierbar sind, werden von unseren Mitarbeitenden direkt bearbeitet und zugewiesen. In den Regeln von unseren Kunden wird auch festgelegt, welche Dokumente, Briefe etc. von uns nicht geöffnet werden dürfen. Diese gehen auf direktem Weg zum Kunden zurück.

Mittels OCR-Technik bzw. der Daten-Erkennung werden die Dokumente weiterverarbeitet. Durch den digitalen Posteingang werden die Dokumente mit den extrahierten Daten dem korrekten Empfänger, der zuständigen Person oder dem richtigen Prozess bzw. der Fachabteilung wie zum Beispiel dem Rechnungswesen, Kundenservice, etc..

Für die Bearbeitung des analogen Posteingangs gibt es die folgenden Lösungsvarianten:

• Eingang
  • Der Kunde leitet die gesamte Post zur redIT um. redIT öffnet die Briefe und scannt die Dokumente ein
  • Der Kunde öffnet die Briefe selbst, legt alle Dokumente, die digitalisiert werden sollen auf den Scanner und sendet sie so an die redIT

• Verarbeitung: Die eingescannten Dokumente können nun auf verschiedene Arten verarbeitet werden:

• 1. Der Volltext wird erstellt und das Dokument an eine gewünschte Mailadresse des Kunden weitergeleitet
  2. Der Volltext wird erstellt, das Dokument so klassifiziert, dass es an eine spezifische Mailadresse weitergeleitet werden kann
  3. Wie zuvor beschrieben, jedoch wird das Dokument archiviert, so dass es jederzeit aufgerufen und heruntergeladen werden kann
  4. … und viele weitere Optionen, um die Kundenanforderungen erfüllen zu können

Workflows rund um den digitalen Posteingang

Input:
Digitalisierung von beliebigen Dokumenten
Dokumentenerkennung von bereits digitalen Dokumenten

Verarbeitung:
Kategorisierung, Weiterleitung

Ablage in DMS (Sharepoint):
Zugriff für berechtigte Mitarbeitende
Auslösen von weiteren Workflows

Unser Posteingang eignet sich nicht nur für die Digitalisierung der eingehenden Dokumente. Er kann als Startpunkt für zusätzliche Prozessautomatisierungen dienen. So werden Dokumente nicht nur klassifiziert und an die richtige Mailadresse gesandt. Wir können auch Metadaten zu den Dokumenten erstellen, damit diese für weiterführende Prozesse (z.B. für Genehmigungen) verwendet werden können. Dadurch sind kundenspezifische Workflows einfach realisierbar.

Kurz zusammengefasst: Überall wo in einer Firma noch Papier verwendet wird, das digitalisiert werden muss oder wo Inhalte ausgelesen werden müssen, bieten wir Hand zu effizienten Lösungen.

Beispiel Kreditorenworkflow:

Für Alle, die weniger suchen und Kosten senken wollen

Wenn Sie viel Zeit für das Suchen von Informationen aufwenden, die manuelle Verarbeitung hohe Kosten verursacht oder wichtige Dokumente, wie z.B. Verträge zu langsam weitergeleitet werden, dann unterstützt Sie der digitale Posteingang. Die physische Aufbewahrung der Papierdokumente fällt grossenteils weg und Sie können den gewonnen Platz neu nutzen. Generell ist dies ein Prozess, welcher sich  zu digitalisieren lohnt.