Printing Solutions: Ist drucken heutzutage noch nötig?

Die digitale Transformation schreitet immer weiter voran und beschäftigt Unternehmen in allen Branchen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sich die Unternehmen mit der Digitalisierung beschäftigen. Arbeitsschritte, Prozesse und sogar ganze Abteilungen werden zunehmend digitalisiert. Moderne Arbeitskonzepte wie zum Beispiel New Work und neue Technologien treiben diesen Wandel voran. Es ist zu erwarten, dass Unternehmen auch in Zukunft vermehrt auf Digitalisierung setzen und das Ziel eines möglichst papierlosen Büros anstreben.

Trotz dieser wichtigen Fortschritte bleibt jedoch eines nahezu unmöglich: Die vollständige Digitalisierung eines Unternehmens. In jedem Unternehmen gibt es Prozesse oder Arbeitsschritte, die nicht vollständig digitalisiert werden können und das ist durchaus gerechtfertigt. Denn eine komplett papierlose Umgebung macht auch in den wenigsten Fällen Sinn. Wir erläutern Ihnen, weshalb Drucken auch in Zukunft relevant bleibt und weshalb moderne Printing Solutions für Sie von Bedeutung sind.

 

Wozu noch drucken?

Auf den ersten Blick scheint das Ziel eines papierlosen Büros als sinnvoll und durch den stetigen digitalen Wandel als bald erreichbar. Die Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsumgebung ist zweifellos notwendig und unvermeidlich. Allerdings ist der vollständige Verzicht auf jegliches Papier meist schlichtweg nicht möglich. Drucker und komplette Drucksysteme sind in praktisch allen Büros präsent und werden täglich genutzt. Dies geschieht nicht aus Unwissenheit oder einer Abneigung gegen die Digitalisierung, sondern aus guten Gründen. Weshalb Printing Lösungen weiterhin relevant bleiben, erklären wir Ihnen in diesem Blog.

 

Kundenpräferenzen

Zahlreiche Kunden ziehen nach wie vor gedruckte Materialien vor. Broschüren, Kataloge, Rechnungen und andere Dokumente sollen daher weiterhin für diese Kunden und Zielgruppen zugänglich bleiben.

 

Geringes Kosten-Nutzen-Verhältnis

Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen verspricht eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen, die Umsetzung solcher Projekte geht aber auch mit erheblichen Kosten und einem beträchtlichen Arbeitsaufwand einher. Insbesondere bei sporadisch anfallenden Aufgaben, die nur selten ausgeführt werden, ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis eines Digitalisierungsprojekts möglicherweise nicht ausreichend hoch. In solchen Fällen kann es sinnvoller sein, auf physische Unterlagen zurückzugreifen, anstatt einen digitalisierten Prozess zu entwickeln.

 

Staatliche Vorgaben und rechtliche Grenzen

Auch staatliche Institutionen setzen sich intensiv mit der Digitalisierung auseinander und viele Prozesse können mittlerweile digital abgewickelt werden. Dennoch gibt es weiterhin Verfahren, die auf physische Unterlagen angewiesen sind. Dies liegt oft an hochkomplexen und vernetzten Abläufen, die nicht einfach digitalisiert werden können und daher noch länger auf physischer Ebene durchgeführt werden müssen. In einigen Fällen sind gedruckte Dokumente auch aus rechtlichen Gründen erforderlich, um bestimmte Sicherheitsstandards, wie beispielsweise Originalunterschriften, zu gewährleisten.

 

Komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe

In den meisten Fällen führt die Digitalisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen zu einer Steigerung der Effizienz. Jedoch gibt es auch sehr komplexe Prozesse, die sich nur schwer digitalisieren lassen. Selbst wenn diese digitalisiert werden können, bringen sie möglicherweise keine Effizienzsteigerung mit sich oder bedeuten sogar mehr Aufwand. Insbesondere wenn viele verschiedene Systeme in den Prozess involviert sind, kann ein digitalisierter Prozess plötzlich länger dauern. In solchen Fällen ist es ratsam, den Prozess zunächst zu vereinfachen und auch die physischen Ressourcen sinnvoll einzubinden. Wir unterstützen Sie dabei einzuschätzen, welche (Teil-)Prozesse sinnvoll digitalisiert werden können und welche Printing Lösungen Ihnen dabei helfen können. Kontaktieren Sie uns gerne!

 

Hohe Ausfallsicherheiten und Verfügbarkeiten

Es gibt Arbeitsprozesse, Abteilungen oder je nach Branche auch ganze Unternehmen, die kontinuierlich und zuverlässig funktionieren müssen. Ein Ausfall könnte sowohl für das Unternehmen als auch für andere beteiligte Parteien kritisch sein. Viele Systeme bieten bereits eine hohe Ausfallsicherheit und sind ständig verfügbar. In manchen Bereichen ist die Absicherung durch Papier jedoch sinnvoll oder sogar vorgeschrieben. Papier ist und bleibt eine zuverlässige und jederzeit zugängliche Alternative. Daher gibt es bestimmte Unterlagen, die aus Sicherheitsgründen physisch vorhanden sein müssen. Dies ist besonders in Branchen wie dem Gesundheitswesen von grosser Relevanz. Generell spielen Printing Solutions in verschiedenen Branchen weiterhin eine wichtige Rolle.

 

 

In welchen Branchen ist Printing noch am weitesten verbreitet?

In bestimmten Branchen ist das Drucken noch etablierter, da dort einige der bereits erwähnten Gründe eine stärkere Rolle spielen.

 

Bildungswesen

Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen setzen nach wie vor auf gedruckte Lehrmaterialien. Insbesondere in der obligatorischen Schule werden weiterhin physische Bücher, Arbeitsblätter und Handouts verwendet, um sicherzustellen, dass alle Schüler Zugang zu den Unterlagen haben. Digitale Lernplattformen werden immer beliebter und Kinder erlernen bereits früh den Umgang mit Computern als digitale Hilfsmittel. Dennoch ist es wichtig, dass die Materialien für alle Schüler jederzeit zugänglich sind, auch wenn sie privat keinen Zugriff auf digitale Geräte haben. Ausserdem ist die Anschaffung von Geräten für alle Schüler finanziell kaum zu stemmen. Aus diesen Gründen bleibt die Verwendung von Printing Solutions zum Ausdruck von Unterlagen weiterhin notwendig.

 

Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen werden gedruckte Materialien für Patienteninformationen, medizinische Berichte, Rezepte und ähnliche Dokumente täglich verwendet. Die jederzeitige Zugänglichkeit, die gewährleistet werden muss, ist ein entscheidender Faktor, der das Gesundheitswesen dazu veranlasst, weiterhin auf Printlösungen zu setzen. Darüber hinaus beeinflussen rechtliche Rahmenbedingungen die Digitalisierung im Gesundheitswesen massgeblich. Das bedeutet jedoch nicht, dass komplett darauf verzichtet werden sollte. Auch hier gilt es abzuwägen, in welchen Bereichen eine Digitalisierung in Kombination mit Printing Lösungen von Nutzen ist.

 

Rechtswesen und staatliche Einrichtungen

Rechtsdokumente, Gerichtsunterlagen, Verträge und behördliche Formulare werden häufig in physischer Form gedruckt und archiviert. In vielen Rechtssystemen ist eine handschriftliche Unterschrift auf gedruckten Dokumenten erforderlich, um rechtlich bindend zu sein. Darüber hinaus müssen staatliche Einrichtungen oft Unterlagen aufgrund rechtlicher Bestimmungen ausdrucken.

 

Wir sehen also, dass das Drucken auch heute noch seine Berechtigung hat und es Gründe gibt, eine effiziente Printinglösung im Unternehmen einzuführen. Dies gilt nicht nur für die genannten Branchen, sondern auch für andere Unternehmen. Wichtig ist jedoch im Vorfeld eine genaue Analyse der IT und der Geschäftsprozesse durchzuführen, um zu erkennen welche Prozesse und Bereiche digitalisiert werden können und wie Printinglösungen effiziente Prozesse ebenfalls unterstützen. Wir beraten Sie dabei gerne.

 

 

Sie möchten zukünftig mehr über Printinglösungen erfahren? Dann schauen Sie weiterhin in unserem Blog vorbei. Nächstes Mal klären wir, welche Ansätze von Printing Solutions es gibt.