Automatisierung Debitorenbuchhaltung

Automatisierter Versand und Inkasso von Debitorenrechnungen

Mehr Zeit für andere Dinge und die vielen freiwilligen Helfer entlasten – das war die Devise bei diesem Projekt «Automatisierung Debitorenbuchhaltung». Ein beeindruckender Verein, welcher mit viel Herzblut den Betrieb der Dampfbahnen und die Instandhaltung der Furka-Bergstrecke aufrecht erhält. Rund 800 freiwillige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen in ihrer Freizeit tage- oder wochenweise bei der DFB AG im Einsatz. Sie stellen den Betrieb sowie den Unterhalt der rund 18 Kilometer langen Strecke, der Dampf- und Dieselloks sowie der Personen- und Materialtransportwagen sicher.

Kundin

Die höchstgelegene Dampfbahn Europas, die Dampfbahn Furka-Bergstrecke (DFB), verkehrt zwischen Realp (1420m ü.M.) und Oberwald (1368m ü.M.). Die Panorama-Fahrt über den Furkapass dauert rund zwei Stunden. Rund 30’000 begeisterte Fahrgäste zählt die DFB pro Saison, diese dauert von Ende Juni bis anfangs Oktober. Die Strecke führt durch einen grösstenteils unberührten, teilweise sonst nur schwer zugänglichen Teil der Schweizer Alpen. Sie windet sich durch wilde Schluchten und entlang von steilen Berghängen bis auf über 2000 Meter über Meer.

Die Organisation hinter der Dampfbahn besteht aus einer AG, einer Stiftung sowie einem Verein. Der Verein Furka-Bergstrecke zählt dabei 8’000 Mitglieder.

Ausgangslage

DFB

Die DFB hat ein eigenes, webbasiertes, CRM-ähnliches Tool für die Verwaltung von Mitarbeitenden und Kunden der AG und der Spender der Stiftung entwickelt. Das sogenannte DFB-Intranet. Entsprechend wird dieses nicht nur für die Pflege der Kontaktdaten verwendet, sondern weist viele weitere Funktionalitäten auf. Die AG verwaltet damit auch die Helfereinsätze und den Fahrbetrieb, hat Zugriff auf verschiedenste Dokumente und Publikationen, erstellt personalisierte Briefe und vieles mehr. Die Stiftung ihrerseits erfasst damit die ganzen Spendeneingänge, allerdings bisher ohne automatischen Zahlungsabgleich.
Der Verein verblieb vorerst auf ihrem bereits genutzten, externen Mitglieder- und Fakturierungssystem, bis nun das Ende des Herstellersupports angekündigt wurde.
Alle drei Dampfbahn-Organisationen führen daneben eigene, losgelöste Buchhaltungen. Sowohl die im DFB-Intranet als auch im VFB-System anfallenden Finanzergebnisse werden jeweils manuell in deren Buchhaltungssysteme übertragen.

Herausforderung

Durch den zwingenden Systemwechsel beim VFB konnten gleich mehrere Problemkreise angegangen werden:

Es bot sich primär die Möglichkeit die Kontaktdaten zu korrelieren, da ohnehin ein Grossteil der VFB-Mitglieder auch DFB-Mitarbeitende und/oder Spender der Stiftung sind.
Wechsel auf den QR-Einzahlungsschein für Zahlungen in der Schweiz.
Automatisierte Zahlungserfassung zur Entlastung der freiwilligen Mitarbeitenden.
Anbindung der Finanzbuchhaltung an das Zahlungswesen.

Wegen der vielen Gemeinsamkeiten wird das DFB-Intranet weiterhin der Master bleiben, der VFB schliesst sich ihm nun auch an. Mit einem handelsüblichen, integrierten Fakturierungs- und Buchhaltungssystem soll die gewünschte Automatisierung erreicht werden. Ein automatischer Abgleich von Namen, Adressen und Zahlungsverkehr zwischen dem DFB-Intranet und dem neuen System ist ein zwingendes Muss.

Lösung

Aufgrund der Anforderungen und Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten war für redIT schnell klar, dass mit der Buchhaltungssoftware bexio eine kostengünstige Lösung existiert, die erfolgreich eingesetzt werden kann. So verfügt bexio über einfache und mächtige Schnittstellen, welche nicht nur den Abgleich von Kontaktdaten und Artikeln ermöglichen. Über die Schnittstellen können Rechnungen erstellt, in ein PDF gedruckt und den Eingang von Zahlungen überwacht werden. Das Projekt «Automatisierung Debitorenbuchhaltung» hat seinen Partner gefunden.

Das DFB-Intranet ist der Master, von wo aus alle Aktionen gesteuert werden können. So werden Mitgliederdaten nach bexio übertragen, die verschiedenen Mitgliederbeiträge als Artikel in verschiedenen Sprachen angelegt und am Ende pro Mitglied eine Rechnung erstellt.

Der Ausdruck der Rechnung erfolgt auf einen vorgegebenen Papierbogen, der bereits einen leeren, einfach abtrennbaren Mitgliederausweis enthält. Damit der Mitgliederausweis an der richtigen Stelle bedruckt wird, wird die von bexio erstellte PDF-Rechnung nachbearbeitet, so dass der Mitgliederausweis mit den richtigen Daten bedruckt und so die Rechnung und der Mitgliederausweis miteinander versandt werden können.

Indem die Rechnungen von bexio erstellt wurden, wird das Inkasso viel einfacher. Einzahlungen werden automatisch abgeglichen und verbucht. Der Zahlungseingang wird am Ende an das DFB-Intranet übermittelt, so dass der Status der Rechnung von «offen» auf «bezahlt» gesetzt wird. Müssen Zahlungserinnerungen versandt werden, so erfolgt der Start zum Mahnlauf auch im DFB-Intranet. Via bexio werden Zahlungserinnerungen erstellt und diese am Ende über den online Briefdienst «Pingen» per Post versandt.

Fazit

Eine Dampfbahnfahrt über die alte Furka Bergstrecke ist ein einmaliges Erlebnis. Doch es ist schade, wenn aufgrund von administrativen Arbeiten die Zeit dafür fehlt. redIT hat mit der Automatisierung des Versandes und Inkassos der Jahresrechnungen einen wesentlichen Beitrag geleistet, dass der manuelle und aufwändige Prozess rund um die Debitorenrechnung massiv verkleinert wurde. Seither sind die freiwilligen Helfer wieder vermehrt im dampfenden Zug an der Furka zu sehen. Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung gibt es nun die Basis für weitere Automatisierungsvorhaben, welche die Mitglieder entlasten.

Die entstandene Lösung ist in enger Zusammenarbeit mit dem DFB-Team entstanden – Wir danken für die Partnerschaft auf Augenhöhe!