Digitalisierung mit M365
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Referenzkunde: ENZLER Reinigungen AG
Einführung QMS 365: Die einfach pragmatische Lösung
Basierend auf den besten Werkzeugen aus dem Microsoft 365 Ökosystem ist QMS 365 ein Qualitätsmanagementsystem. Mithilfe von QMS 365 haben Sie nicht nur die Möglichkeit die Papierdokumente mit elektronischen Dokumenten abzulösen, sondern auch die volle Power der Microsoft 365 Welt zu nutzen. Die Tools aus Microsoft 365 können vielseitig im Arbeitsalltag integriert werden.
Kundin
Seit 1935 hat sich Enzler fortwährend weiterentwickelt und auf anspruchsvolle Reinigungs- und Hygienedienstleistungen spezialisiert. Sie sind eines der traditionsreichsten Reinigungsunternehmen der Schweiz. Die Enzler Gruppe beschäftigt rund 2500 Mitarbeitende und besteht aus den Firmen Enzler Reinigungen AG, Enzler Hygiene AG, Enzler Hotel-Services AG und Beratherm AG.
Neben einem umfassenden Reinigungs-Wissen verfügen sie über modernste Reinigungsmittel und spezialisierte Techniken, die den wachsenden Qualitätsansprüchen im Bereich Reinigung und Hygiene vollumfänglich gerecht werden. Davon zeugen nicht zuletzt zahlreiche, langjährige Kundenbeziehungen.
Die Enzler Gruppe bietet ein umfangreiches Reinigungsangebot im Bereich der Unterhalts-, Bau- und Spezialreinigung, im Spital- oder Pflegebereich, in der Pharmaindustrie und Nahrungsmittelproduktion an. Ebenso in den Arbeitsgebieten Hotellerie und Wellness verfolgen sie das Ziel, mit ihren Dienstleistungen den anspruchsvollen Qualitätsanforderungen gerecht zu werden.
Ausgangslage
Wieso QMS?
Da die Enzler Gruppe sich im Jahr 2022 für eine Matrix-Zertifizierung entschieden hat, wurden die Anforderungen an eine einheitliche QMS-Struktur immer mehr in den Vordergrund gestellt. Für Enzler ist schon seit längerer Zeit ein enormer Aufwand in der Dokumentenpflege und deren Lenkung entstanden und somit haben sie sich dann für die QMS-Lösung von redIT entschieden.
Was waren die Anforderungen an die Lösung?
«Für uns war die Implementation und deren Kompatibilität mit Microsoft 365 sehr wichtig und die Lösung sollte die Normen für die ISO9001, 14001 & 45001 im strukturellen Aufbau der QMS-Lösung von Grund auf beinhalten.» – So Julian Meier von der Enzler Reinigungen AG.
Wieso habt ihr den Baukasten von redIT gewählt?
Die Antwort hat Julian Meier: «Der Baukasten von redIT beinhaltet alle formellen Strukturen wie eine Qualitätsmanagement-Software und kann einfach in die M365-Welt eingegliedert werden ohne zusätzliche Lizenzgebühren. Das Preis-Leistungsverhältnis war für unser Investitionsbudget ein klarer Vorteil.»
Welche Vorteile ergaben sich durch die QMS365 Lösung von redIT für die Enzler Reinigungen AG?
Julian Meier nennt folgende:
- Einfache Handhabung
- Schnelle Integration in eine bestehende MS365-Landschaft
- Sehr guter Überblick über die Dokumentenlandschaft
- Sehr viele Möglichkeiten das QMS an die Unternehmung anzupassen (Apps, Tools und Dokumentationen
Lösung
QMS 365 ist ein Qualitätsmanagementsystem basierend auf dem Werkzeugkasten von Microsoft 365. Mit QMS 365 löst man nicht einfach Papierdokumente durch elektronische Dokumente ab, sondern nutzt die volle Power des Microsoft 365 Ökosystems. QMS 365 führt zu weniger Dokumenten, dafür aber zu Planner Pendenzen, intelligenten SharePoint Listen, Forms Online Formularen, Power Automate Automationen und Schulungsvideos auf Stream.
Die Lösung basiert vollständig auf den gängigen Microsoft 365 Produkten. Somit bleiben die Lizenzkosten tief und es werden auch keine lokalen Ressourcen vorausgesetzt. Der Zugriff erfolgt direkt über das Internet. Das QMS 365 ist daher jederzeit erreichbar und auch für Mobilgeräte oder Tablets geeignet.
Unser Angebot enthielt:
- SharePoint Dokumentenablage (Versionierung, Berechtigung, Automatische Dokumentennummer, Automatische Fusszeile)
- Wordvorlage mit Ihren Logo und automatischer Fusszeile basierend Dokumenten Eigenschaften
- SharePoint Listen (interne Projekte, Funktionsmatrix, Datensammlungen)
- Microsoft Planner Pendenzenverwaltung (Aufbauprojekt, Betrieb, Wirksamkeitsprüfung)
- Microsoft Stream für interne Schulungsvideos
- Microsoft Forms für Schulungsnachweise, Kundenzufriedenheitsmessung, Verbesserungsvorschläge
- Power Automate für wiederkehrende Aufgaben (KVP)
Fazit
Die Enzler Reinigungen AG hat einen vielversprechenden Werkzeugkasten erhalten, mit dem es möglich wird, weitere Bedürfnisse selbst abzudecken. Das bedeutet zum Beispiel, die Anpassung des Dokumentenmanagements auf eine Holding-Struktur oder die Einbindung von News.
,,Mit der QMS-Lösung von redIT konnten wir unsere Dokumente und Prozesse auf Gruppenebene vereinheitlichen und für unser Qualitätsmanagement einen erheblichen Mehrwert schaffen.’’
Julian Meier
Manager QHSE, Enzler Reinigungen AG
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