Die Stiftung intact benötigt eine effektive Methode, um die Leistung ihrer verschiedenen Geschäftsbereiche auszuwerten und verständlich zu visualisieren. Daher entschieden sie sich für eine Power BI-Lösung, um aus Ihren Daten die besten Erkenntnisse zu gewinnen. Mithilfe von Microsoft Power BI kann die Stiftung nun effizientere und vor allem regelmässigere Auswertungen Ihrer Geschäftstätigkeiten durchführen.
Im Jahr 1997 wurde die Stiftung intact als «einfaches» Arbeitslosenprojekt mit einer bewachten Velostation gegründet. Seitdem haben sich die Dienstleistungen und Angebote stark weiterentwickelt. Heute bietet intact langzeiterwerbslosen Menschen vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in unterschiedlichen Bereichen an. Ihr Ziel ist es, den Langzeiterwerblosen eine sinnvolle Beschäftigung, den Aufbau eines sozialen Netzwerks und Unterstützung bei der beruflichen Integration zu ermöglichen.
Die Stiftung intact bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen an, welche verschiedenen Geschäftsbereichen zugeordnet sind. Für die Stiftung ist es daher wichtig, einen Überblick über die Performances der einzelnen Bereiche zu haben. In bexio (Business-Software) ist jedoch keine Aufteilung nach Bereichen möglich. Um den Erfolg der Geschäftsbereiche zu verfolgen und gegenüber dem Verwaltungsrat ausweisen zu können, müssen die Daten aus bexio exportiert und die Aufstellung sowie die Verteilung der Gemeinkosten auf die Bereiche manuell erstellt werden. Dieser Prozess ist für die Stiftung mit erheblichem Aufwand verbunden und wurde daher nur halbjährlich durchgeführt.
Um in Zukunft effizientere und regelmässigere Auswertungen durchführen zu können, hat sich die Stiftung intact für eine Power BI Lösung entschieden.
Die neue Lösung soll der Stiftung eine zeitnahe und rasche Auswertung inkl. Verteilung der Gemeinkosten über sämtliche Bereiche ermöglichen. Auch der Vergleich zum Vorjahr, die Budgetanalyse sowie die Analyse der Kunden/-innen und Produkte gehören zu den Anforderungen an die Power BI-Lösung. Die Auswertungen sollen jederzeit über Dashboards abrufbar sein. Durch ein Berechtigungskonzept erhalten der Verwaltungsrat, die Geschäftsführung und Bereichsleitung individuelle Zugriffe auf die Reports. Mithilfe gut gewählter Visualisierungen in Power BI sollen Sachverhalte, wie die Liquiditätsentwicklung, die Auslastung der Bereiche, sowie die Zielverfolgung übersichtlich dargestellt werden. Mittels integrierten Drills und Tooltips soll die Stiftung intact auf weitere hilfreiche Informationen zugreifen können.
Eine weitere Anforderung der Stiftung intact ist es, dass eigenständige Auswertungen und Dashboards möglich sind. Dies ermöglicht es den beteiligten Personen, die für sie relevanten Daten und Informationen zu analysieren und wichtige Insights zu gewinnen.
Für die Stiftung ebenfalls wichtig war die Integration der Vorjahresdaten sowie die des Budgets. Da die Business-Software bexio erst im letzten Jahr bei intact eingeführt wurde, fehlen die Vorjahresdaten. Diese sollen gemeinsam mit dem Budget in Power BI integriert werden, damit Vergleiche möglich werden.
Zu Beginn setzte sich redIT mit der Integration der Vorjahresdaten und des Budgets auseinander, um einen zukünftigen Vergleich zu ermöglichen. Hierfür wurden die Vorjahreszahlen auf SharePoint abgespeichert und in Power BI integriert. Zusätzlich wurden die Daten den jeweiligen Bereichen zugeordnet, um eine detaillierte Entwicklungsauswertung zu ermöglichen. Gleichzeitig konnte das Budget auf ähnliche Weise in das System integriert werden.
Die unterschiedlichen Konten können mit Power BI den Geschäftsbereichen zugeordnet werden. Dafür können in einem Excel Verteilsätze auf ein ganzes Jahr oder auf Monatsbasis eingetragen werden. Das Power BI erstellt basierend darauf einen Verteilschlüssel (1: Kontenplan Schlüssel), der die automatische Zuteilung der Erträge und Aufwände gemäss dem gesetzten Prozentsatz ermöglicht sowie eine Tabelle mit den Geschäftsbereichen (2: Kostenstellen) für weitere Auswertungen und die Umlage der Gemeinkosten.
In einem zweiten Schritt werden in Power BI die Gemeinkosten auf die Geschäftsbereiche verteilt, um einen Überblick über die jeweiligen Bereiche zu erhalten. Auch diese Verteilung kann durch fixe oder variable Verteilsätze in einem Excel gesteuert werden. Nach der Gemeinkostenverteilung können die berechtigten Personen regelmässige Auswertungen sowie die aktuellen Erfolgsrechnungen pro Bereich anschauen.
Auf Basis der bekannten Anforderungen hat redIT bereits ein erstes Dashboard für die Geschäfts- und Bereichsleitung erstellt. Darüber hinaus erhielt die Stiftung intact eine Einführung in Power BI und sein Datenmodell, wodurch die Mitarbeitenden nun in der Lage sind, eigenständig Dashboards zu gestalten oder anzupassen.
Die Stiftung intact hatte die Anforderung, die Berechtigungen der Bereichsleitenden in Power BI einzuschränken, um eine automatische Vorfilterung der Daten für die jeweiligen Personen zu ermöglichen. Dazu wurden Rollen definiert, die den Zugriff über den angemeldeten Benutzer einschränken (mehr dazu in diesem Blog).
Die Entscheidung der Stiftung intact, Power BI als Lösung zur Datenanalyse und -Auswertung zu implementieren, ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Durch die Einbeziehung verschiedener Anforderungen, wie z.B. die zeitnahe Auswertung der Geschäftsbereiche, den Vergleich mit Vorjahresdaten und Budgets sowie die Möglichkeit zur eigenständigen Erstellung von Auswertungen, wird Power BI als leistungsstarkes Werkzeug etabliert. Dies ermöglicht es der Stiftung, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Leistungen transparent und effizient zu steuern. Die Einführung von Power BI ermöglicht es der Stiftung intact, ihre Geschäftsaktivitäten besser zu steuern, Chancen zu erkennen und strategische Ziele effektiv zu verfolgen.
Falls Sie ebenfalls die Business-Software bexio nutzen und dieses mit Power BI verknüpfen wollen finden Sie hier unser Angebot dazu.
«Corina Camenzind von der redIT Services AG begleitet uns mit Expertenwissen, Geduld und Humor in die faszinierenden Möglichkeiten von Power BI. Dank dem Finanzcockpit mit integrierter Betriebsabrechnung haben wir die Übersicht und sparen Zeit durch automatisierte Prozesse.»
Olivier Eicher
Bereichsleiter Zentrale Dienste, Stiftung intact
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Die Stiftung intact entschied sich für eine Microsoft Power BI Lösung mit Bexio, damit sie die Performances ihrer verschiedenen Geschäftsbereiche einfach analysieren und auswerten können. redIT wickelte die gesamte Planung und Umsetzung in Zusammenarbeit mit der Stiftung intact ab.
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