MIS – Management Informationssystem: Schneller und besser entscheiden

“Was man nicht misst, kann man nicht managen und verbessern”. Diese «alte Geschäftsweisheit» hat im Zeitalter der Digitalisierung, in dem Daten ein kritisches Unternehmensgut sind, sogar an Bedeutung gewonnen. Die Implementierung eines neuen Management Informationssystems, MIS, war deshalb eines der ersten Projekte der Initiative «Digitalisierung bei redIT».  

Wie bei vielen KMUs basierte auch unser Management Informationssystem (MIS) auf einer Reihe von Excel Reports, die über die Zeit gewachsen sind und der Aufwand für den Unterhalt stieg stetig. Mit der Fusion der drei Geschäftseinheiten im Juli 2020 und den gestiegenen Anforderungen aus den einzelnen Digitalisierungsprojekten hat das Management beschlossen ein neues MIS einzuführen.  

Das Projektteam – aus Vertretern vom Finanzbereich und den Geschäftsbereichen – startete mit der Reifegradanalyse (Handlungsfeld: Cloud & Daten) und einem Anforderungskatalog. Dabei kategorisierten wir die Anforderungen in einer Matrix nach den Dimensionen Geschäftssicht (Kunden, Tagesgeschäft, Finanzen) und Zugriffsebene (Management, Mitarbeiter, Kunden). 

Die Reifgradanalyse und Anforderungsmatrix haben sich als sehr hilfreich erwiesen, da dadurch das gesamte Team ein einheitliches Verständnis für die Anforderungen entwickelte. Als Business Intelligence (BI) Plattform haben wir Microsoft Power BI ausgewählt, da sehr schnell klar war, dass Power BI nicht nur alle unsere Anforderungen abdeckte, sondern auch die Entwicklung durch den «low-code, no-code» Ansatz (>400 Daten Connectoren, vorgefertigte Visuals, KI-unterstützte Programmierung usf.) enorm beschleunigte. Weitere Auswahlkriterien waren die einfache Bedienung, Cloud-basierte Verteilung, granulares Sicherheits- und Zugriffskonzept und die einfache Nutzung auf Mobil-Geräten.  

Durch das agile Vorgehen im Projekt konnte das Management Team und eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitenden die erste Version des MIS bereits 4 Wochen nach dem Startschuss testen. Mit dem kontinuierlichen Feedback von den Testusern haben wir die erste produktive Version im September 2020 erfolgreich eingeführt und die Erfahrungen und sowie das Feedback waren sehr positiv. Das neue MIS hat uns auch geholfen die Corona-bedingten Einschränkungen besser zu bewältigen, da somit alle Mitarbeitenden im Home Office immer auf dem aktuellsten Stand sind. 

* Abgedeckt wegen kundenvertraulichen Daten

Nachfolgend die 5 wichtigsten Nutzen unseres neuen MIS:

1. «Eine Wahrheit durch das MIS»

Vorbei sind die Zeiten, in denen mehr darüber diskutiert wurde, wer die «richtigen» Daten hat, als über die Daten selbst. Mit dem neuen MIS haben wir eine gemeinsame Sicht auf die Daten, da alle Benutzer die gleichen standardisierten, Cloud-basierten Reports nutzen. «Persönliche» Excel-Reports der Mitarbeiter sind Vergangenheit.

2. Tagesaktuell und vorausschauend

Alle Reports werden automatisch über den Power BI Service zu vordefinierten Zeiten zentral aktualisiert. Unsere Mitarbeitenden haben so immer Zugriff auf die letzten Informationen, was vor allem für die der Kundeninteraktion wichtig ist. So kann das Management Trends frühzeitig erkennen und zeitnah eingreifen. Agieren statt reagieren ist kein Schlagwort mehr.

3. Self-Service MIS 

Eine der grossen Stärken von Power BI ist die Visualisierung und die Interaktion. Da Power BI die gleiche Bedienoberfläche wie Microsoft Office hat, war keine aufwändige Schulung notwendig und die Mitarbeitenden können ad-hoc Analysen ohne Programmierung durch Abfragen und Filtern durchführen. Intuitives und visuelles Arbeiten löst langes Suchen in Datentabellen ab. 

4. Kontext

Eine wichtige Anforderung war, dass die Mitarbeitenden nicht nur auf die zentralen Reports Zugriff haben, sondern das Reporting im jeweiligen Arbeitskontext nutzen können. Power BI bietet hierzu verschiedene Möglichkeiten zur Einbettung der Reports in andere Anwendungen. So können zum Beispiel die Verkäufer direkt im CRM-System auf die tagesaktuellen kundenspezifischen Umsatzreports, Lieferstatus oder Customer Service Anfragen in real-time zugreifen. Eine 360 Grad Kundensicht ist somit nicht mehr nur Zukunftsmusik, sondern Realität geworden.

5. Sicherer, stufengerechter Zugriff

Power BI ist ein Microsoft Cloud Service und profitiert so vom umfassenden Sicherheitskonzept und gewährleistet einen sicheren Zugriff auf die Daten von allen Geräten und von jedem Standort. Über das «row-level» Zugriffsmanagement wird der stufengerechte Zugriff auf die Daten gewährleistet. Die Nutzung der Daten und Reports erfolgt über das Cloud–Portal, somit werden keine Daten oder Reports per E-Mail verteilt, was die Sicherheit entscheidend erhöht. Jederzeit, überall und von jedem Gerät auf Daten zugreifen ist heute bei redIT Realität.

Zusätzlich zu den qualitativen Vorteilen konnten wir den Aufwand für die Erstellung und Aktualisierung der Reports um über 70% reduzieren. 

Das neue MIS ist eine wichtige Säule unserer Digitalisierungsstrategie und ein «Enabler» für andere Digitalisierungsprojekte wie Digitales Marketing, Geschäftsprozess-Automatisierung oder neue Kundenservices. Wir entwickeln das MIS laufend weiter und unsere Mitarbeitenden und unsere Kunden sind dabei wichtige Ideen- und Inputgeber. Wie bei den anderen Digitalisierungsprojekten haben wir einen rollenden 90–Tage Entwicklungsplan etabliert, damit wir die neuen Anforderungen zeitnah implementieren können. 

Planen auch Sie ein neues MIS aufzubauen? Kontaktieren Sie uns – wir beraten und begleiten Sie gerne.