IT-Outsourcing: die richtigen Fragen stellen

Von Inhabergeführten KMU ohne eigene, interne IT-Abteilung hörte ich in meiner Bachelorarbeit oft: «Ich will mit dem Zeugs nichts zu tun haben» – «die IT soll einfach laufen». Kern der Aussagen war, dass man sich auf das Kerngeschäft fokussieren will, denn dort liegen die Kernkompetenzen der KMU. Da stellt sich selbstverständlich die Frage nach dem Outsourcing der IT.

Damit verbunden war aber auch das starke Bedürfnis einen IT-Partner an der Seite zu haben, welcher alles zentral aus einer Hand liefern kann. Gefordert wurden kurze Reaktionszeiten, ein reibungsloses Funktionieren der IT-Infrastruktur sowie Beratung zu neuen Produkten und Lösungen. Ein IT-Partner auf Augenhöhe also.

Was gehört zum Outsourcing für KMU?

Für Unternehmen jeder Grösse ist der IT-Bereich heute unverzichtbar. Grosse Unternehmen haben meist eine eigene Abteilung für alle Belange der Informationstechnologie. Für KMU stellt sich hingegen die Frage, welche Art der IT-Dienstleistungen durch einen externen Anbieter notwendig sind. Beim IT-Outsourcing können Unternehmen deshalb auf eine Reihe unterschiedlicher Dienstleistungen zurückgreifen. 

Zur Darstellung des eigenen Firmenprofils und -portfolio bietet sich eine Webseite für das Unternehmen an. Darauf lassen sich Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens darstellen. Bei Bedarf kann auch ein eigener E-Commerce-Store entwickelt werden. Er ermöglicht Kunden online den Erwerb von Produkten und Serviceangeboten. Dies wohl eher im B2C-Geschäft, da im B2B die Produkte und Dienstleistungen meist erklärungsbedürftig sind.

Über die Webpräsenz hinaus haben externe IT-Partner viele weitere Lösungen im Angebot. Im Bereich der IT-Infrastruktur können sie firmeninterne Netzwerke erstellen und pflegen. Dazu gehört auch das Einrichten von Netzwerkdruckern. Diese sogenannten Local Area Networks (LANs) können bei Bedarf auch ausgeweitet werden. Dadurch bleiben Unternehmen immer flexibel, denn sie finanzieren nur das, was sie effektiv nutzen und brauchen. Darüber hinaus kümmern sich externe IT-Partner auch um die Schattenseiten der Digitalisierung. Jedes Unternehmen benötigt Beratung im Bereich der IT-Sicherheit. Der Schutz interner Daten und das passende Training für Mitarbeiter spielen dabei eine zentrale Rolle.

Das Ziel ist klar; «die IT dem Profi überlassen»! – Am Anfang jedes Projektes sollte man diese grundlegenden Fragen beantworten:

• Ist das vollumfängliche Know-how, um die IT-Infrastruktur kompetent zu betreiben vorhanden?
• Ist die IT-Sicherheit der Infrastruktur gewährleistet?
• Haben Sie Kostentransparenz?
• Wissen Sie, wo Sie ansetzen müssen bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer IT-Infrastruktur und anderen komplexen Themen der digitalen Transformation?
• Unterstützt die IT ihre Digitalisierungsprojekte?
• Ist die Verfügbarkeit der IT gesichert?

Haben Sie die Antworten auf alle Ihre Fragen?

Nachfolgend die Vor- & Nachteile im Überblick:

Vorteile:

1. Zeit-, Ressourcen- und Finanzersparnisse

Themen wie IT-Security, Produktwahl, technische Hilfsmittel fallen in den Zuständigkeitsbereich der IT-Spezialisten. Auf Fachpersonal kann verzichtet werden, wodurch finanzielle und zeitliche Ressourcen anderweitig eingesetzt werden können.

Gleichzeitig setzt ein guter IT-Partner alles daran, ein professionelles Team zur Verfügung zu stellen. Die Kompetenz der Mitarbeiter ist das Aushängeschild jedes IT-Unternehmens. Dazu gehört auch die permanente Begleitung der aktuellsten Entwicklungen auf dem Markt. Die IT-Branche lebt von der ständigen Innovation. Dieses Fachwissen stellt der IT-Partner dem Kundenunternehmen zur Verfügung.

2. Kosten- und Leistungstransparenz

Projekte können analysiert und in Bezug auf Kennzahlen ausgewertet werden. IT-Dienstleistungen werden protokolliert und die Kosten sind jederzeit nachvollziehbar.

Dieser Schritt ist essentiell für das Vertrauen in den externen IT-Partner. Das strategische Bewusstsein muss immer am Interesse des Kunden ausgerichtet sein. Ein erfolgreich agierender Dienstleister im IT-Bereich muss sich als verlängerter Arm seines Auftraggebers betrachten. Als solcher muss er die Bereitschaft zur Transparenz mitbringen, um das Vertrauen zwischen den Partnern dauerhaft zu gewährleisten. Wichtig dabei ist jederzeit auf Augenhöhe zu kommunizieren.

3. Fachkompetenz von IT-Spezialisten

Die IT-Spezialisten der redIT stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Bei uns steht der Kunde im Mittelpunkt, wir streben langfristige Partnerschaften an und überzeugen mit viel Fachkompetenz.

Die technologische Diversität muss dabei immer auf dem aktuellsten Stand bleiben. Dienstleistungen wie der Aufbau und die Pflege von Netzwerken, Cloud-Angebote, Backup-Lösungen und IT-Sicherheit sind sehr unterschiedlich und individuell ausgerichtet. Professionell agierendes Personal ist deshalb für jeden dieser Teilbereiche erforderlich. Der Erfolg eines IT-Unternehmens ist ein Spiegel der Kompetenz seiner Mitarbeitenden. Deshalb wird auf diesen Bereich sehr viel Wert gelegt.

«Die technologische Diversität muss dabei immer auf dem aktuellsten Stand bleiben. «

4. Wettbewerbsvorsprung durch fortlaufende Entwicklung mit dem IT-Partner

redIT will sich mit den Kunden auseinandersetzen und vor allem die Anforderung der sich wandelnden Anforderungen auf dem Markt erfüllen. Die digitale Entwicklung darf nicht aus den Augen verloren werden. Gerade in Bezug auf IT-Sicherheit, Technologie, Hackerangriffe oder Datenschutzthemen. Durch das Outsourcing ist man immer auf dem aktuellen Stand und der Konkurrenz entscheidende Schritte voraus.

Mit einem guten IT-Partner kann sich das Unternehmen um sein Kerngeschäft kümmern. Der IT-Dienstleister liefert die dazu notwendige technologische Innovation ins Haus. Durch professionelle Kommunikation wird die Arbeit auch einem technisch weniger versierten Kunden verständlich dargelegt.

5. Datenhaltung und Sicherheit

Garantierte Datenhaltung in der Schweiz. Gesicherte IT- Umgebung gegen Cyber-Bedrohungen durch marktgerechte und skalierbare Security-Bausteine.

Dadurch wird der Schutz der kritischen Unternehmensdaten permanent gewährleistet. Sicherheit ist zu einem der wichtigsten Bausteine jeder IT-Infrastruktur geworden. Die Risiken und möglichen Bedrohungen durch externe Angreifer werden sehr ernst genommen. IT-Outsourcing bedeutet nicht die Preisgabe der Unternehmensdaten an Dritte. Es bedeutet die Überwachung und den Schutz der Daten durch geschulte Profis.

Zu diesem Zweck bieten wir Ihnen unter anderem:

• SSL Zertifikate
• Firewalls
• IT-Sicherheitstrainings
• Schutz vor Phishing
• Virenschutz

Nachteile:

Nachteile verschweigen ist für uns der falsche Weg. redIT will transparent mit Kunden kommunizieren und Lösungen finden. Es ist kein Geheimnis, dass durch IT-Outsourcing eine gewisse «Abhängigkeit» vom IT-Partner eingegangen wird. Es ist deshalb unbedingt notwendig, dass ein Vertrauensverhältnis zum Partner vorhanden ist. Nur so ist es möglich, dass Sie die Vorteile des IT-Outsourcing auch nutzen können. redIT setzt bei schnellen Reaktionszeiten und Aufklärung der Kunden an, dadurch kann sich das KMU auf das eigene Kernbusiness fokussieren.

Was kostet IT-Outsourcing?

«Im Bereich des IT-Outsourcing treten auch Kosten auf.»

Finanzielle Ausgaben werden in jedem Unternehmen als Nachteil eingestuft. Jeder Planungsschritt eines neuen Projektes beinhaltet eine Kostenanalyse. Und diese wird von Unternehmern auf der Negativseite verbucht. Als Unternehmer muss man diesen Punkt objektiv einkalkulieren, und er darf nicht vernachlässigt werden.

Im Bereich des IT-Outsourcing treten auch Kosten auf. Doch diese sind kein Nachteil einzelner Unternehmen. Im Zeitalter der Digitalisierung ist eine funktionierende und vor allem sichere IT-Infrastruktur ein Muss für jedes Unternehmen. Stabilität im IT-Sektor ist eine der Voraussetzungen für das nachhaltige Wachstum jedes Unternehmens.

Ein wichtiger Tipp noch: Jeder IT-Outsourcing-Vertrag sollte folgende Haftungsfragen und Eventualitäten enthalten:

• Pflichten, Entschädigungen
• Gewährleistung von Haftungs- und Datenschutz- und Sicherheitsthematiken
• Geheimhalteregelung
• Vertragliche Eckdaten; Kündigungsbedingungen, Folgeregelungen, Vertragsdauer etc.

Unser Angebot:

redIT will Sie transparent beraten und mit unserer 360° Fachkompetenz zur Verfügung stehen. Zukunftsorientierte Lösungen und Zusammenarbeit sind unser oberstes Credo für langfristige Partnerschaften. Ganz nach dem Motto; kompetent, pragmatisch und individuell!

Wenn Ihr Unternehmen eine Lösung für die Bandbreite unternehmerischer IT-Fragen sucht, dann treten Sie mit uns in Kontakt. Eine professionelle IT-Beratung ist der Baustein für unseren und Ihren Erfolg. IT-Outsourcing kann auch für Sie die richtige Antwort sein. Rufen Sie uns heute noch an!

Text & Bachelorarbeit von Alessia Baumann