Warum Sie als Unternehmen Managed Print Services (MPS) benötigen?

Das Drucken macht jedes Jahr einen beträchtlichen Anteil finanzieller Ausgaben von zahlreichen Unternehmen aus. Viele Geschäftsinhaber sind nicht im Bilde, was dies in der Summe für einen Betrag ergibt. Laut einer Studie von Gartner, tappen die meisten Unternehmen im Dunkeln, wie viel sie für den Druck ausgeben. Und dass Sie Managed Print Services genau deswegen benötigen!

Sind Sie sich darüber im Klaren? – Falls nicht, sollten Sie dies unbedingt ändern.

Mit Managed Print Services (MPS) können kleine, aber auch grosse Unternehmen, die Kontrolle über ihre Druckausgaben übernehmen, Prozesse optimieren sowie ihren Gewinn steigern. Das Optimierungspotential wird oftmals unterschätzt.

Was sind Managed Print Services überhaupt?

Managed Print Services stellen eine Reihe von Lösungen dar, die darauf ausgelegt sind, Kosten zu senken und Ineffizienzen im Zusammenhang mit Geschäftsdrucken zu reduzieren.

Die Dienste (MPS) können folgendes umfassen:

Einer der wichtigsten Vorteile von Managed Print Services und gleichzeitig eine grosse Entlastung ist das Outsourcing von Fachwissen. Geschäftsinhaber müssen nicht zu Experten im Druckmanagement werden, stattdessen können sie ihre Energien und Ressourcen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Auf den ersten Blick scheint der ausgelagerte Service eher als eine kostspielige Option. Jedoch wird schnell klar, dass das Gegenteil der Fall ist. Die Kosten werden transparent aufgeführt und es entstehen Einsparungen.

Wie viel geben Unternehmen wirklich für den Druck aus?

Es ist häufig mehr, als Sie denken. In der gleichen Studie von Gartner gaben Unternehmen bis zu 3 % ihres Gesamtumsatzes für Druckkosten aus. Wenn man die direkten und indirekten Druckkosten zusammenrechnet, können diese Ausgaben schnell außer Kontrolle geraten, ohne, dass die Unternehmen dies überhaupt bemerken.

Geschäftsinhaber betrachten oft die direkten Druckkosten, wie beispielsweise die Kosten für Verbrauchsmaterialien und Hardware. Diese machen einen erheblichen Teil der Ausgaben aus, schließlich verbraucht ein durchschnittlicher Mitarbeiter 10.000 Seiten pro Jahr. Aber auch die indirekten Kosten summieren sich im Hintergrund.

Denken Sie an den Geschäftsablauf und die Verwaltung der Hardware. Jedes Mal, wenn mehrere Mitarbeiter um den Drucker herumstehen, kostet dies die Unternehmen Geld. Auch das Schreddern sensibler Dokumente kann einen enormen Anteil der Geschäftskosten ausmachen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen einen firmeneigenen Aktenvernichter oder einen Aktenvernichtungsdienst nutzt, können sich die Ausgaben für das Vernichten der Dokumente extrem summieren. Mit einem sicheren Dokumentenmanagement können Unternehmen die Menge an unnötigen Ausdrucken von sensiblen Dokumenten reduzieren, ansonsten stappeln sich diese nur so zum Vernichten.

Auch die IT-Abteilungen verbringen erschreckend viel Zeit mit dem Druckmanagement. Von allen internen Helpdesk-Tickets, die bei der IT-Abteilung eingesendet werden, beziehen sich 23% rund um das Drucken. Die Menge an erforderlicher Aufmerksamkeit kostet Stunden von IT-Mitarbeitern und Benutzern, die durch ein Druckproblem unterbrochen werden. Diese Kombination kann dazu führen, dass für jeden Franken, den Ihr Unternehmen für das Druckmanagement ausgibt, erhebliche Kosten anfallen.

Vermeiden Sie genau diese Situation durch Managed Print Services!

Sobald Unternehmen sehen, was sie für das Drucken ausgeben, verwandelt sich MPS von einem Luxusdienst in einen finanziellen No-Brainer. Nach Angaben der International Data Corporation (IDC) senken Managed Print Services die Druckkosten von Unternehmen in der Regel um bis zu 30%.

Wie können Managed Print Services Unternehmen helfen?

Der erste Schritt für jede MPS-Lösung ist die individuelle Bestandsaufnahme Ihrer Druckprozesse. Um diese Grundlage zu schaffen, wird eine Druckbewertung durchgeführt, die die allgemeinen Druckgewohnheiten eines Unternehmens, das Verhalten bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, die vorhandene Hardware und den Ressourcenverbrauch untersucht.

Diese Druckbewertung konzentriert sich stark auf die aktivsten Bereiche der Druckprozesse, einschließlich des Standorts und der Nutzung der Drucker mit dem höchsten Volumen, der Tinten- und Tonerlieferanten und der Nachschubprozesse sowie der Art und des Verhaltens der Benutzer.

Sobald die Druckbewertung abgeschlossen ist, können MPS-Anbieter eine Druckmanagement-Roadmap für Schritte zur Reduzierung unnötiger Ausgaben und zur Straffung ineffizienter Prozesse entwerfen. Diese Schritte können Sofortmaßnahmen (wie den teilweisen oder kompletten Austausch von Hardware, je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens) und ein laufendes IT-Management umfassen.

Wie Sie das Beste aus Managed Print Services herausholen?

Jedes Unternehmen ist einzigartig und Druckmanagement-Lösungen müssen auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sein. Damit jedes Unternehmen die Vorteile der Managed Print Services bzw. von MPS-Lösungen optimal nutzen kann, ist es wichtig, den richtigen Managed Print Service-Anbieter auszuwählen. Dieser Geschäftspartner für das Druckmanagement muss über branchenspezifische Erfahrung verfügen, die Geschäftsideen eines Unternehmens verstehen und – was am wichtigsten ist – spezifizierte Dienstleistungen anbieten, anstatt sich auf ein Modell von der „Stange» zu verlassen.

Sind Sie bereit, Transparenz und Kontrolle über Ihre Druckkosten zu erlangen und die Ineffizienz Ihres Unternehmens zu beenden? redIT ist ein führender Anbieter von massgeschneiderten MPS-Dienstleistungen. Wir arbeiten mit Ihrem Unternehmen zusammen, um Sie mit der richtigen Hardware, einem massgeschneiderten Workflow, der besten Software und den richtigen Dokumentenmanagement-Services auszustatten, die Ihr Unternehmen voranbringen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere umfassenden MPS-Lösungen zu erfahren und die Kontrolle über Ihren Geschäftsdruck zu übernehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei allen Herausforderungen und Lösungsansätzen rund um Managed Print Services