Microsoft Copilot Lizenzierung & Datenschutz

Drei Punkte, die Unternehmen jetzt prüfen sollten

Microsoft bringt laufend Neuerungen und Entwicklungen von Microsoft Copilot. Aktuell gibt es besonders drei Änderungen, welche Unternehmen nicht nur zur Kenntnis nehmen, sondern aktiv prüfen sollten, um Kosten und Datenschutz im Griff zu behalten. Microsoft setzt auf neue Kostenmodelle für die Microsoft Copilot Lizenzierung und brachte bereits im März eine neue Regel zur Verarbeitung der Microsoft Copilot Prompts ausserhalb der EU Data Boundary. Unser Blog erklärt Ihnen, was sich verändert und wie Sie damit am besten umgehen sollten.

1. Microsoft Copilot Datenschutz: Verarbeitung der Prompts ausserhalb der EU Data Boundary

Flex-Routing erlaubt es Microsoft, die Verarbeitung von Prompts von Microsoft Copilot bei grosser Auslastung in die USA, nach Kanada oder Australien zu verlagern. Die Einstellung ist seit dem 25. März 2026 standardmässig aktiviert, was bedeutet, dass Prompt-Daten ausserhalb der Schweiz und Europa verarbeitet werden können. Microsoft rechtfertigt dies mit Performancevorteilen. Möchten Sie eine ausschliessliche Verarbeitung innerhalb der EU Data Boundary (EU oder EFTA-Staaten) müssen Sie die Einstellung im M365 Admin Center für Copilot und Copilot Chat konfigurieren. Für die Verarbeitung von Prompts in selbstgebauten Agents muss die Konfiguration zusätzlich über das Power Platform Admin Center geschehen.

Stolperstein: Unternehmen, welche auf eine Verarbeitung innerhalb der EU Data Boundary angewiesen sind, müssen die Einstellung proaktiv im jeweiligen Admin Center vornehmen. Entscheidend ist, ob eine Verarbeitung ausserhalb der EU Data Boundary mit internen Vorgaben, Kundenverträgen und regulatorischen Anforderungen vereinbar ist.

Unsere Empfehlung: Grundsätzlich empfehlen wir die Flex-Routing Option für Microsoft Copilot im M365 Admin Center zu deaktivieren. Unsere Tests zeigen, dass mit der Deaktivierung der Option keine gravierenden Performanceprobleme eintreten. Bei Agents verhält es sich anders, da die flexible geographische Verarbeitung von Daten als Voraussetzung für die meisten Automatisierungsfunktionen gelten.

2. Microsoft Copilot Lizenz: Zusätzliche Kosten für erweiterte Nutzungsszenarien

Das neue Lizenzmodell vom Microsoft 365 Copilot deckt nicht mehr alle Nutzungsszenarien innerhalb der Lizenzkosten ab. Grundlegende Funktionen wie Copilot Chat mit Work IQ sowie Copilot in Office ist weiterhin in der Benutzerlizenz inbegriffen. Für erweiterte Funktionen wie etwa Copilot Cowork, bestimmte SharePoint Szenarien sowie die neusten GPT- und Claud-Modelle (sog. «Frontier»-Modelle) benötigt man als Voraussetzung zwar weiterhin die Copilot-Benutzerlizenz, jedoch werden sie jetzt ausschliesslich nutzungsbasiert (pay-as-you-go) abgerechnet.

Damit die Kosten somit nicht unkontrollierbar steigen, sollten im Admin Center sogenannte «Spending Policies» eingerichtet werden. Darin können Budgets und Limiten für die nutzungsbasierte Abrechnung gesetzt werden.

Stolperstein: Eine vorhandene Copilot-Lizenz bedeutet nicht mehr automatisch kalkulierbare Gesamtkosten. Je nach Funktion, Modellwahl und Nutzung können zusätzliche, variable Gebühren anfallen. Sind Spending Policies nicht passend definiert, können Mitarbeitende ihr Nutzungslimit erreichen und dadurch den Zugriff auf bestimmte Copilot-Funktionen verlieren.

Unsere Empfehlung:  Da bestimmte Copilot-Funktionen zusätzliche Kosten verursachen können, müssen Lizenzierung, technische Freigaben und Kostensteuerung gemeinsam betrachtet werden. Im Rahmen der Copilot-Governance sollte festgelegt werden, welche Funktionen welchen Nutzergruppen zur Verfügung stehen und welche Kosten dafür zulässig sind. Zu den Überlegungen gehören:

• Lizenzierungsstrategie: Die Microsoft Copilot Lizenzierung entwickelt sich zunehmend zur Governance-Aufgabe. Es muss festgelegt werden, ob «advanced» Funktionen benötigt werden oder ob Microsoft Copilot nur im Rahmen der Benutzerlizenz verwendet werden darf. Dafür können die verwendeten Copilot-Szenarien klassifiziert werden. Welche Szenarien kommen bei uns vor und sind diese durch die Benutzerlizenz gedeckt? Wo können Copilot Credits anfallen?
• Einführung von erweiterten Funktionen: Erweiterte Funktionen können zuerst nur für eine keine Nutzergruppe ausgerollt werden. Diese können die Funktionen testen, damit Kosten, Datenzugriffe sowie der Nutzen ausgewertet werden kann. So behalten Sie den besseren Überblick über potenzielle Kosten.
• Spending Policies einrichten: Übernehmen Sie nicht die Standard Spending Limits, sondern legen Sie Ihr Budget basierend auf gesammelten Daten fest. Differenzieren Sie zwischen Zielgruppen und Szenarien, damit Sie Ihr Budget gezielt einsetzen können. Richten Sie ausserdem Monitoring und Warnschwellen ein, um Ihre Kosten unter Kontrolle zu behalten.

3. Copilot Credits: Nutzungsbasierte Abrechnung wird standardmässig aktiviert

Basierend auf dem neuen Copilot-Lizenzmodell wird ab dem 1. Dezember auch eine neue Standardeinstellung für die nutzungsbasierte Abrechnung eingeführt. Bei neuen Microsoft Business Abonnements – unabhängig ob schon Lizenzen im Tenant vorhanden sind – wird die nutzungsbasierte Abrechnung standardmässig aktiviert und auf ein generelles Limit von 4’000 Credits pro Benutzer/Monat gesetzt. Da 1 Copilot Credit 0.01 CHF kostet, bedeutet das CHF 40.- pro Benutzer im Monat, wenn Sie den Standard nicht deaktivieren oder selber anders limitieren. Abgerechnet wird die tatsächliche Nutzung der erweiterten Funktionen (wie in Punkt 2 erklärt). (Quelle: Microsoft)

Stolperstein: Ohne Handlung Ihrerseits können User bis zu 4’000 Credits verwenden, ohne dass Sie dies effektiv freigegeben haben. Das vor eingestellte Limit richtet sich nicht nach Ihren Freigaben und Ihrem Budget. Bei 100 lizenzierten Personen ergibt das Standardlimit beispielsweise einen möglichen Rahmen von 400’000 Credits oder CHF 4’000 pro Monat. Die Standardeinstellung sollte somit zwingend basierend auf den Überlegungen aus Punkt 2 angepasst werden.

Unsere Empfehlung:  Sofern keine Lizenzierungsstrategie bzw. Nutzungsstrategie für die erweiterten Funktionen definiert wurde, empfiehlt es sich die nutzungsbasierte Abrechnung zu deaktivieren. Haben Sie ein Budget dafür vorgehsehen, sollten Sie konkrete Spending Limits basierend darauf einrichten.

Microsoft Copilot Governance und Lizenzierung richtig aufsetzen

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