Künstliche Intelligenz in Office 365 – Teil 3: Microsoft Word
Im Januar 2024 wurde der Microsoft Copilot für KMU in der Schweiz verfügbar und erleichtert durch intelligente Assistenzfunktionen den Arbeitsalltag. Um auf diese Funktionen zugreifen zu können, wird jedoch ein zusätzliches Add-on benötigt. Doch auch ohne dieses Add-on können Sie von KI in den Microsoft-Tools profitieren. Denn die Geschichte von künstlicher Intelligenz und Automatisierung in Microsoft Anwendungen reicht viel weiter zurück. Bereits lange vor dem Copilot-Launch wurden einige KI-Funktionen integriert, um das Arbeiten zu vereinfachen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die frühen KI-Integration, welche auch heute noch zur Verfügung stehen und von Relevanz sind. Teil 3 befasst sich mit der Textverarbeitungssoftware Microsoft Word.
Herausforderungen von Word
Microsoft Word ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und erleichtert die Erstellung textlicher Dokumente enorm. Dennoch gibt es zahlreiche Aufgaben, die nach wie vor mühsam und zeitintensiv sind – sei es das Tippen langer Texte, das manuelle Korrigieren von Fehlern, das Übersetzen in andere Sprachen oder das klare Strukturieren von Inhalten. Zudem hängt die Qualität eines Dokuments stark vom Schreibstil der Autorin oder des Autors ab. Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel: Sie vereinfacht zeitaufwendiges Schreiben, verbessert die Textqualität und macht das Arbeiten in Word effizienter.
Texte diktieren und Microsoft Word das Tippen überlassen
Mit der Diktierfunktion in Office 365 Word entfällt das Tippen (fast) vollständig. Im Menüband ist die Funktion unter Start zu finden. Einfach die Diktiersprache auswählen, mit klarer und deutlicher Aussprache sprechen und schon schreibt Word wie von Zauberhand mit. Wichtig ist hierbei, dass die in der Fusszeile angezeigte Textsprache deckungsgleich ist mit der ausgewählten Diktiersprache und ausserdem die automatische Interpunktion aktiviert ist.
Die automatische Diktierfunktion hat sich in den letzten Jahren bereits stark weiterentwickelt. Hier ein Vergleich von 2020 zu 2025:
Diktierfunktion in 2020 Diktierfunktion in 2025
Die Sprache-zu-Text Funktion ist eine von verschiedenen kognitiven Leistungen, die die Azure KI im Bereich Sprache vollbringen kann. Unter dem Namen Speech Services sind verschiedene Funktionalitäten zusammengefasst. Darunter auch die Sprachsynthese (Text-zu-Sprache Funktion), dank der Applikationen auf einmal reden können. Oder auch die Übersetzung von gesprochener Sprache, welche Echtzeit-Übersetzungen in Apps und Services ermöglicht.
Rechtschreibung, Grammatik und Stil in Microsoft Word verbessern
Die Sprach-KI aus der Microsoft Cloud unterstützt Schreibende beim Einhalten der Rechtschreibung und Grammatik und kann wertvolle Hinweise für Formulierungen geben. Werden Fehler oder Probleme erkannt, unterstreicht Microsoft Word die entsprechende Stelle im Text mit einer individuellen Farbe. Rot steht für Probleme in der Rechtschreibung und blau für grammatikalische Ungereimtheiten. Mit einem Klick auf den Editor werden die Details zur Rechtschreibung im Dokument angezeigt. Im ausgeklappten Editor sind alle sprachlichen Verbesserungspotentiale des gesamten Dokuments auf einen Blick einsehbar.
Mit Klick auf die jeweiligen Fehler erhalten Sie direkt Korrekturvorschläge (1), können den Fehler ignorieren (2) oder das Wort in Ihr Wörterbuch hinzufügen (3).
Mit Rechtsklick erhalten Sie ausserdem noch weitere Informationen und Möglichkeiten.
Sprachbarrieren überwinden und Texte maschinell übersetzen
An maschinelles Übersetzen haben wir uns dank der zahlreichen Online-Services bereits gewöhnt. Auch in Microsoft Word können Sprachbarrieren innert Sekunden überwunden werden. Einfach den gewünschten Textabschnitt markieren, über das Menü «Überprüfen», die Funktion «Übersetzen» auswählen und den Text in der gewünschten Zielsprache einfügen.
Damit die kognitive Leistung einer Sprachübersetzung in nur wenigen Sekunden vollzogen werden kann, braucht es gleich mehrere Spitzentechnologien, die im Hintergrund zusammenarbeiten. Dazu zählen Deep Learning, Big Data, Linguistik, Cloud Computing und Web-APIs. In der Disziplin des maschinellen Übersetzens kommen zwei Leitmethoden zum Einsatz: die statistische Übersetzung und die neuronale Übersetzung. Bei der statistischen maschinellen Übersetzung schaut sich die Translation Engine einen möglichst grossen Fundus an bestehenden, zweisprachigen Texten an und analysiert diese. Sie leitet anhand der Häufigkeit von Ausdrücken und Wortkombinationen Regeln ab und wendet diese Regeln auf neue Übersetzungsaufträge an. Bei der neuronalen maschinellen Übersetzung nimmt die Engine – genau wie bei der statistischen Variante – ein möglichst grosses Korpus an zweisprachigen Texten zur Hand und leitet durch maschinelles Lernen die Bezüge zwischen den beiden Sprachen her.
Der Übersetzungs-Service von Microsoft kommt neben Word auch in vielen weiteren Produkten vor wie beispielsweise Bing, Teams oder Microsoft Edge.
Erfahren Sie mehr über künstliche Intelligenz in den beiden vorgängigen Teilen: Microsoft PowerPoint & Microsoft Excel.
Sie haben die KI für sich entdeckt und können nicht genug kriegen? Dann erfahren Sie, was Sie mit Microsoft Copilot noch alles mehr erreichen können.