Microsoft Copilot: Unser Spezialist Christian Wernli berichtet von seinen Erfahrungen*
*Der folgende Text wurde mithilfe von Microsoft Copilot geschrieben & überarbeitet.
Mitte Januar wurde der Microsoft Copilot in der Schweiz auch für KMU verfügbar und somit für viele Kunden der redIT von sehr hoher Relevanz. Im Zuge dessen teste ich seit ungefähr vier Wochen die unterschiedlichen Möglichkeiten von Microsoft Copilot während meines täglichen Arbeitens. Wie der KI-Assistent mir bei verschiedenen Aufgaben als Softwareentwickler geholfen hat – oder auch nicht, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Kleine Auffrischung: Was ist der Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot ist ein KI-gestützter digitaler Assistent, der personalisierte Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten bietet, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Er kann als Web-App oder integriert in die M365-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook oder Teams verwendet werden. Der Copilot verwendet leistungsfähige Sprachmodelle, die darauf trainiert sind, die natürliche Sprache zu verstehen und textbasierte Inhalte zu generieren.
Diese Sprachmodelle können mit Unternehmensdaten kombiniert werden, um genaue, auf das Unternehmen zugeschnittene und kontextbezogene Inhalte zu erstellen. Dabei berücksichtigt der intelligente Assistent bei der Erstellung von Inhalten sowohl die verankerten Unternehmensressourcen wie z.B. Firmendokumente, E-Mails und Chats als auch den aktuellen Arbeitskontext, der beispielsweise den E-Mail- oder Chatverlauf einschliesst.
Eine kurze Zusammenfassung als Demonstration
Da Sie selbst wahrscheinlich noch nicht das Glück hatten den Copilot for Microsoft 365 selbst auszuprobieren und deshalb nicht die Möglichkeit besitzen unseren Artikel zusammenzufassen, hat unser Copilot dies für Sie erledigt.
Texte schreiben kann er
Eine weitere Möglichkeit, den Microsoft Copilot zu nutzen, besteht darin, ihn beim Verfassen von Texten einzusetzen – eine der grossen Stärken des Copilots. Als cleverer Helfer beim Schreiben von technischen Dokumentationen, zum formulieren von Offert-Positionen oder auch zum Verfassen von Berichten wie diesem: Der Copilot kann aus kurzen Stichworten oder einer Frage einen vollständigen Text generieren. Auch beim Zusammenfassen oder Umformulieren hilft der Copilot. Darüber hinaus kann er Tipps und Informationen zum Aufbau und zur Vorgehensweise liefern.
Beim Testen konnte ich klar von diesen Stärken profitieren. Beispielsweise half mir der Copilot beim Verfassen dieses Blogbeitrags. Zuerst erkundigte ich mich nach dem Vorgehen beim Schreiben eines Berichts. Daraufhin lieferte mir der Copilot mehrere Tipps zum Aufbau, welche ich im Microsoft Whiteboard-App strukturieren konnte. Als nächstes erhielt ich vom Copiloten Vorschläge für die Einleitung, Zwischenüberschriften und die verschiedenen Absätze. Die Texte sind in der Regel verständlich formuliert und Überschriften sinnvoll gewählt. Die Ergebnisse verbesserten sich noch weiter, wenn ich präzisere Stichworte oder bereits einen kurzen Textentwurf mitlieferte. Auf diese Weise kann ich eine klare und prägnante Botschaft vermitteln.
Der Copilot half mir somit beim Verfassen von Texten viel Zeit zu sparen. In diesem Bereich liefert er also einen grossen Mehrwert und die Nutzung ist daher sehr zu empfehlen.
Auch der Copilot hat noch Schwächen
Im Outlook und Teams kann Microsoft Copilot genutzt werden, um E-Mails und Chat-Nachrichten zu beantworten. Der Assistent zielt darauf ab, passende Antworten basierend auf dem Verlauf der Nachrichten und Sprachmustern aus vergangenen Unterhaltungen zu generieren. Diese Vorschläge können entweder direkt versendet oder manuell angepasst werden.
Um diese Funktion zu testen, liess ich den Copiloten in den letzten Wochen Antwort-Entwürfe für meine E-Mails erstellen. Da meine E-Mails oft ziemlich komplexe oder spezifische Anfragen enthalten, stellte dies eine Herausforderung für den Copiloten dar. Leider liessen die Ergebnisse deshalb auch zu wünschen übrig: Der Copilot verstand oft den Kontext oder die Absicht der Nachricht nicht. Die Antworten waren daher grösstenteils entweder irrelevant, ungenau oder unhöflich. Aber auch bei einfachen Mails erwies sich der Copilot nicht immer als hilfreich. Er verwendete oft Wörter oder Satzstellungen, die nicht zu meiner Ausdrucksweise passten oder eine falsche Stimmung vermittelten. Vielleicht ist die andere Ausdrucksweise aber auch einfach Gewöhnungssache.
Aufgrund dieser Schwächen musste ich viel Zeit aufwenden, um die Antworten zu korrigieren oder zu personalisieren. Der gewünschten Mehrwert blieb somit aus. Ich kann mir jedoch vorstellen, dass der Copilot in Bereichen oder Branchen mit weniger Komplexität besser abschneidet. Auch als Inspirationsquelle für das Formulieren von Mails kann der Copilot sinnvoll eingesetzt werden.
Microsoft Copilot in Excel: Überprüfen ist erforderlich
Auch in Excel kann der Microsoft Copilot eingesetzt werden. Der KI-Assistent kann aus einer einfachen Beschreibung eine passende Formel erstellen, die das beschriebene Ergebnis liefert. Ebenso kann er vorhandene Formeln analysieren und Ihnen ihre Funktionsweise erklären. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Sie mit komplexen oder unbekannten Formeln arbeiten.
Ich habe den Copilot in Excel genutzt, um Kennzahlen und Statistiken für meine Projekte zu berechnen. In den meisten Fällen wurden passende Formeln vorgeschlagen. Es gab jedoch auch Situationen, in denen fehlerhafte Formeln eingefügt wurden, die falsche Ergebnisse lieferten. Gelegentlich hatte der Copilot Schwierigkeiten, Formeln zu verstehen oder zu erstellen und gab Fehlermeldungen aus. In Excel erweist sich der KI-Assistent deshalb nur als teilweise nützlich. Bei Auswertungen von grösseren Tabellen stösst man schnell an die Grenzen der heutigen Technik. Ich bin mir jedoch sicher, dass sich die Leistung bei den aktuell rasanten Fortschritten schnell verbessern wird.
Insgesamt funktioniert der Copilot im Excel relativ zuverlässig. Insbesondere für Anwender, die einfache Formeln benötigen, jedoch nicht über die notwendigen Kenntnisse verfügen, liefert der Copilot gute Ergebnisse. Bei komplexeren Problemstellungen ist jedoch eine Überprüfung der ausgegebenen Formeln ratsam.
Mehr zur Inspiration als Designer
Auch in PowerPoint unterstützt Sie der Copilot. Er kann eine komplette Präsentation zu einem Thema oder einer Frage erstellen, einschliesslich Folien, Text, Bilder und Grafiken. Zudem kann er bestehende Präsentationen verbessern oder ergänzen, indem er beispielsweise Rechtschreibfehler korrigiert, das Layout anpasst oder zusätzliche Informationen einfügt.
Da ich beruflich nicht viel mit PowerPoint zu tun habe, musste ich hier etwas kreativer werden, um für mich persönlich einen Mehrwert zu generieren. Wer in seinem Alltag jedoch viel präsentiert, wird die Copilot-Features in PowerPoint lieben. Ich habe den Copilot zum Beispiel genutzt, um aus einer Aufwandschätzung für ein neues Software-Feature eine Präsentation zu erstellen. Dazu habe ich die einzelnen Angaben mit Zeit-Schätzungen stichwortartig in einem Textfile notiert. Anschliessend habe ich den Copilot gebeten, daraus eine Präsentation für ein Kundenmeeting vorzubereiten. Der Copilot ergänzte dabei sogar Punkte, die ich vergessen hatte, welche aber in diesem Kontext zu beachten sind.
Ausserdem generierte ich aus einer technischen Dokumentation eine Präsentation, um einem neuen Mitarbeitenden den Inhalt visuell zu vermitteln. Zwar waren nicht alle vom Copilot erstellten Folien sinnvoll, jedoch war der Ansatz auf jeden Fall unterhaltsamer und einprägsamer als gemeinsam durch ein Word zu scrollen.
Der Microsoft Copilot ist hilfreich beim Erstellen und Gliedern eines ersten Entwurfs, jedoch sollten Präsentationen für komplexere Themen sorgfältig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Das Überarbeiten von Präsentationen mit dem Copilot funktioniert jedoch einwandfrei.
Microsoft Copilot als Teil Ihres Teams
Die letzte und aus meiner Sicht interessanteste Funktion des Copilots ist die Integration im Microsoft Teams. Als Chatbot kann er Fragen beantworten, Informationen aus Chats oder Besprechungen bereitstellen und zusammenfassen. Zusätzlich unterstützt der Copilot beim Dokumentieren und Analysieren von Projekten, Aufgaben und Problemen, was die Zusammenarbeit, Kommunikation und Organisation im Team verbessert.
Ich habe einige meiner Meetings in den letzten Wochen aufgezeichnet und transkribieren lassen, um sie mit dem Copilot auswerten zu können. Dabei hat er die Sprache (oft Schweizerdeutsch) erstaunlich gut erkannt und präzise Transkripte erstellt. Die besprochenen Aufgaben konnte er meistens den richtigen Personen zuordnen. Auch beim Zusammenfassen und Auslesen spezifischer Informationen aus den Teams-Chats erwies sich der Copilot als zuverlässig. Wenn ich somit Aufgaben oder offene Fragen einzelner Personen suchte, fasste er mir alle wichtigen Punkte zusammen.
Durch die präzise Transkription und die Dokumentation der Aufgaben bietet der Copilot einen schnellen Überblick über Projekte und Aufgaben. Zudem ermöglicht das Zusammenfassen und erneute Lesen von Informationen eine erhebliche Zeitersparnis. Im Teams-Bereich funktioniert der Copilot somit ausgezeichnet und liefert zuverlässige Ergebnisse, was ihn zu einem erstklassigen Assistenten in diesem Bereich macht. Der Einsatz des Copilots in Microsoft Teams ist daher sehr zu empfehlen.
Microsoft Copilot im Teams-Chat
Auch wenn die Optik und Funktionsweise so aussehen – es ist nicht ChatGPT, sondern der Copilot Chat. Dieser Chat ist direkt in Microsoft Teams integriert und kann nicht nur auf allgemeine Wissensquellen, sondern auch auf firmeninterne Informationen zugreifen. Diesmal wird kein weiterer Kontext benötigt. Einfach Chat öffnen und loslegen.
Diese Art von Abfragen stelle ich mir besonders für neue Mitarbeitende oder Stellvertreterrollen als äusserst hilfreich vor:
Wirklich hilfreich!
Ich habe noch zwei konkrete reale Beispiele für Sie, in denen der Copilot sich für mich als wirklich sehr hilfreich herausstellte.
Man kennt es, das Meeting ist vorbei und die nächsten Schritte wurden mündlich besprochen. Jetzt weiss jeder genau was zu tun ist, oder? Nicht immer! Und in diesem Fall konnte mir der Copilot helfen:
Oder:
Es ist Ende Woche, man prüft die erfassten Arbeitszeiten. Oh Schreck, man bemerkt eine Lücke bei der Zeiterfassung. Das gibt Ärger, denke ich mir und versuche verzweifelt herauszufinden, was ich gemacht habe. Im Kalender nichts, Mail gesendet? – Nein, aber Moment, da gab es einen eingehenden Anruf um diese Zeit. Einer von vielen an diesem Tag, aber worum ging es in diesem einen schon wieder?
Danke Copilot!
Um die Funktionen noch weiter kennen zu lernen, können Sie auch gerne noch die Videos von Microsoft anschauen.
Was ist mein Fazit?
Mein Fazit nach dem vierwöchigen Test mit dem Microsoft Copilot ist, dass er ein spannendes und nützliches Werkzeug ist, das mir bei vielen Aufgaben geholfen hat. Er hat mir vor allem beim Schreiben und Zusammenfassen von Texten, beim Suchen von Informationen in Dateien oder Teams und beim Dokumentieren von Projekten, Zeit und Mühe gespart. Er hat aber auch seine Schwächen und Grenzen, die man beachten muss. Man trifft regelmässig auf Fehlermeldungen oder muss Befehle mehrmals bearbeiten, bis man das gewünschte Resultat erhält. Manchmal wurden unpassende Vorschläge gemacht oder der Kontext wurde nicht berücksichtigt, sodass ich die Resultate anpassen oder verwerfen musste. Er erledigt also nicht Ihre Arbeit, sondern unterstützt Sie dabei, diese effizienter zu erledigen und Zeit zu sparen. Sie sind und bleiben der Pilot.
Aufgrund der vielen Vorteile und den spannenden Erkenntnissen empfehle ich Ihnen den Copilot ebenfalls in Ihrem Unternehmen zu testen und selbst herauszufinden, wie Sie ihn für sich am besten einsetzen können. Ich bin mir sicher, sie haben bereits jetzt erste Ideen und freue mich mehr über diese Ideen zu erfahren. Der Copilot wird sich in der nächsten Zeit auf jeden Fall weiterhin verbessern und weiterentwickeln, sodass er früher oder später fast nicht mehr wegzudenken ist.
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