Künstliche Intelligenz in Microsoft 365 – Teil 1: Microsoft PowerPoint

Vor einem Jahr wurde der Microsoft Copilot für KMU in der Schweiz verfügbar und erleichtert durch intelligente Assistenzfunktionen den Arbeitsalltag. Um auf diese Funktionen zugreifen zu können, wird jedoch ein zusätzliches Add-on benötigt. Doch auch ohne dieses Add-on können Sie von KI in den Microsoft-Tools profitieren. Denn die Geschichte von künstlicher Intelligenz und Automatisierung in Microsoft Anwendungen reicht viel weiter zurück. Bereits lange vor dem Copilot-Launch wurden einige KI-Funktionen integriert, um das Arbeiten zu vereinfachen. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die frühen KI-Integration, welche auch heute noch zur Verfügung stehen und von Relevanz sind. Im ersten Teil befassen wir uns mit der Präsentationssuite PowerPoint.

 

Die Herausforderungen von Präsentationen

Präsentationen können eine echte Herausforderung darstellen – besonders, wenn wichtige geschäftliche Entscheidungen bevorstehen. Es ist anspruchsvoll, die richtigen Botschaften in optimaler Form auf PowerPoint-Slides zu bringen.Und selbst wenn die Folien fertiggestellt sind und das Feedback aller relevanten Stakeholder eingeflossen sind, bleibt die Herausforderung, die Präsentation vorzutragen. Die Wortwahl, das Timing und die Authentizität der «Live-Performance» spielen eine entscheidende Rolle dabei, ob die Kernbotschaften bei der Zuhörerschaft wirklich ankommen.

Doch Hilfe ist nah: PowerPoint bietet eine Reihe von Funktionen, die durch Künstliche Intelligenz unterstützt werden, um den gesamten Präsentationsprozess zu erleichtern. Vom einfachen Erstellen der Folien, über das Üben der Präsentation bis hin zum wirkungsvollen Vortragen – diese intelligenten Tools helfen dabei, Inhalte gezielt zu strukturieren, das Design zu optimieren und das Timing zu verbessern. Und wir zeigen Ihnen wie:

Präsentationen in PowerPoint einfacher erstellen mit dem Designer

Die Designer-Funktion in PowerPoint vereinfacht das Erstellen von Präsentationen, indem sie den Inhalt der Folien analysiert und automatisch attraktive Design-Vorschläge macht. Im April 2019 gab Microsoft bekannt, dass bereits eine Milliarde Folien mithilfe des Designers erstellt wurden. Ein Beispiel dafür ist eine Präsentation über den Rekord-Tennisspieler und Schweizer Nationalhelden Roger Federer. Nachdem der Anwender oder die Anwenderin eine neue Präsentation startet, einen Titel hinzufügt und ein Bild auf der Titelfolie platziert, beginnt der Designer im Hintergrund zu arbeiten. Nach nur wenigen Sekunden öffnet sich eine Sidebar mit verschiedenen Designvorschlägen.

Mit einem Klick lässt sich eines dieser Designs übernehmen. Besonders beeindruckend: Die KI in PowerPoint erkennt das Gesicht von Roger Federer auf dem Bild und berücksichtigt dies bei der Gestaltung des Layouts.

Wenn der Anwender oder die Anwenderin kein Bild eingefügt hat, schlägt der PowerPoint-Designer automatisch passende Bilder vor und berücksichtigt dabei Schlagbegriffe im Titel, wie zum Beispiel „Tennis“. Die Illustrationen in den vorgeschlagenen Layouts beinhalten dann Elemente wie Tennisbälle, Netze, Rackets und mehr.



Die PowerPoint KI entwickelt sich zudem kontinuierlich weiter: Während noch 2020 deutsche Begriffe wie „Flugzeuge“ nicht erkannt wurden, funktioniert die automatische Bildsuche heute problemlos auch mit Begriffen aus dem deutschen Wortschatz.

Vorträge üben mit dem Presenter Coach

Der Referenten-Coach (Presenter Coach) ist ein praktischer KI-Trainer, der beim Üben von Präsentationen wertvolle Unterstützung bietet. Dank seiner Fähigkeit, Sprache zu erkennen und zu analysieren, gibt er hilfreiche Tipps, um die Präsentation zu optimieren. Dabei achtet der Presenter Coach besonders auf folgende Aspekte:

• Sprechtempo
  Damit die Zuhörenden die Inhalte besser aufnehmen können, analysiert der Presenter Coach die Redegeschwindigkeit. Er gibt Feedback, ob ein schnelleres oder langsameres Sprechtempo empfehlenswert ist.
• Wortwahl
  Bei der Wortwahl legt der Coach den Fokus auf zwei Punkte: Zum einen identifiziert er unnötige Füllwörter, zum anderen macht er Vorschläge zur Optimierung von Formulierungen, um die Sprache klarer und präziser zu gestalten.
• Folientext ablesen
  Ein häufiges Problem bei Präsentationen ist das monotone Ablesen der Folientexte, wodurch die Wirkung einer Präsentation erheblich geschwächt werden kann. Der Presenter Coach erkennt dies während der Übung und weist die präsentierende Person darauf hin, wenn der Blick zu sehr an den Folien haftet und Inhalte 1:1 vorgelesen werden.

Am Ende der Trainingsrunde fasst der Referenten-Coach die gewonnenen Erkenntnisse zusammen.

 

Diese KI-Funktion ist in PowerPoint nur verfügbar wenn Sie die Sprache von PowerPoint auf Englisch wechseln. Dennoch können Sie Ihre Präsentation auf Deutsch halten, da die PowerPoint-KI verschiedene Sprachen erkennt und entsprechendes Feedback gibt. Allerdings gibt es hierbei noch Verbesserungspotenzial: Während Aspekte wie Tempo, Füllwörter und Tonlage in Deutsch und Englisch zuverlässig analysiert werden, funktioniert die Erkennung des Folientext-Ablesens auf Deutsch nicht optimal. Auf Englisch hingegen arbeitet diese Funktion fehlerfrei. Wiederholende Sprache wird sowohl in Deutsch als auch in Englisch nur eingeschränkt erkannt.

Probieren Sie es selbst aus! Um die Sprache zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Navigieren Sie zu Datei > Optionen > Sprache, wählen Sie Englisch aus, klicken Sie auf Als bevorzugt festlegen und anschließend auf OK. Danach müssen Sie PowerPoint schliessen und erneut öffnen, damit die Änderung wirksam wird. Den Presenter Coach finden Sie anschliessend unter der Registerkarte Bildschirmpräsentation. Wählen Sie dort einfach die Option Rehearse with Coach aus, um loszulegen.

Wirkungsvoll präsentieren mit automatischen Untertiteln

Dass die Spracherkennung in Office 365 weit gereift ist, zeigt nicht nur der Referenten Coach, sondern auch die automatisch generierten Untertitel. Im Präsentationsmodus hört PowerPoint wiederum mit und transkribiert das gesprochene Wort als Untertitel auf die Folien. Die Untertitel lassen sich über die Registerkarte Bildschirmpräsentation unter Untertitel einstellen, oder in der Referentenansicht bequem ein- und ausschalten. Wichtig dabei ist, dass der Referent oder die Referentin gut verständlich spricht und dass die Sprache in den Untertiteleinstellungen korrekt festgelegt sind.

Da sich die Referentensprache und die Untertitelsprache unabhängig voneinander einstellen lassen, kann hier PowerPoint sogar als Übersetzer agieren!



Erfahren Sie mehr über Künstliche Intelligenz im 2. Teil und entdecken Sie Microsoft Excel. Der 3. Teil befasst sich im selben Stil mit Microsoft Word.