Wie lässt sich ein Kreditorenworkflow in einem KMU effizient digitalisieren? Die STS Systemtechnik Schänis GmbH zeigt, wie ein papierbasierter Rechnungsprozess digitalisiert und Eingangsrechnungen effizient verarbeitet werden können.
Die STS Systemtechnik Schänis GmbH treibt die Digitalisierung seit Jahren konsequent voran. Ziel ist es, administrative Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen effizienter einzusetzen. Ein zentraler Schritt dabei war die Entscheidung, den bisherigen papierbasierten Ablauf rund um die Eingangsrechnungen zu digitalisieren und einen passenden Kreditorenworkflow einzuführen.
Gemeinsam mit redIT entstand eine schlanke, bedarfsgerechte Lösung, die sich nahtlos in den Alltag des KMU integriert und spürbaren Mehrwert schafft. Im Interview erzählt Christoph Gasser, Bereichsleiter Finanzen, Personal & IT, mehr über das Projekt.
Die STS Systemtechnik Schänis GmbH ist seit 1924 ein wichtiger Partner für die metallverarbeitende Industrie. Das Unternehmen mit rund 70 Mitarbeitenden vereint drei Kernbereiche – Schliesstechnik, Befestigungstechnik und Stanztechnik – und setzt dabei auf Qualität, Zuverlässigkeit und gelebte Partnerschaft. Als modernes Schweizer KMU verbindet SCHÄNIS langjährige Erfahrung mit einer klaren Zukunftsorientierung und versteht sich nicht nur als Lieferant, sondern als Partner auf Augenhöhe, der seine Kunden fachkundig berät und mit neuen Impulsen unterstützt.
❓ Was sind eure zwei grössten Herausforderungen bei der Digitalisierung & Automatisierung von Prozessen?
Christoph Gasser: «Als KMU mit einem breit gefächerten Produktportfolio, das sich laufend an die Marktbedürfnisse anpassen muss, sind wir darauf angewiesen, die Digitalisierung und Automatisierung konsequent voranzutreiben. Nur so können wir Prozesse wie unseren Kreditorenworkflow nachhaltig digitalisieren und wettbewerbsfähig bleiben.»
1️⃣ Begrenzte finanzielle Mittel: «Die zentrale Herausforderung besteht darin, unsere begrenzten finanziellen Mittel in Lösungen zu investieren, die ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Dafür müssen wir kontinuierlich prüfen, was lediglich «nice to have» ist und welche Technologien unser Unternehmen tatsächlich weiterbringen.»
2️⃣ Bedarfsorientierte Lösung: «Gleichzeitig brauchen wir in der Praxis Lösungen, die flexibel einsetzbar sind und in verschiedenen Bereichen echten Mehrwert schaffen. Dazu gehört auch, dass man Anbieter findet, die auf unsere Bedürfnisse eingehen können, ohne dass die Entwicklungskosten explodieren.»
Das Thema ist auch für viele andere KMU relevant:
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❓ Warum habt ihr euch entschieden, eure Eingangsrechnungen zu digitalisieren und einen Kreditorenworkflow einzuführen?
Christoph Gasser: «Die Eingangsrechnungen waren in der Buchhaltung der letzte Bereich, den wir noch nicht digitalisiert haben und bei dem der Rechnungsprozess noch stark manuell geprägt war. Der Grund war in erster Linie, dass die auf dem Markt vorhandenen Lösungen für unsere Bedürfnisse viel zu mächtig, aber auch viel zu teuer waren. Wir verarbeiten vergleichsweise wenige Eingangsrechnungen und alle Ansprechpartner sind mit kurzen Wegen erreichbar. Trotzdem vermissten wir die Vorteile der digitalen Ablage und die Nachvollziehbarkeit der Freigabeprozesse.»
Damit der Kreditorenworkflow bei Unternehmen wie SCHÄNIS nicht nur digitalisiert, sondern wirklich vereinfacht wird, setzt redIT auf eine schlanke und flexibel anpassbare Lösung. Die Lösung ermöglicht es, Eingangsrechnungen digital zu erfassen, den Kreditorenworkflow zu automatisieren und den gesamten Rechnungsprozess effizient zu steuern. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie wir Ihren Kreditorenworkflow digitalisieren und welchen Mehrwert unsere Lösung bietet: https://redit.ch/productivity-kreditorenworkflow/
Im Überblick zeigen wir hier die vier wichtigsten Kernfunktionen.
❓ Was hat redIT bei der Umsetzung des Kreditorenworkflows gemacht und was hat euch am Vorgehen besonders gefallen?
Christoph Gasser: «redIT hat ihr bestehendes Tool an unsere Bedürfnisse angepasst und auf die für uns wesentlichen Elemente reduziert. Da unser ERP-System bereits sehr gut ausgebaut ist, konnten wir uns auf wenige Elemente beschränken.»
❓ Welche Herausforderungen traten während der Einführung des Kreditorenworkflows auf und wie wurden diese von redIT gelöst?
Christoph Gasser: «Selbst bei der Lösung von redIT war es praktisch so, dass der Funktionsumfang des Tools für unsere Bedürfnisse eher zu gross war. Es galt gemeinsam die richtige Skalierung zu finden und auch das gegenseitige Verständnis aufzubauen. Wie meistens in solchen Projekten gab es die eine oder andere Idee, die erst im laufe des Einführungsprojekts hinzugekommen ist.»
❓ Welche konkreten Verbesserungen hat der Kreditorenworkflow in eurem Prozess bewirkt?
❓ Welchen Funktionen oder Features der Lösung bieten für euch den grössten Mehrwert?
Christoph Gasser: «Neben den oben genannten gefällt mir die Anpassbarkeit der Lösung. Wir konnten beispielsweise nach der ursprünglichen Einführung selber weitere Kategorien und Status für die Rechnungen einführen, an die wir ursprünglich gar nicht gedacht hatten, die aber jetzt für Spezialfälle sehr hilfreich sind.»
❓ Was hat euch an der Zusammenarbeit mit redIT besonders überzeugt?
Christoph Gasser: «Ich habe von Anfang an den Willen gespürt, dass man auf unsere Bedürfnisse eingeht. Dazu gehört auch, dass die Kommunikation mit redIT jederzeit direkt und auf Augenhöhe war. Zudem ist redIT sehr flexibel auf Anpassungswünsche eingegangen, die erst im Laufe des Projekts entstanden sind.»
❓ Wie würdest du die Zusammenarbeit mit redIT in drei kurzen Stichpunkten beschreiben – sowohl während des Projekts als auch darüber hinaus?
Christoph Gasser: 🌟 Kunden- und lösungsorientiert – 🤝 Kommunikation auf Augenhöhe – ✅ Zuverlässig
«redIT hat eine Lösung entwickelt, die unsere Bedürfnisse punktgenau erfüllt. Trotz einiger kleiner Anpassungen im Projektverlauf blieben sie sowohl zeitlich als auch finanziell vollständig im vereinbarten Rahmen.»
Christoph Gasser
Bereichsleiter Finanzen, Personal & IT, STS Systemtechnik Schänis GmbH
Interessiert an dieser Lösung?
Ein digitaler Kreditorenworkflow bringt unter anderem folgende Vorteile:
Dadurch steigt die Effizienz der Buchhaltung und die Nachvollziehbarkeit der Prozesse deutlich.
Ein digitaler Kreditorenworkflow automatisiert den gesamten Prozess:
Alle Schritte sind transparent und jederzeit nachvollziehbar.
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Mit dem Kreditorenworkflow von redIT konnte STS Systemtechnik Schänis GmbH ihren papierbasierten Eingangsrechnungsprozess in eine schlanke, digitale Lösung transformieren und zwar mit weniger Aufwand, mehr Übersicht und spürbar höherer Effizienz.
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