Kreditorenworkflow für die Gastronomie: Fred Tschanz AG

In einem Gastronomiebetrieb laufen viele Prozesse parallel – oft verteilt auf mehrere Standorte und mit Mitarbeitenden, die überwiegend im operativen Alltag tätig sind. Genau hier setzt die Fred Tschanz AG an und zeigt, wie sich ein Kreditorenworkflow so digitalisieren lässt, dass er einfach verständlich ist, zentral gesteuert werden kann und im Alltag wirklich funktioniert.

Schlanke Prozesse, einfache Abläufe und eine zentrale Steuerung von Rechnungen über mehrere Betriebe hinweg

Die Anforderungen an Prozesse in der Gastronomie sind besonders hoch: Viele Mitarbeitende arbeiten direkt im Betrieb und haben keinen festen Büroarbeitsplatz. Entsprechend wichtig sind Lösungen, die einfach verständlich und im Alltag intuitiv nutzbar sind. Mit der Einführung eines digitalen Kreditorenworkflows hat die Fred Tschanz AG ihren bisherigen, papierbasierten Rechnungsprozess grundlegend modernisiert. Ziel war es, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen, manuelle Schritte zu reduzieren und eine zentrale Übersicht über alle Betriebe hinweg zu schaffen.

Gemeinsam mit redIT entstand eine schlanke, bedarfsgerechte Lösung auf Basis der Microsoft Power Platform, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert und gleichzeitig die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte legt. Im Interview gibt Stefano Gagliardi, CFO der Fred Tschanz AG, Einblick in das Projekt und die erzielten Verbesserungen.

🏢 Fred Tschanz AG

Die Fred Tschanz AG ist ein traditionsreiches Zürcher Familienunternehmen im Bereich Gastronomie und Hotellerie. Die Gruppe betreibt mehrere Restaurants und Hotels in der Stadt Zürich. Ihre Lokalitäten sind charaktervolle Zürcher Originale und werden mit Herz und Verstand in die Zukunft geführt.

AUSGANGSLAGE

Ausgangspunkt des Projekts war die Analyse der bestehenden Abläufe im Rechnungsprozess sowie die Entwicklung einer zukunftsfähigen digitalen Lösung auf Basis der Microsoft Power Platform. Ziel war es, den Kreditorenworkflow zu digitalisieren, klare Genehmigungs- und Freigabeprozesse zu etablieren und manuelle sowie papierbasierte Schritte konsequent zu reduzieren.

❓ Was sind eure grössten Herausforderungen bei der Digitalisierung & Automatisierung von Prozessen?

Stefano Gagliardi: «Die Mehrheit unserer Mitarbeitenden arbeitet an der Front, d.h. bei unseren Gästen und in den einzelnen Betrieben und nicht am Schreibtisch. Entsprechend benötigen wir bei der Digitalisierung und Automatisierung Prozesse, welche einfach verständlich und schlank aufgebaut sind.»

Der digitale Kreditorenworkflow bildet dabei den ersten Schritt in Richtung der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen – insbesondere in Unternehmen mit mehreren Betrieben und verteilten Teams. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Prozesse, die sich gezielt digitalisieren und automatisieren lassen für die wir passende Lösungen entwickeln und umsetzen.

👉 Mehr zu Digitalisierung & Automatisierung

❓ Warum habt ihr euch dazu entschieden, euren Kreditorenprozess zu automatisieren?

Stefano Gagliardi: «Das physische Kreditorenwesen war sehr zeit- und ressourcenaufwändig und fehleranfällig. Entsprechend waren wir auf der Suche nach einer Lösung, mit der wir unseren Kreditorenworkflow digitalisieren, die Kreditoren zentral verwalten und gleichzeitig dezentral bearbeiten können.»

UMSETZUNG

Exkurs: Kreditorenworkflow in der Praxis

Gerade in Unternehmen mit mehreren Betrieben und verteilten Teams stellt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine besondere Herausforderung dar. Manuelle Abläufe, fehlende Übersicht und aufwendige Abstimmungen führen schnell zu ineffizienten Prozessen.

Ein digitaler Kreditorenworkflow schafft hier Abhilfe: Rechnungen werden zentral erfasst, automatisiert verarbeitet und transparent zur Freigabe weitergeleitet. Damit lassen sich Prozesse nicht nur vereinfachen, sondern auch standortübergreifend effizient steuern.

👉 Mehr zur Funktionsweise und den Möglichkeiten eines digitalen Kreditorenworkflows

Wie diese Lösung konkret im Alltag funktioniert und welche Funktionen dabei den grössten Mehrwert bieten, zeigt sich besonders im operativen Einsatz bei der Fred Tschanz AG:

NUTZEN & MEHRWERT

❓ Welche konkreten Verbesserungen hat der Kreditorenworkflow in eurem Prozess bewirkt?

Stefano Gagliardi: «Mit dem digitalen Kreditorenworkflow können wir Rechnungen effizienter empfangen und an die jeweiligen Betriebe verteilen und haben gleichzeitig einen zentralen Überblick sowie eine nahtlose, digitale Archivierung.»

❓ Wie stark hat sich eure Effizienz durch die Automatisierung des Kreditorenprozess gesteigert? Wie bemerkt ihr die Effizienzsteigerung?

Stefano Gagliardi: «Mit der neuen Lösung entfällt das aufwendige Verteilen und Einsammeln der Kreditorenrechnungen bei den Betrieben. Zudem bringt uns der digitale Kreditorenworkflow eine bedeutende Effizienzsteigerung im Zahlungsverkehr. Die Abwicklung von Zahlungen wird schneller, einfacher und weniger fehleranfällig.»

❓ Welche Funktionen oder Features der Lösung bieten für euch den grössten Mehrwert?

Stefano Gagliardi:

Kreditoren Zuweisung & Freigabe per Click
Zentrale Ablage für mehr Transparenz
Digitale Archivierung für schnellere Auffindbarkeit

UNSERE ZUSAMMENARBEIT

❓ Wie würdest du die Zusammenarbeit mit redIT in drei kurzen Stichpunkten beschreiben – sowohl während des Projekts als auch darüber hinaus?

Stefano Gagliardi: 🤝 Kundenorientiert – 🕛 Effizienz – 🔎 Lösungsorientiert

«Dank der effizienten und kundenorientieren Zusammenarbeit mit redIT konnten wir innert kurzer Zeit unseren Kreditorenprozess digitalisieren und in unsere bestehende IT-Umgebung integrieren.»

Stefano Gagliardi

CFO bei Fred Tschanz AG

Zur Erfolgsstory

ERKENNTNISSE ZUM KREDITORENWORKFLOW

💡 Die Lösung im Überblick:

Der Kreditorenworkflow wird vollständig digitalisiert und der Kreditorenprozess automatisiert, sodass Rechnungen zentral erfasst, verarbeitet und standortübergreifend gesteuert werden können. Dadurch entsteht eine durchgängige und klar strukturierte Abwicklung von Eingangsrechnungen – effizient, transparent und nachvollziehbar.

⚠️ Typische Herausforderungen:

Bei papierbasierten Kreditorenworkflows treten häufig ähnliche Herausforderungen auf, die durch die Digitalisierung und Automatisierung gezielt gelöst werden können. Erkennen Sie sich in den folgenden Punkten wieder, lohnt sich ein Blick auf einen digitalen Kreditorenworkflow:

📄 Hoher Aufwand durch das manuelle Verteilen von Rechnungen

🔁 Unterschiedliche Abläufe und fehlende Standardisierung

👀 Eingeschränkte Übersicht über den aktuellen Rechnungsstatus

⏳ Verzögerungen im Freigabeprozess

🔗 Schnittstellenprobleme zwischen Betrieben und Verwaltung

✅ Die wichtigsten Vorteile

Mit dem digitalen Kreditorenworkflow ergeben sich klare Verbesserungen im Arbeitsalltag und in den Prozessen:

📊 Zentrale Steuerung bei gleichzeitig dezentraler Bearbeitung

⚡ Schnellerer und effizienterer Prozess von der Rechnung bis zur Zahlung

🧑‍🍳 Einfache Abläufe für Mitarbeitende im operativen Alltag

🛠️ Deutlich reduzierte manuelle Schritte und Fehlerquellen

🔒 Revisionssichere und zentral verfügbare Ablage aller Rechnungen

Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen in einem Betrieb mit mehreren Standorten?
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse zentral steuern und einfach digitalisieren können. Mit unserem Kreditorenworkflow schaffen Sie transparente Abläufe und entlasten Ihre Mitarbeitenden im Alltag.
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FAQ’s zum digitalisierten Kreditorenworkflow

Was ist ein Kreditorenworkflow?

Ein Kreditorenworkflow beschreibt den Prozess von der Eingangsrechnung bis zur Verbuchung und Zahlung. Dabei werden Rechnungen erfasst, geprüft, freigegeben und anschliessend ins ERP-System überführt.

Warum sollte man den Kreditorenworkflow digitalisieren?

Die Digitalisierung des Kreditorenworkflows reduziert manuelle Arbeit, minimiert Fehler und schafft mehr Transparenz. Prozesse werden schneller und effizienter, und der Status jeder Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar.

Welche Vorteile bringt ein digitaler Kreditorenworkflow in der Gastronomie?

Ein digitaler Kreditorenworkflow hilft Gastronomiebetrieben, Rechnungsprozesse zu vereinfachen, Abläufe über mehrere Standorte zu koordinieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Gleichzeitig sorgt er für mehr Transparenz und schnellere Freigaben.

Funktioniert der Kreditorenworkflow auch bei Unternehmen mit mehreren Standorten?

Ein Kreditorenworkflow ermöglicht die zentrale Erfassung und Steuerung von Rechnungen, während die Bearbeitung dezentral in den jeweiligen Betrieben erfolgt. So behalten Unternehmen auch bei mehreren Standorten jederzeit den Überblick über alle Eingangsrechnungen.

Wie können Mitarbeitende ohne festen Büroarbeitsplatz Rechnungen freigegeben?

Mit einem digitalen Kreditorenworkflow können Rechnungen einfach und ortsunabhängig freigegeben werden. Mitarbeitende im operativen Alltag erhalten klare, intuitive Freigabeprozesse, die ohne komplexe Systeme genutzt werden können.