Kreditorenworkflow einfach erklärt: So digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse
Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen gehört in vielen Unternehmen zu den zeitintensivsten und fehleranfälligsten administrativen Aufgaben. Medienbrüche, manuelle Freigaben und fehlende Transparenz führen zu unnötigem Aufwand und Verzögerungen. Ein digitaler Kreditorenworkflow sorgt dafür, dass Sie jederzeit wissen, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet und reduziert manuelle Freigaben erheblich.
Doch wie funktioniert ein Kreditorenworkflow überhaupt und wie lässt sich dieser digitalisieren?
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie ein moderner Kreditorenworkflow aufgebaut ist und wie Sie Ihre Rechnungsprozesse effizienter und transparenter gestalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kreditorenworkflow bildet den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang bis zur Verbuchung im ERP ab.
- Digitale Workflows reduzieren Fehler, beschleunigen Freigaben und schaffen Transparenz.
- Eine modulare Umsetzung ermöglicht einen schrittweisen Ausbau.
- Microsoft 365 bietet eine flexible Basis für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen.
Was ist ein Kreditorenworkflow?
Typische Herausforderungen im manuellen Prozess
In vielen Unternehmen ist der Kreditorenprozess historisch gewachsen und stark von manuellen Tätigkeiten geprägt. Dies hat zur Folge, dass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen fehleranfällig und zeitaufwändig ist. Eine Digitalisierung des Kreditorenworkflows stellt sich dabei jedoch als perfekter erster Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung dar. Typische Probleme sind:
- Rechnungen werden per E-Mail, Papier und verschiedenen Systemen verarbeitet
- Freigaben erfolgen über unterschiedliche Kanäle und verzögert
- Verantwortlichkeiten sind nicht klar definiert
- Der Status von Rechnungen ist unübersichtlich
Diese Medienbrüche führen zu Verzögerungen, unnötigem Aufwand und höherem Fehlerpotenzial.
Wie funktioniert ein digitaler Kreditorenworkflow?
Ein durchgängiger, transparenter und effizienter Kreditorenworkflow mit Microsoft 365.
Welche Vorteile bringt ein digitaler Kreditorenworkflow?
Zeitersparnis
Die Digitalisierung und Automatisierung von Aufgaben und Prozessen sowie die Fehlerreduktion liefert eine merkliche Zeitersparnis.
Fehlerreduktion
Automatisierte Prüfungen und Buchungen reduzieren menschliche Fehler, was dazu führt, dass weniger Zeit für die Korrektur von Fehlern aufgewendet werden muss.
Kostenersparnis
Optimierte Prozesse und weniger Fehler führen zu einer Reduzierung der Kosten im Unternehmen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt im Workflow wird digital dokumentiert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Aktion durchgeführt hat und wo eine Rechnung sich im Freigabeprozess befindet.
Bessere Übersicht und Kontrolle
Mit Dashboards und Berichten können Mitarbeitende und Entscheidungsträger den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen.
Mobilität und Flexibilität
Genehmigungen und Bearbeitungen können ortsunabhängig durchgeführt werden, was besonders in einem Hybrid- oder Remotearbeitsmodell nützlich ist.
Optimierte Ressourcennutzung
Die Reduzierung von physischen Abläufen ermöglicht es, Ressourcen effizienter zu nutzen.
Kreditorenworkflow mit Microsoft 365: Nutzen Sie bestehende Tools
Unser Kreditorenworkflow auf Basis von Microsoft 365 verwendet die Standardkomponenten der Power Platform wie Power Automate, Power Apps sowie SharePoint. Dies ermöglicht eine einfache Anpassung und Individualisierung, ohne komplexe Zusatzentwicklungen. Da viele Unternehmen bereits über Microsoft Lizenzen verfügen, sind in den meisten Fällen keine zusätzlichen Lizenzkosten notwendig.
Wie unser digitaler Kreditorenworkflow Ihre Produktivität auf das nächste Level hebt!
Ein digitaler Kreditorenworkflow kann Ihre Produktivität deutlich steigern, indem repetitive Aufgaben automatisiert, Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert werden. Dadurch können Sie Ihre Ressourcen anderweitig einsetzen und behalten stets den Überblick über Ihre Rechnungen.
Gezielte Massnahmen und wie diese Ihre Produktivität steigern:
- Automatisierung manueller Aufgaben: Viele manuelle Aufgaben, wie das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen, werden automatisiert, wodurch Mitarbeitende sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
- Digitale Genehmigungsprozesse: Durch digitale Freigaben können Rechnungen zügiger bearbeitet werden, was die Zeit bis zur Zahlung verkürzt und dabei hilft Zahlungsfristen einzuhalten.
- Direkte Anbindung an Ihr ERP-System: Dies ermöglicht eine nahtlose Integration des Kreditorenworkflows, wodurch Daten automatisch übertragen und Rechnungen auch im ERP effizienter verarbeitet werden.
- Automatische Buchungen: Nach der automatischen Eingabe der Rechnung in Ihr ERP-System können diese ebenfalls automatisch gebucht werden, was für eine durchgängige und transparente Rechnungsbearbeitung führt und den manuellen Aufwand minimiert.
- Rechtssichere Archivierung: Die rechtliche Archivierung wird durch die Ablage der verbuchten Belege in Microsoft SharePoint sichergestellt. Alle Rechnungen werden revisionssicher gespeichert, versioniert und mit klaren Zugriffsrechten versehen. So werden gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Datenschutz problemlos erfüllt.
Beispiele aus der Praxis
Wie ein digitaler Kreditorenworkflow mit Microsoft 365 konkret umgesetzt wird, zeigen unsere Kundenprojekte:
👉 Kreditorenworkflow digitalisieren bei STS Systemtechnik Schänis GmbH
👉 Kreditorenworkflow digitialisieren bei Fred Tschanz AG
Dort wurden papierbasierte Prozesse erfolgreich digitalisiert und deutlich effizienter gestaltet.
Ihre Ansprechpartner
Tamara Schächtele
Solution Consultant
+41 41 747 52 06
E-Mail
Termin online buchen
Fabio Bonolo
Teamleiter Productivity
+41 41 747 50 55
E-Mail
Termin online buchen