Next level Productivity: Kreditorenworkflow

Das Wichtigste in Kürze

Effiziente Verarbeitung von Kreditorenrechnungen durch digitale Kontierung und Freigabe
Automatische Erkennung der Rechnungsdaten
Revisionssichere Aufbewahrung der Rechnungen
Nutzung bestehender Microsoft-Lizenzen und deren Produkte wie SharePoint, Power Apps und Power Automate

Was ist ein Kreditorenworkflow?

Ein Kreditorenworkflow ist ein Prozess, der die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen vom Eingang bis zur Verbuchung und Übergabe ans ERP beinhaltet. Heutzutage kann dieser Prozess digitalisiert werden, um diesen effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Die Digitalisierung des Kreditorenworkflows sorgt dafür, dass Rechnungen digital geprüft, genehmigt und freigegeben werden können. Damit sparen Sie Zeit, reduzieren Fehler und steigern die Transparenz. Ausserdem können verantwortliche Personen jederzeit ortsunabhängig auf das System zugreifen, um ihre Genehmigungen zu erteilen.

Profitieren Sie von einem Kreditorenworkflow der redIT

Eingehende Rechnungen erreichen Sie entweder elektronisch oder per Post. Papierbasierte Rechnungen werden eingescannt und wie digitale Rechnungen weiterverarbeitet. Unser Schweizer Partner Parashift sorgt dafür, dass alle relevanten Daten automatisch aus den Rechnungen ausgelesen werden. Die erfassten Metadaten, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Lieferantendaten, werden anschliessend ins SharePoint übertragen, wo eine übersichtliche Liste aller Rechnungen zur Verfügung steht.

Über die benutzerfreundliche Kontierungs-App können Sie Rechnungen bequem kontieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, individuelle Freigabeprozesse zu definieren, die den internen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Nach Freigabe und Genehmigung der Rechnungen werden die Daten automatisiert an Ihr ERP-System übermittelt. Auf Wunsch erfolgt zusätzlich ein Abgleich zwischen den Bestellungen und den Rechnungen, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind.

Alle Rechnungen werden rechtskonform und nach individuellen Aufbewahrungsrichtlinien archiviert. Somit sind Ihre Daten jederzeit sicher und zugänglich sowie Sie erfüllen alle rechtlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung.

Was unsere Lösung einzigartig macht

Unsere Kreditorenworkflow-Lösung basiert auf bewährten Microsoft Standardkomponenten der Power Platform wie Power Automate, Power Apps sowie SharePoint. Dies ermöglicht eine einfache Anpassung und Individualisierung, ohne komplexe Zusatzentwicklungen. Da viele Unternehmen bereits über Microsoft Lizenzen verfügen, sind in den meisten Fällen keine zusätzlichen Lizenzkosten notwendig.

Für eine besonders hohe Genauigkeit beim Auslesen der Rechnungsdaten setzen wir auf die Schweizer IDP-Lösung von Parashift. Damit garantieren wir nicht nur exakte Ergebnisse, sondern auch die Datenhaltung in der Schweiz.

Unsere Lösung ist modular aufgebaut und passt sich flexibel Ihren Anforderungen an. Sie erhalten genau die Funktionen, die Sie für Ihre individuellen Bedürfnisse benötigen.

Unser Angebot umfasst drei Varianten

Wie unser digitaler Kreditorenworkflow Ihre Produktivität auf das nächste Level hebt!

Ein digitaler Kreditorenworkflow kann Ihre Produktivität deutlich steigern, indem repetitive Aufgaben automatisiert, Prozesse beschleunigt und Fehler reduziert werden. Dadurch können Sie Ihre Ressourcen anderweitig einsetzen und behalten stets den Überblick über Ihre Rechnungen.

Gezielte Massnahmen und wie diese Ihre Produktivität steigern:

Automatisierung manueller Aufgaben: Viele manuelle Aufgaben, wie das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen, werden automatisiert, wodurch Mitarbeitende sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.

Digitale Genehmigungsprozesse: Durch digitale Freigaben können Rechnungen zügiger bearbeitet werden, was die Zeit bis zur Zahlung verkürzt und dabei hilft Zahlungsfristen einzuhalten.

Direkte Anbindung an Ihr ERP-System: Dies ermöglicht eine nahtlose Integration des Kreditorenworkflows, wodurch Daten automatisch übertragen und Rechnungen auch im ERP effizienter verarbeitet werden.

Automatische Buchungen: Nach der automatischen Eingabe der Rechnung in Ihr ERP-System können diese ebenfalls automatisch gebucht werden, was für eine durchgängige und transparente Rechnungsbearbeitung führt und den manuellen Aufwand minimiert.

Rechtssichere Archivierung: Die rechtliche Archivierung wird durch die Ablage der verbuchten Belege in Microsoft SharePoint sichergestellt. Alle Rechnungen werden revisionssicher gespeichert, versioniert und mit klaren Zugriffsrechten versehen. So werden gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und Datenschutz problemlos erfüllt.

Vorteile eines Kreditorenworkflows

Zeitersparnis
Die Digitalisierung und Automatisierung von Aufgaben und Prozessen sowie die Fehlerreduktion liefert eine merkliche Zeitersparnis.
Fehlerreduktion
Automatisierte Prüfungen und Buchungen reduzieren menschliche Fehler, was dazu führt, dass weniger Zeit für die Korrektur von Fehlern aufgewendet werden muss.
Kostenersparnis
Optimierte Prozesse und weniger Fehler führen zu einer Reduzierung der Kosten im Unternehmen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt im Workflow wird digital dokumentiert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Aktion durchgeführt hat und wo eine Rechnung sich im Freigabeprozess befindet.
Bessere Übersicht und Kontrolle
Mit Dashboards und Berichten können Mitarbeitende und Entscheidungsträger den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen.
Mobilität und Flexibilität
Genehmigungen und Bearbeitungen können ortsunabhängig durchgeführt werden, was besonders in einem Hybrid- oder Remotearbeitsmodell nützlich ist.
Optimierte Ressourcennutzung
Die Reduzierung von physischen Abläufen ermöglicht es, Ressourcen effizienter zu nutzen.

Was sind die grössten Herausforderungen bei der Implementierung eines Kreditorenworkflows?

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Qualität Ihrer Stammdaten entscheidend ist für eine hohe automatische Verarbeitung der Rechnungen. Zu Beginn des Projekts kann deshalb ein zusätzlicher Aufwand für die Ergänzung fehlender Informationen in Ihren Kreditoren-Stammdaten (z.B. IBAN, MwSt-Nr.) anfallen.

Unser Kreditoren Workflow ist flexibel und bezüglich Schnittstellen offen. Er lässt sich dadurch mit jedem beliebigen ERP integrieren, vorausgesetzt das ERP bietet Schnittstellen. Die Herausforderung besteht zu Beginn des Projekts meist darin, den besten Weg für die Integration zu bestimmen.

Wir helfen Ihnen Ihren Kreditorenworkflow zu digitalisieren und Ihre Produktivität steigern:

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