Die Zusammenarbeit zwischen der G. Baumgartner AG und der redIT Services AG erstreckt sich über mehrere Jahre und zeichnet sich insbesondere durch die konsequente Weiterentwicklung von Microsoft 365 basierten Lösungen aus. Im Zentrum standen dabei stets konkrete Business-Herausforderungen rund um Baustellenorganisation, Zusammenarbeit mit externen Partnern sowie die Digitalisierung manueller und unstrukturierter Prozesse. Diese Microsoft 365 Erfolgsgeschichte zeigt, dass die Kombination von Microsoft Teams, SharePoint und der Power Platform enormes Potenzial für die Optimierung der Geschäftsprozesse bietet.
Seit 1825 hat sich Baumgartner Fenster in sechs Generationen zu einem der modernsten Fensterbauer entwickelt. Heute bieten sie Holz-Metall-Fenster und Hebeschiebetüren an, die in Qualität, Funktion und Langlebigkeit neue Massstäbe setzen. Baumgartner Fenster zählt zu den Unternehmen in der Schweiz, die das Potenzial von Microsoft 365 konsequent für die Digitalisierung ihrer Prozesse nutzen. So sind sie bestens für die Entwicklungen der Zukunft gerüstet. Getragen von effizienter Organisation und schlanker Administration garantiert Baumgartner Fenster beste Qualität bei optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis.
❓ Wieso habt ihr euch für die Digitalisierung & Automatisierung mithilfe von M365 entschieden?
Stefan Baumgartner: «Die Ausgangslage war die Ablösung unseres Baustellenjournals auf Basis von Microsoft Yammer. Nach der Prüfung von verschiedenen Möglichkeiten haben wir uns für Microsoft Teams entschieden. Da wir bereits intensiv mit den Microsoft Office Anwendungen arbeiteten, war der weitere Ausbau und Einsatz von Microsoft 365 ein logischer nächster Schritt.»
Ein wesentlicher Grundpfeiler der Zusammenarbeit war die Automatisierung der Projektzusammenarbeit direkt aus den bestehenden ERP-Systemen und SQL-Datenbanken heraus.
redIT entwickelte eine Integration zur SQL-Datenbank, in welcher neue Projekte erfasst werden. Über Power Automate wird täglich geprüft, welche neuen oder geänderten Projekte vorliegen. Basierend darauf werden automatisch Microsoft Teams erstellt, welche als zentrale Arbeitsplattform für interne Mitarbeitende sowie externe Subunternehmer dienen.
Diese Lösung ermöglicht:
📋 Standardisierte Projektumgebungen für jede Baustelle
👥 Einfache Einbindung externer Partner über Gastzugriff
⬇️ Reduktion manueller Aufwände bei der Projekteröffnung
💬 Konsistente Strukturierung der Kommunikation
Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit wurde das redIT Standardprodukt «Teams Archivierung» bei Baumgartner Fenster eingeführt und gezielt in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert.
Im Zentrum steht eine durchgängige, automatisierte Lifecycle Lösung für Microsoft Teams auf Basis der Power Platform, Microsoft 365 Archive sowie einer zentralen SharePoint Steuerungsliste.
Die Besonderheit bei Baumgartner Fenster liegt darin, dass der Einstiegspunkt für die Archivierung nicht manuell erfolgt, sondern direkt durch einen Trigger aus der bestehenden Datenbank respektive aus den Projektprozessen ausgelöst wird. Dadurch ist die Archivierung eng in die operative Arbeitsweise integriert und erfolgt ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Die implementierte Lösung umfasst insbesondere:
📃 Zentrale Steuerung aller Teams über eine SharePoint Liste inklusive Metadaten und Status
📁 Automatisierte Archivierung kompletter Teams inklusive Kanäle, Chats und Dateien
✏️ Automatische Bereinigung der Berechtigungen durch Entfernen von Mitgliedern und Zuweisen definierter Verantwortlicher
📤 Vollständige Wiederherstellung archivierter Teams bei Bedarf
🗑️ Automatisierte Löschung nach Ablauf definierter Aufbewahrungsfristen unter Einhaltung von Compliance Vorgaben
📑 Transparente Protokollierung aller Aktionen für Audit und Nachvollziehbarkeit
Der Archivierungsprozess erfolgt standardisiert und automatisiert über definierte Statuswerte und Power Automate Workflows. Teams werden inklusive zugehöriger SharePoint Sites archiviert, schreibgeschützt abgelegt und in den kostengünstigen Archivspeicher überführt. Gleichzeitig bleiben Inhalte weiterhin auffindbar, können jedoch nicht mehr aktiv bearbeitet werden.
Durch den Einsatz des Archivspeichers können zudem signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden, da inaktive Daten deutlich günstiger gespeichert werden als aktive Inhalte.
Ein weiterer Meilenstein war die Entwicklung der Web App «Bildupload-App».
Ziel war es, eine der grössten Herausforderungen im Baustellenalltag zu lösen: die strukturierte und effiziente Verwaltung von Bildern innerhalb von Teams. Dafür wurde eine mobile App gebaut.
Die entwickelte Lösung umfasst:
📝 Intuitive Erstellung von Teams Posts inklusive Bilder und Erwähnungen
🗂️ Strukturierte Ablage der Bilder in SharePoint innerhalb eines dedizierten Ordners pro Kanal
🔄 Vollständige Offline-Funktionalität mit automatischem Sync
🖼️ Unterstützung für grosse Datenmengen durch optimierte Bildverarbeitung
📱 Mobile und Desktop optimierte Benutzeroberfläche
📡 Offline-Funktion weil im Rohbau eine genügende Verbindung oft nicht vorhanden ist
Diese Lösung zeigt die Stärke der Power Platform und angrenzender Entwickler-Technologien: Geschäftsprozesse werden direkt in die Arbeitsumgebung integriert und stark vereinfacht.
❓Gibt es weitere Herausforderungen, mit welchen ihr zu kämpfen habt, welche möglicherweise ebenfalls mit weiteren Web Apps zu lösen sind? Wenn ja, welche?
Stefan Baumgartner: «Aktuell prüfen wir, ob erfasste Daten in nachfolgenden Prozessen automatisch weiterverwendet werden können und wie sich diese ohne zusätzlichen Aufwand in weitere Arbeitsschritte übernehmen lassen. Ein Beispiel dafür ist die Aufnahme eines gebrochenen Isolierglases auf der Baustelle.»
Ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit ist die kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeitenden von Baumgartner Fenster durch redIT im täglichen Umgang mit Microsoft Teams.
Im operativen Alltag erreichen redIT regelmässig Support Anfragen per E Mail, insbesondere zu Themen rund um die Nutzung von Teams, Planner, Lists und weiteren Microsoft 365 Anwendungen. Dabei handelt es sich häufig um konkrete Fragestellungen aus Projekten oder aus dem Baustellenalltag.
Diese Unterstützung umfasst unter anderem:
❓ Klärung von Nutzerfragen zur Anwendung von Microsoft Teams
📔 Unterstützung bei der Strukturierung von Teams, Kanälen und Inhalten
💬 Beratung zu Best Practices für die Zusammenarbeit
💡 Hilfestellung bei der Nutzung ergänzender M365 Werkzeuge wie Planner oder Lists
Durch diese enge Begleitung wird sichergestellt, dass die eingeführten Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch im Alltag effektiv genutzt werden. Damit leistet redIT einen nachhaltigen Beitrag zur Adoption und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der digitalen Zusammenarbeit bei Baumgartner Fenster.
❓ Wie hat sich die digitale Zusammenarbeit und Arbeitsweise Ihrer Teams über die Zeit hinweg entwickelt?
Stefan Baumgartner: «»
Die Umsetzung der verschiedenen Projekte zeigt, wie aus einzelnen Digitalisierungsvorhaben eine umfassende Microsoft 365 Erfolgsgeschichte entstanden ist. Durch die Kombination aus Automatisierung, digitaler Zusammenarbeit und intelligenten Prozessen wird die digitale Transformation bei Baumgartner Fenster kontinuierlich vorangetrieben. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist dabei auch die laufende Betreuung und Unterstützung im Arbeitsalltag.
Doch wie werden die Veränderungen von den Mitarbeitenden wahrgenommen und wo sieht Baumgartner Fenster weiteres Potenzial für die Digitalisierung? Darüber haben wir mit Stefan Baumgartner gesprochen.
❓Wie haben eure Mitarbeitenden auf die neuen digitalen Prozesse reagiert?
Stefan Baumgartner: «Kurz und knapp: Sehr gut!»
❓Wo seht ihr noch Potenzial, eure Prozesse mit Microsoft 365 oder der Power Platform weiter zu optimieren?
Stefan Baumgartner: «Es gibt zahlreiches Potenzial weitere Prozesse oder Arbeitsbereiche mit Microsoft 365 und Power Platform zu verbessern. Wir verfolgen zurzeit bereits zahlreiche weitere Projekte mit redIT wie zum Beispiel:
Stefan Baumgartner: «Ich bin gespannt, was wir in den nächsten Monaten zusammen alles erreichen werden.»
«Unser Projekterfolg ist das Ergebnis eines Zusammenspiels, bei dem zwei Unternehmen gemeinsam wachsen. Durch Offenheit im Austausch von Informationen und Erkenntnissen waren wir in der Lage, potenzielle Risiken im Projektverlauf frühzeitig zu identifizieren und mit geeigneten Lösungen zu reagieren. Wir haben ein Arbeitssetting geschaffen, in dem die Projektmitglieder gemeinsam Ideen entwickeln, aufeinander aufbauen und dadurch wirkungsvollere Ergebnisse erzielen konnten.»
Stefan Schmitz
Leiter IT & Digitale Innovation, Sport-Thieme GmbH
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