Microsoft 365 Erfolgsgeschichte: Wie Baumgartner Fenster Baustellenprozesse digitalisiert

Gemeinsam mit redIT digitalisiert Baumgartner Fenster zentrale Geschäftsprozesse und schafft die Grundlage für eine moderne Zusammenarbeit.

Die Zusammenarbeit zwischen der G. Baumgartner AG und der redIT Services AG erstreckt sich über mehrere Jahre und zeichnet sich insbesondere durch die konsequente Weiterentwicklung von Microsoft 365 basierten Lösungen aus. Im Zentrum standen dabei stets konkrete Business-Herausforderungen rund um Baustellenorganisation, Zusammenarbeit mit externen Partnern sowie die Digitalisierung manueller und unstrukturierter Prozesse. Diese Microsoft 365 Erfolgsgeschichte zeigt, dass die Kombination von Microsoft Teams, SharePoint und der Power Platform enormes Potenzial für die Optimierung der Geschäftsprozesse bietet.

🏢 G. Baumgartner Fenster AG

Seit 1825 hat sich Baumgartner Fenster in sechs Generationen zu einem der modernsten Fensterbauer entwickelt. Heute bieten sie Holz-Metall-Fenster und Hebeschiebetüren an, die in Qualität, Funktion und Langlebigkeit neue Massstäbe setzen.  Baumgartner Fenster zählt zu den Unternehmen in der Schweiz, die das Potenzial von Microsoft 365 konsequent für die Digitalisierung ihrer Prozesse nutzen. So sind sie bestens für die Entwicklungen der Zukunft gerüstet. Getragen von effizienter Organisation und schlanker Administration garantiert Baumgartner Fenster beste Qualität bei optimalem Preis-Leistungs-Verhältnis.

❓ Wieso habt ihr euch für die Digitalisierung & Automatisierung mithilfe von M365 entschieden?

Stefan Baumgartner: «Die Ausgangslage war die Ablösung unseres Baustellenjournals auf Basis von Microsoft Yammer. Nach der Prüfung von verschiedenen Möglichkeiten haben wir uns für Microsoft Teams entschieden. Da wir bereits intensiv mit den Microsoft Office Anwendungen arbeiteten, war der weitere Ausbau und Einsatz von Microsoft 365 ein logischer nächster Schritt.»

❓Gibt es weitere Herausforderungen, mit welchen ihr zu kämpfen habt, welche möglicherweise ebenfalls mit weiteren Web Apps zu lösen sind? Wenn ja, welche?

Stefan Baumgartner: «Aktuell prüfen wir, ob erfasste Daten in nachfolgenden Prozessen automatisch weiterverwendet werden können und wie sich diese ohne zusätzlichen Aufwand in weitere Arbeitsschritte übernehmen lassen. Ein Beispiel dafür ist die Aufnahme eines gebrochenen Isolierglases auf der Baustelle.»

Laufende Unterstützung in der Nutzung von Microsoft Teams

Ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit ist die kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeitenden von Baumgartner Fenster durch redIT im täglichen Umgang mit Microsoft Teams.

Im operativen Alltag erreichen redIT regelmässig Support Anfragen per E Mail, insbesondere zu Themen rund um die Nutzung von Teams, Planner, Lists und weiteren Microsoft 365 Anwendungen. Dabei handelt es sich häufig um konkrete Fragestellungen aus Projekten oder aus dem Baustellenalltag.

Diese Unterstützung umfasst unter anderem:

❓ Klärung von Nutzerfragen zur Anwendung von Microsoft Teams

📔 Unterstützung bei der Strukturierung von Teams, Kanälen und Inhalten

💬 Beratung zu Best Practices für die Zusammenarbeit

💡 Hilfestellung bei der Nutzung ergänzender M365 Werkzeuge wie Planner oder Lists

Durch diese enge Begleitung wird sichergestellt, dass die eingeführten Lösungen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch im Alltag effektiv genutzt werden. Damit leistet redIT einen nachhaltigen Beitrag zur Adoption und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der digitalen Zusammenarbeit bei Baumgartner Fenster.

❓ Wie hat sich die digitale Zusammenarbeit und Arbeitsweise Ihrer Teams über die Zeit hinweg entwickelt?

Stefan Baumgartner: «Die Zusammenarbeit ist heute deutlich strukturierter und digitaler. Informationen, Dokumente und die Kommunikation rund um unsere Projekte sind zentral verfügbar und für alle Beteiligten einfacher zugänglich.»

Die Umsetzung der verschiedenen Projekte zeigt, wie aus einzelnen Digitalisierungsvorhaben eine umfassende Microsoft 365 Erfolgsgeschichte entstanden ist. Durch die Kombination aus Automatisierung, digitaler Zusammenarbeit und intelligenten Prozessen wird die digitale Transformation bei Baumgartner Fenster kontinuierlich vorangetrieben. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist dabei auch die laufende Betreuung und Unterstützung im Arbeitsalltag.

❓Wie haben eure Mitarbeitenden auf die neuen digitalen Prozesse reagiert?

Stefan Baumgartner: «Kurz und knapp: Sehr gut!»

❓Wo seht ihr noch Potenzial, eure Prozesse mit Microsoft 365 oder der Power Platform weiter zu optimieren?

Stefan Baumgartner: «Es gibt zahlreiches Potenzial weitere Prozesse oder Arbeitsbereiche mit Microsoft 365 und Power Platform zu verbessern. Wir verfolgen zurzeit bereits zahlreiche weitere Projekte mit redIT wie zum Beispiel:

Stefan Baumgartner: «Ich bin gespannt, was wir in den nächsten Monaten zusammen alles erreichen werden.»

FAQ’s zu Digitalisierung & Automatisierung