Künstliche Intelligenz ist heute ein fester Bestandteil moderner Arbeitsumgebungen. Die Sport-Thieme GmbH setzt bereits auf eigene KI-Lösungen und entschied sich ergänzend für die Einführung von Microsoft 365 Copilot. Ziel des Projekts war es, den praktischen Nutzen von Microsoft 365 Copilot im Führungsalltag zu evaluieren, klare Rahmenbedingungen zu definieren und eine fundierte Grundlage für eine spätere unternehmensweite Ausrollung zu schaffen.
Gemeinsam mit redIT wurde die Einführung von Microsoft 365 Copilot in einem agilen Projektvorgehen umgesetzt und mit übergreifenden Governance- und Change-Management-Aspekten abgestimmt. Ergänzend wurden praxisnahe Anwendungsszenarien erarbeitet und Schulungen durchgeführt, um einen sicheren und wirksamen Einsatz der KI‑Unterstützung im Business‑Alltag zu ermöglichen.
Die Sport-Thieme GmbH ist einer der führenden europäischen Anbieter für Sportgeräte und bewegungsorientierte Produkte. Seit über 75 Jahren begleitet das Unternehmen Vereine, Schulen, Behörden und Leistungssportler mit hochwertigen Lösungen und hat sich zu einem modernen Innovationspartner entwickelt. Mit dem Hauptsitz in Grasleben und einer strategisch gestärkten Logistik am Standort Haldensleben baut Sport-Thieme seine Leistungsfähigkeit konsequent aus. Nachhaltigkeit spielt dabei eine zentrale Rolle. Gleichzeitig setzt das Unternehmen auch technologisch klare Akzente, etwa durch die Entwicklung einer ganzheitlichen KI-Strategie, die gezielte Schulung und Weiterwicklung der Mitarbeitenden, Aufbau eines Self-Service-Wissensportals sowie die konsequente Fokussierung auf zukunftsweisende Digitalprojekte. Sport-Thieme unterstützt die Mitarbeitenden dabei, täglich schneller, smarter und wirksamer zu arbeiten – für ein Unternehmen, das auch in Zukunft Bewegung gestaltet.
❓ Was waren die zwei Hauptgründe für die Einführung von Microsoft 365 Copilot?
Stefan Schmitz: «Wir haben auf Microsoft Copilot gesetzt, um zeitintensive Aufgaben zu automatisieren und unsere Produktivität signifikant zu steigern. Gleichzeitig war für uns eine schnellere und sichere Nutzung unserer Daten unter Einhaltung aller Compliance‑ und Governance‑Richtlinien zentral. Dies verkürzt unsere Time‑to‑Market und stärkt unsere Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig.»
❓Aus eurer Sicht: Warum war es wichtig, bereits zu Beginn klare Governance-Regeln zu definieren und welche Rolle spielen sie für die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 Copilot im Unternehmen?
Stefan Schmitz: «Klare Governance‑Regeln schaffen von Beginn an Vertrauen und Orientierung. Sie definieren Verantwortlichkeiten, sichern die Datenqualität und verhindern ungewollte Risiken im Umgang mit Copilot. Damit entsteht ein stabiler Rahmen, in dem Innovation kontrolliert wachsen kann.»
«Governance stellt sicher, dass Datenquellen korrekt angebunden, Berechtigungen sauber geregelt und Prozesse transparent dokumentiert sind. Dies erhöht sowohl die Effizienz als auch die Akzeptanz im Unternehmen. Copilot entfaltet seinen Wert erst, wenn alle wissen, wie sie ihn verantwortungsvoll und zielgerichtet einsetzen.»
Die Einführung von Microsoft 365 Copilot bei der Sport‑Thieme GmbH erfolgte als agiles Pilotprojekt im Führungskreis. Ziel war es, den praxisnahen Einsatz der KI‑Funktionen zu testen, organisatorische Rahmenbedingungen zu schaffen und eine belastbare Grundlage für eine spätere unternehmensweite Einführung zu legen. Das Vorgehen gliederte sich in mehrere aufeinander abgestimmte Projektbereiche, die nachfolgend dargestellt werden.
Parallel wurden drei Streams bearbeitet, die eng miteinander verbunden waren:
Ein zentraler Bestandteil der Einführung war das intensive Testen und Verfeinern der Copilot-Prompts. Auf Basis definierter Anwendungsfälle entwickelten redIT erste Prompt-Varianten, welche vom Führungskreis eigenständig in einer strukturierten Testphase getestet wurden. Die Ergebnisse wurden dokumentiert und anschliessend gemeinsam mit redIT gezielt optimiert.
Dieses Vorgehen erwies sich als besonders wertvoll: Die Führungskräfte entwickelten ein klares Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen von Microsoft 365 Copilot. Gleichzeitig entstanden praxistaugliche Prompt-Muster, die als Grundlage für die spätere Ausweitung im Unternehmen dienen.
Ein wichtiger Bestandteil der Einführung von Microsoft 365 Copilot war ein von der Sport-Thieme eingerichteter Teams-Support-Kanal, über den Fragen gestellt, Feedback gegeben und Peer Support geleistet werden konnte. Dies erleichterte den Change-Prozess, da schnelle Hilfe und Austausch von Best Practices möglich waren. redIT wurde dabei vom Sport-Thieme-Projektteam und dem internen KI-Kreis bei der Terminkoordination, durch wertvolles internes Feedback und das Teilen des unternehmensseitigen Prozesswissens unterstützt.
Die Schulungen wurden durch redIT geplant, durchgeführt und mit passenden Materialien begleitet. Dazu gehörten fünf Kernschulungen zu den Copilot-Grundlagen sowie den Anwendungen in Teams, Excel, Word und Outlook, ergänzt durch Module zu PowerPoint, OneNote und Agents. So wurden die Führungskräfte gezielt auf den sicheren und effektiven Einsatz von Copilot vorbereitet.
❓Könnt ihr die Einführung des Microsoft 365 Copilot aus eurer Sicht kurz erzählen? Was hat besonders gut funktioniert und welche Aspekte waren euch besonders wichtig?
Stefan Schmitz: «Die Einführung von Microsoft 365 Copilot war ein klar strukturierter gemeinsamer Erfolg, der auf Offenheit und geteiltem Fachwissen beider Unternehmen beruhte. Ein früher Kommunikationsplan legte den Grundstein für Transparenz und Tempo.»
Dank Microsoft 365 Copilot ergeben sich für den Führungskreis mehrere Vorteile:
Führungskräfte können Zusammenfassungen, Entscheidungsvorlagen oder Analysen deutlich schneller erstellen.
Governance-Regeln, Retention Policies und Datenschutzmassnahmen schützen sensible Daten und sorgen für Nachvollziehbarkeit.
Der Teams-Support-Kanal ermöglicht schnelle Hilfe, Peer-Support und eine effektive Verbreitung von Best Practices.
Der Führungskreis wurde ausführlich geschult – sowohl für die effektive Nutzung von Copilot als auch für die künftige Skalierung im Unternehmen. So können Führungskräfte als Multiplikatoren fungieren.
Copilot wurde direkt auf konkrete Aufgaben aus dem Arbeitsalltag des Führungskreises angewendet. Die dabei entwickelten Vorlagen und Arbeitsweisen dienen als Grundlage für die spätere Ausweitung auf andere Bereiche im Unternehmen.
❓ Was ist für euch der grösste Nutzen von Microsoft 365 Copilot?
Stefan Schmitz: «Microsoft 365 Copilot hebt unsere Produktivität auf ein neues Level. Routineaufgaben werden automatisiert – wir gewinnen spürbar mehr Zeit. Analysen, Dokumente und Entscheidungen werden schneller und präziser.
Copilot nutzt unsere eigenen Daten sicher und konform als Wissensbasis. So verkürzen wir die Time-to-Market und steigern unsere Wettbewerbsfähigkeit. Ein intelligenter Assistent, der fokussiertes Arbeiten endlich möglich macht.Mehr Klarheit, bessere Entscheidungen, weniger Aufwand – jeden Tag.»
Nach der erfolgreichen Einführung von Microsoft 365 Copilot im Führungskreis plant Sport-Thieme, Copilot schrittweise auf weitere Fachabteilungen auszurollen. Parallel werden Governance-Regeln und Schulungsformate weiterentwickelt, sodass die KI-Lösung sicher und nachhaltig im Unternehmen genutzt werden kann. Der interne KI-Kreis unterstützt bei der Skalierung und bei der kontinuierlichen Optimierung der Nutzung.
❓Welche Verbesserungen oder Vorteile erhofft ihr euch durch die unternehmensweite Nutzung von Microsoft 365 Copilot?
Stefan Schmitz:
1️⃣ Echte Entlastung: «Wir erwarten eine spürbare Entlastung im Alltag durch eine intelligente Automation. Dass die Aufgaben schneller erkannt, priorisiert und besser strukturiert werden. Dass die Mitarbeiter echte Entlastung erleben und wertvolle Zeit für Fokus, Innovation und Qualität gewinnen.»
2️⃣ Schnellere Entscheidungen: «Durch die Copilot-gestützte Vorbereitung, Analyse und Dokumentation erhoffen wir uns schnellere Entscheidungen. Dass Wissen leichter auffindbar und dass unsere Organisation agiler und produktiver wird, dass sich Copilot als Beschleuniger unserer digitalen Exzellenz erweist.»
«Unser Projekterfolg ist das Ergebnis eines Zusammenspiels, bei dem zwei Unternehmen gemeinsam wachsen. Durch Offenheit im Austausch von Informationen und Erkenntnissen waren wir in der Lage, potenzielle Risiken im Projektverlauf frühzeitig zu identifizieren und mit geeigneten Lösungen zu reagieren. Wir haben ein Arbeitssetting geschaffen, in dem die Projektmitglieder gemeinsam Ideen entwickeln, aufeinander aufbauen und dadurch wirkungsvollere Ergebnisse erzielen konnten.»
Stefan Schmitz
Leiter IT & Digitale Innovation, Sport-Thieme GmbH
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