Referenzkunde Pistor: Kreditoren Workflow

Mensch – Prozess – Technik

Oft führt das klassische Projektvorgehen, wie man es in IT-Projekten kennt, in eine Sackgasse. Wir setzen hier mit unseren Dienstleistungen und Lösungen an. Denn in Projekten, in denen es um «das Dokument» geht, müssen den drei Säulen – «Mensch – Prozess – Technik» ausreichend Beachtung geschenkt werden. Unser Kunde Pistor ging mit uns den Weg und führte den Kreditoren Workflow ein – ganz nach dem Motto:

Wo es einen Geschäftsprozess gibt, an dem Dokumente und Menschen beteiligt sind, gibt es auch immer eine Möglichkeit zur Automatisierung!

Kreditoren Workflow: Automatisieren & Digitalisieren

Kundin

Die Pistor AG ist das führende und unabhängige Handels- und Dienstleistungsunternehmen für die Bäckerei- und Confiserie-, Gastronomie- und Pflege-Branche. Ihren Hauptsitz findet man in Rothenburg. Mit seinen insgesamt 545 Mitarbeitenden setzt sich das Unternehmen als unabhängige Partnerin für Ihre Kundschaft tatkräftig ein. Infolgesessen sind Ihre obersten Ziele, sich optimal auf die Bedürfnisse der Kunden zu fokussieren, den Umsatz zu steigern und die Aufwände kontinuierlich zu minimieren. Dafür bietet Pistor ein umfassendes Sortiment, innovative Dienstleistungen und ein grosses Spezialisten-Netzwerk. Entsprechend bietet die Firma in diesen drei Bereichen mit modularen  Individuallösungen genau das, was ihre Kunden erfolgreicher macht.

Ausgangslage: Projekt – Kreditoren Workflow

Das gesetzte Ziel von Pistor: “Die Digitalisierung vom bestehenden Visums- und Freigabeprozess der Betriebskostenrechnung.” Dafür mussten folgende Aspekte und Anforderungen vom Kunden und redIT bedacht werden, um die beste Lösung zu evaluieren:

• Integration in die bestehende Systemlandschaft der
  Pistor AG (Kofax Capture 10.2, SAP, Archivsystem enaio)
• OCR-Erkennung / Stammdatenabgleich
• Benutzerfreundlichkeit / Systemkomplexität
• Skalierbarkeit / Ausbaumöglichkeiten
• Projekt- / Betriebs- und Lizenzkosten

Die Software soll sich auch für künftige Erweiterungen im digitalen Posteingang eignen. Dementsprechend heisst dies, dass die Flexibilität der Lösung gewährleistet sein muss. Schliesslich soll eine Änderung oder ein Wechsel auf allfällige Umsysteme keine Problematiken mit sich bringen.

Herausforderung: Must-have Automation

Der Prozess der Betriebskostenrechnungen lief bei der Firma Pistor bis anhin manuell ab: Anfangs verteilten die zuständigen Stellen (Kostenstellenleitende, Bestellende, Finanzen + Controlling) die Eingangsbelege (Papier) physisch, prüften sie, visierten sie, gaben sie frei. Danach leiteten Sie sie nach der Verbuchung in SAP zum Scanning weiter. Schliesslich archivierte der Scanprozess die Belege rechtssicher auf dem Archivsystem enaio. Zudem wurden Rechnungsbelege mit einem Einzahlungsschein mit einem entsprechenden Lesegerät erfasst. Dies führte zu einer späten bzw. ineffizienten Archivierung der Belege. – Demzufolge war es unerlässlich das Thema definitiv anzugehen und gewinnbringend zu optimieren.

Auf jeden Fall zählen zu den Projektergebnissen die Digitalisierung der Kernprozesse, flexibles & modernes Arbeiten, aber auch die Effizienzsteigerung im Unternehmen.

Kreditoren Workflow: Zwei Lösungsvarianten

Unsere Lösung beinhaltete zwei Varianten:

Variante 1: Der Freigabe-Workflow läuft ausserhalb vom ERP-System SAP ab

Variante 2: Der Freigabe-Prozess ist komplett in SAP integriert.

Da Pistor nicht nur orts- zeit- und personen- sondern auch SAP-unabhängig Rechnungen freigegeben will, wird die Variante 1 umgesetzt. Demzufolge werden Rechnungen (ob noch analog oder digital) in einem ersten Schritt auf das gleiche digitale Format gebracht, Volltexte (OCR) erzeugt, ausgelesen und der Inhalt mit den Stammdaten aus SAP verglichen. Sofern die Angaben auf der Rechnung korrekt sind (Betrag, MwSt, …), so wird die Prüfung abgeschlossen und der Freigabe-Prozess gestartet. Dabei wird die Rechnung aufgrund von vordefinierten Regeln (z.B. Vier-Augen-Prinzip, Betragslimiten, …) der Reihe nach verschiedenen Genehmigern zugewiesen. Das heisst jeder Genehmiger wird dabei per Mail informiert, wenn eine neue Rechnung zur Genehmigung vorliegt. Abschliessend kann er die Rechnung dann genehmigen, zur sachlichen Prüfung an andere Personen weiterleiten oder auch ablehnen kann. Insofern eine Rechnung von allen Genehmiger visiert wurde, so erfolgt einerseits die Übergabe der extrahierten Rechnungsdaten an SAP, damit die Rechnung automatisch gebucht werden kann. Folglich wird die Rechnung gleichzeitig an enaio zur Archivierung weitergeleitet. Stattdessen, wenn eine Freigabe für eine Rechnung nicht erteilt wurde, oder die Rechnung nicht automatisch gebucht werden kann, so wird der Workflow ebenfalls beendet. Je nachdem müssen dann:

• die Stammdaten korrigiert werden und die Rechnung anschliessend nochmals eingespielt werden
• dem Lieferanten mitgeteilt werden, dass die Rechnung nicht stimmt, Informationen fehlen, etc.

Fazit: Einführung Kreditoren Workflow

Abschliessend wurden die Projektziele mit der implementierten Lösung erreicht. Einerseits erfolgt der Freigabeprozess Dank der neuen Lösungvollständig digital und kann somit von remote (z.B. im Homeoffice) erfolgen. Andererseits hat Pistor hat eine bessere Übersicht über die sich im Umlauf befindlichen Rechnungen erhalten und deren Durchlaufgeschwindigkeit erhöht.