Mobilität ohne Einbussen dank Office365 und Microsoft Teams

Die Spezialistinnen und Spezialisten der H Focus AG beraten Spitäler, Kliniken und Heime in der ganzen Schweiz. Jederzeit und von überall Zugriff auf Daten und Systeme zu haben, ist entscheidend. Dank Office365 und Microsoft Teams konnte die Zusammenarbeit vereinfacht und effizientes Arbeiten von unterwegs ermöglicht werden. Die Herausforderung der nicht vollständig Cloud-fähigen Business Software Vertec konnte mit dem redCLOUD Connector gelöst werden.

Durch Office365 jederzeit sicher auf sensible Unternehmensdaten zugreifen

Kundin

Die Baarer H ­Services AG ist Dienstleisterin für Organisationen aus dem Gesundheitsbereich wie Spitäler, Pflegeheime oder Psychiatrien. Das 20-köpfige Team, darunter 19 Consultants, betreut Kunden in der ganzen Deutschschweiz. Die Fachspezialistinnen und -Spezialisten analysieren und optimieren Prozesse, entwickeln Strategien oder beraten bei schwierigen Fragen zu den Tarifen. Auch bei personellen Engpässen im Tagesgeschäft ihrer Kunden bietet die H ­Services AG Hand und führt bspw. die Fakturierung aus. Das Know-how ist gefragt, denn das Gesundheitswesen ist ein anspruchsvolles Gewerbe: Die politischen Rahmenbedingungen verändern sich laufend, der Kostendruck steigt und die Digitalisierung macht auch vor dem Gesundheitssektor nicht halt. Für die H ­Services AG ist es darum geschäftskritisch, dass ihre Beraterinnen und -Berater auch von unterwegs stets auf die aktuellsten Unternehmensdaten zugreifen können, die sensiblen Daten sicher sind und die IT effizient und ausfallsicher betrieben werden kann.

Ausgangslage: Architektur als Gefahr für die Datensicherheit

Vertec heisst die Business Software, welche die H ­Services AG für die Zeiterfassung und Leistungsverrechnung nutzt. Sie wurde bis anhin im Infrastructure as a Service-Modell auf einem Applikations-Server in einem externen Rechenzentrum betrieben – zusammen mit der ganzen Datei-Ablage und dem Mail-Server. Die Mitarbeitenden griffen über eine verschlüsselte VPN-Verbindung auf diese Dienste zu und nutzten sie entweder über einen Terminal Server (Remote Desktop) oder speicherten die Dateien lokal auf ihren Geräten. Nicht nur im Hinblick auf die Datensicherheit und -Integrität bot diese Architektur grosses Gefahren- und Verbesserungspotential. Zudem hatte das Team regelmässig mit der Konnektivität zu kämpfen: Die Verbindung war nicht ausreichend schnell und nicht stabil. Für die Geschäftsführer Leo Boos und Ralph Sattler war es höchste Zeit, zu handeln. «Wir haben von den Möglichkeiten von Office365 gehört und wollten einen IT-Partner, der diese Technologien beherrscht und uns eine innovative Lösung bieten kann», so Sattler. Von Microsoft wurde Ihnen die redIT Services AG empfohlen.

Herausforderung: Hochverfügbar, mobil und sicher zu tieferen Kosten durch Office365

Die redIT System Engineers sahen sich mit klaren Anforderungen konfrontiert: Produktivität auch von unterwegs ermöglichen, Verfügbarkeit und Sicherheit gewährleisten und Kosten senken. Mit Lösungen für mobiles Arbeiten kennen sich die Spezialisten bestens aus. In Bezug auf die Kosten wurden verschiedene Lösungsvarianten analysiert. Es zeigte sich, dass mit der Auflösung des Hostings im externen Rechenzentrum Einsparungen erzielt und die Abhängigkeit vom Anbieter verringert werden könnte. Dieses Szenario wirft jedoch eine zentrale Frage auf: wo wird die Business Software Vertec betrieben werden?

Lösung: Durch Office365 innovativ und massgeschneidert

Mit Office365 machte die H ­Services AG einen grossen Schritt hin zum modernen Arbeitsplatz und konnte dadurch gleich von mehreren Verbesserungen profitieren. Dank SharePoint online greifen die Consultants nun auch von unterwegs immer auf die aktuellsten Daten zu und bearbeiten diese mit den bekannten Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Anstelle von WhatsApp nutzen die Mitarbeitenden neu die in Microsoft Teams enthaltene Chat-Funktion. Sie bilden darin Chat-Gruppen ab, tauschen sich aus und teilen Dateien direkt aus der Fileablage. Zudem konnten die Verbindungen neu eingerichtet und die Probleme mit der Konnektivität damit behoben werden. Genau für die häufig vorkommenden Fälle von «nicht Cloud-fähigen LegacyAnwendungen» wie der Business-Software Vertec wurde der redCLOUD Connector entwickelt. Der kompakte und leise Microserver steht am Baarer Hauptsitz, wird im Mietmodell von der redIT gemanaged und stellt Vertec zur Verfügung. Dank dem speziell eingerichteten Gateway ist der mobile Zugriff auf die Business-Software für die Consultants weiterhin sichergestellt.

Fazit: Ein grosser Schritt in die Zukunft mit Office365 und Microsoft Teams

«Wir wollten eine innovative Lösung und brauchten einen IT-Partner, der auf diesen Technologien fit ist.»
Das neue Setup ist für die Anforderungen der H ­Services AG massgeschneidert: «Wir haben in der Mobilität dank Office365 einen grossen Schritt nach vorne gemacht.», zieht Ralph Sattler Bilanz. Gleichzeitig konnte auch das Ziel der Kostensenkung erreicht werden. Besonders zufrieden ist er mit der Projektumsetzung: «Es ging alles problemlos über die Bühne. Der Projektleiter von redIT hat wirklich einen super Job gemacht.»