Digitaler Posteingang – Digitalisieren, Verteilen & Archivieren
Bei der Arval Schweiz AG stand dieses Jahr das Thema Automation im Zentrum. Konkret fand ein Outsourcing des digitalen Posteingangs statt.
Mobilität ohne Einbussen dank Office 365 und Microsoft Teams
Mit Office 365 und Microsoft Teams effizient arbeiten
Die Spezialistinnen und Spezialisten der H Focus AG beraten Spitäler, Kliniken und Heime in der ganzen Schweiz. Jederzeit und von überall Zugriff auf Daten und Systeme zu haben, ist entscheidend. Dank Office 365 und Microsoft Teams konnte die Zusammenarbeit vereinfacht und effizientes Arbeiten von unterwegs ermöglicht werden. Die Herausforderung der nicht vollständig Cloud-fähigen Business Software Vertec konnte mit dem redCLOUD Connector gelöst werden.
Die ganze Erfolgsgeschichte im Überblick
• Die Übersicht
• Die Kundin
• Die Ausgangslage
• Die Anforderung
• Die Lösung
• Das Fazit
Office 365 und Microsoft Teams – Jederzeit sicher auf sensible Unternehmensdaten zugreifen
Die Baarer H Focus AG ist Dienstleisterin für Organisationen aus dem Gesundheitsbereich wie Spitäler, Pflegeheime oder Psychiatrien. Das 20-köpfige Team, darunter 19 Consultants, betreut Kunden in der ganzen Deutschschweiz. Die Fachspezialistinnen und -spezialisten analysieren und optimieren Prozesse, entwickeln Strategien oder beraten bei schwierigen Fragen zu den Tarifen. Auch bei personellen Engpässen im Tagesgeschäft ihrer Kunden bietet die H Focus AG Hand und führt bspw. die Fakturierung aus. Für die H Focus AG ist es geschäftskritisch, dass ihre Beraterinnen und -Berater auch von unterwegs stets auf die aktuellsten Unternehmensdaten zugreifen können, die sensiblen Daten sicher sind und die IT effizient und ausfallsicher betrieben werden kann.
Architektur als Gefahr für die Datensicherheit
Nicht nur im Hinblick auf die Datensicherheit und -integrität bot die aktuelle Architektur grosses Gefahren- und Verbesserungspotential.
Vertec heisst die Business Software, welche die H Focus AG für die Zeiterfassung und Leistungsverrechnung nutzt. Sie wurde bis anhin im Infrastructure as a Service-Modell auf einem Applikations-Server in einem externen Rechenzentrum betrieben – zusammen mit der ganzen Datei-Ablage und dem Mail-Server. Die Mitarbeitenden griffen über eine verschlüsselte VPN-Verbindung auf diese Dienste zu und nutzten sie entweder über einen Terminal Server (Remote Desktop) oder speicherten die Dateien lokal auf ihren Geräten. Das Team hatte regelmässig mit der Konnektivität zu kämpfen: Die Verbindung war nicht ausreichend schnell und nicht stabil.
Hochverfügbar, mobil und sicher zu tieferen Kosten
Für die Geschäftsführer Leo Boos und Ralph Sattler war es höchste Zeit, zu handeln. «Wir haben von den Möglichkeiten von Office 365 gehört und wollten einen IT-Partner, der diese Technologien beherrscht und uns eine innovative Lösung bieten kann», so Sattler.
H Focus stellte klare Anforderungen an die neue Lösung:
- Produktivität auch von unterwegs ermöglichen
- Verfügbarkeit und Sicherheit gewährleisten
- Kosten senken
Mit der Auflösung des Hostings im externen Rechenzentrum konnten Einsparungen erzielt und die Abhängigkeit vom Anbieter verringert werden. Dieses Szenario lies aber eine Fragen offen, wo und wie wird die Business-Software Vertec betrieben?
Innovative und massgeschneiderte Lösung
Mit Office 365 machte die H Focus AG einen grossen Schritt hin zum modernen Arbeitsplatz und konnte dadurch gleich von mehreren Verbesserungen profitieren. Dank SharePoint online greifen die Consultants nun auch von unterwegs immer auf die aktuellsten Daten zu und bearbeiten diese mit den bekannten Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.
Anstelle von WhatsApp nutzen die Mitarbeitenden neu die in Microsoft Teams enthaltene Chat-Funktion. Sie bilden darin Chat-Gruppen ab, tauschen sich aus und teilen Dateien direkt aus der Fileablage.
Zudem konnten die Verbindungen neu eingerichtet und die Probleme mit der Konnektivität damit behoben werden. Genau für die häufig vorkommenden Fälle von «nicht Cloud-fähigen Legacy-Anwendungen» wie der Business-Software Vertec wurde der redCLOUD Connector entwickelt. Der kompakte und leise Microserver steht am Baarer Hauptsitz, wird im Mietmodell von der redIT gemanaged und stellt Vertec zur Verfügung. Dank dem speziell eingerichteten Gateway ist der mobile Zugriff auf die Business-Software für die Consultants weiterhin sichergestellt.
Ein grosser Schritt in Zukunft mit Office 365 und Microsoft Teams
Das neue Setup ist für die Anforderungen der H Focus AG massgeschneidert: «Wir haben in der Mobilität dank Office 365 einen grossen Schritt nach vorne gemacht.», zieht Ralph Sattler Bilanz. Gleichzeitig konnte auch das Ziel der Kostensenkung erreicht werden. Besonders zufrieden ist er mit der Projektumsetzung: «Es ging alles problemlos über die Bühne. Der Projektleiter von redIT hat wirklich einen super Job gemacht». redIT und H Focus arbeiten bereits an einem neuen Projekt im Bereich Business Intelligence.
- Alles auf einen Blick
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Die ganze Erfolgsgeschichte im Überblick
• Die Übersicht
• Die Kundin
• Die Ausgangslage
• Die Anforderung
• Die Lösung
• Das Fazit
- Kunde
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Office 365 und Microsoft Teams – Jederzeit sicher auf sensible Unternehmensdaten zugreifen
Die Baarer H Focus AG ist Dienstleisterin für Organisationen aus dem Gesundheitsbereich wie Spitäler, Pflegeheime oder Psychiatrien. Das 20-köpfige Team, darunter 19 Consultants, betreut Kunden in der ganzen Deutschschweiz. Die Fachspezialistinnen und -spezialisten analysieren und optimieren Prozesse, entwickeln Strategien oder beraten bei schwierigen Fragen zu den Tarifen. Auch bei personellen Engpässen im Tagesgeschäft ihrer Kunden bietet die H Focus AG Hand und führt bspw. die Fakturierung aus. Für die H Focus AG ist es geschäftskritisch, dass ihre Beraterinnen und -Berater auch von unterwegs stets auf die aktuellsten Unternehmensdaten zugreifen können, die sensiblen Daten sicher sind und die IT effizient und ausfallsicher betrieben werden kann.
- Ausgangslage
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Architektur als Gefahr für die Datensicherheit
Nicht nur im Hinblick auf die Datensicherheit und -integrität bot die aktuelle Architektur grosses Gefahren- und Verbesserungspotential.
Vertec heisst die Business Software, welche die H Focus AG für die Zeiterfassung und Leistungsverrechnung nutzt. Sie wurde bis anhin im Infrastructure as a Service-Modell auf einem Applikations-Server in einem externen Rechenzentrum betrieben – zusammen mit der ganzen Datei-Ablage und dem Mail-Server. Die Mitarbeitenden griffen über eine verschlüsselte VPN-Verbindung auf diese Dienste zu und nutzten sie entweder über einen Terminal Server (Remote Desktop) oder speicherten die Dateien lokal auf ihren Geräten. Das Team hatte regelmässig mit der Konnektivität zu kämpfen: Die Verbindung war nicht ausreichend schnell und nicht stabil.
- Herausforderung
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Hochverfügbar, mobil und sicher zu tieferen Kosten
Für die Geschäftsführer Leo Boos und Ralph Sattler war es höchste Zeit, zu handeln. «Wir haben von den Möglichkeiten von Office 365 gehört und wollten einen IT-Partner, der diese Technologien beherrscht und uns eine innovative Lösung bieten kann», so Sattler.
H Focus stellte klare Anforderungen an die neue Lösung:
- Produktivität auch von unterwegs ermöglichen
- Verfügbarkeit und Sicherheit gewährleisten
- Kosten senken
Mit der Auflösung des Hostings im externen Rechenzentrum konnten Einsparungen erzielt und die Abhängigkeit vom Anbieter verringert werden. Dieses Szenario lies aber eine Fragen offen, wo und wie wird die Business-Software Vertec betrieben?
- Lösung
-
Innovative und massgeschneiderte Lösung
Mit Office 365 machte die H Focus AG einen grossen Schritt hin zum modernen Arbeitsplatz und konnte dadurch gleich von mehreren Verbesserungen profitieren. Dank SharePoint online greifen die Consultants nun auch von unterwegs immer auf die aktuellsten Daten zu und bearbeiten diese mit den bekannten Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.
Anstelle von WhatsApp nutzen die Mitarbeitenden neu die in Microsoft Teams enthaltene Chat-Funktion. Sie bilden darin Chat-Gruppen ab, tauschen sich aus und teilen Dateien direkt aus der Fileablage.
Zudem konnten die Verbindungen neu eingerichtet und die Probleme mit der Konnektivität damit behoben werden. Genau für die häufig vorkommenden Fälle von «nicht Cloud-fähigen Legacy-Anwendungen» wie der Business-Software Vertec wurde der redCLOUD Connector entwickelt. Der kompakte und leise Microserver steht am Baarer Hauptsitz, wird im Mietmodell von der redIT gemanaged und stellt Vertec zur Verfügung. Dank dem speziell eingerichteten Gateway ist der mobile Zugriff auf die Business-Software für die Consultants weiterhin sichergestellt.
- Fazit
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Ein grosser Schritt in Zukunft mit Office 365 und Microsoft Teams
Das neue Setup ist für die Anforderungen der H Focus AG massgeschneidert: «Wir haben in der Mobilität dank Office 365 einen grossen Schritt nach vorne gemacht.», zieht Ralph Sattler Bilanz. Gleichzeitig konnte auch das Ziel der Kostensenkung erreicht werden. Besonders zufrieden ist er mit der Projektumsetzung: «Es ging alles problemlos über die Bühne. Der Projektleiter von redIT hat wirklich einen super Job gemacht». redIT und H Focus arbeiten bereits an einem neuen Projekt im Bereich Business Intelligence.
«Es ging alles problemlos über die Bühne. Der Projektleiter von redIT hat wirklich einen super Job gemacht.»
Ralph Sattler
Partner, H Focus AG
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