Nutzen Sie die Vorteile von Cloud Printing

Die Welt des Druckens hat sich in den letzten Jahren aufgrund der Digitalisierung erheblich weiterentwickelt. Die Art und Weise, wie und was wir drucken, hat sich teilweise verändert. Die digitale Transformation verdrängt dabei Drucklösungen nicht, sondern geht Hand in Hand mit ihnen und ermöglicht einen optimierten Einsatz von Druckumgebungen. Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Bedeutung moderner Arbeitsumgebungen, die Flexibilität und Mobilität erfordern. Cloud Printing bietet hier die perfekte Lösung, da es ein ortsunabhängiges und flexibles Drucken ermöglicht. Unternehmen können damit ihre Druckprozesse optimieren, Kosten senken und gleichzeitig eine höhere Effizienz erzielen – unabhängig von der physischen Präsenz im Büro.

 

Kleiner Exkurs – Ist Drucken heutzutage überhaupt noch nötig?

Drucken behält trotz des heutigen digitalen Fortschritts seine Relevanz. Denn auch wenn die digitale Transformation ein wichtiger Schritt für alle Unternehmen darstellt, sind die meisten noch weit entfernt von einem papierlosen Büro. Dies ist aber überhaupt nicht schlimm, denn Drucken ist auch heutzutage noch nötig! Wozu Sie heute noch drucken sollten, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag dazu.

 

Was ist Cloud Printing?

Beim Cloud Printing wird der gesamte Druckprozess in die Cloud verlagert, wodurch Druckaufträge automatisch an einen Drucker weitergeleitet werden. Im Gegensatz zum herkömmlichen Drucken, bei dem der Drucker lokal über ein Netzwerk oder eine Kabelverbindung (wie USB) direkt mit dem Gerät verbunden ist, erfolgt das Drucken beim Cloud Print über die Cloud. Dies ermöglicht den Zugriff auf die Druckdienste unabhängig von einem bestimmten Gerät oder Standort. Das bedeutet, Sie können Druckaufträge von jedem Endgerät aus senden, ohne im lokalen Netzwerk Ihres Unternehmens sein zu müssen.

Zudem entfällt beim Cloud Print die Notwendigkeit, jeden spezifischen Drucker an Ihrem Arbeitsplatz einzurichten. Durch die zentrale Verbindung über die Cloud, haben Sie Zugriff auf alle in Ihrer Plattform integrierten Drucker.

 

Wie funktioniert Cloud Print? 

Cloud Print ersetzt den lokalen Treiber und die direkte Verbindung zu einem Drucker, mit einem System in der Cloud. Alle Druckaufträge werden über die Anwendung in die Cloud gesendet. Von dort steuert das System direkt den gewünschten Drucker an und überträgt den Auftrag.

In der Cloud erfolgt auch die Verwaltung der angeschlossenen Drucker. Sie richten hier einmalig die Drucker ein, die Sie nutzen möchten. Diese stehen dann allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Selbstverständlich ist es mit Gruppenrichtlinien und Regeln möglich, Strukturen zu schaffen.

Lokaler Drucker (USB)

Client 1 ist über ein USB-Kabel mit Drucker 1 verbunden und hat den erforderlichen Treiber installiert, wodurch das Drucken von Client 1 aus möglich ist. Da Client 2 nicht über ein USB-Kabel mit Drucker 1 verbunden ist, hat er keinen direkten Zugriff auf den Drucker.

Netzwerk Drucker

Die Drucker sind über das Netzwerk verbunden, sodass alle Rechner im Netzwerk theoretisch auf sie zugreifen können. Damit die Rechner jedoch tatsächlich drucken können, müssen die jeweiligen Treiber für die Drucker auf den einzelnen Geräten installiert und eingerichtet sein.

Client 1 hat nur Drucker 1 eingerichtet und kann daher ausschliesslich auf diesen drucken. Client 2 hat beide Drucker installiert und kann somit auf beide zugreifen. Client 3 hat keinen der Drucker eingerichtet und kann daher nicht drucken.

Cloud Printing

Die Drucker sind in der Cloud hinzugefügt, sodass alle Geräte, einschliesslich mobiler Geräte, auf das Cloud-System zugreifen können. Eine separate Einrichtung der Drucker auf den einzelnen Geräten ist nicht erforderlich, da die Verwaltung zentral über die Cloud erfolgt.

Cloud Printing bei der redIT

Die Einrichtung von Cloud Printing erfolgt in wenigen Schritten. Zuerst werden Ihre Drucker mit einem Cloud-Druckdienst verbunden und in die Cloud integriert. Anschliessend registrieren wir Ihre Drucker im System, sodass diese für Ihre Mitarbeitenden verfügbar sind. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir ein Berechtigungskonzept, das festlegt, welche Nutzer und Nutzerinnen auf die Drucker zugreifen dürfen und die Druckrechte werden zentral eingerichtet. Abschliessend richten wir HP Secure Print auf den Endgeräten Ihrer Mitarbeitenden ein. Ab sofort können Sie problemlos und standortunabhängig über die Cloud drucken. HP Secure Print bietet Ihnen dabei zusätzlich zum Cloud Printing zahlreiche Vorteile und Funktionen aus dem Bereich Secure Print. Erfahren Sie mehr über Secure Print.

Nachdem die Einrichtung von Cloud Printing abgeschlossen ist und Ihre Mitarbeitenden problemlos über die Cloud drucken können, rückt ein weiterer wichtiger Aspekt in den Fokus: die Sicherheit Ihrer Druckprozesse. Beim Drucken werden häufig sensible oder personenbezogene Daten übertragen, weshalb der Schutz dieser Informationen höchste Priorität hat. Auch die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben spielt dabei eine zentrale Rolle.

Wir bieten Ihnen eine Lösung für das Cloud Printing an, bei der die Daten verschlüsselt übertragen werden. Unsere Systeme basieren auf der Technik des Druckexperten HP. Hier erfolgt eine Verschlüsselung der Daten direkt auf dem System, das den Druckauftrag sendet. Somit ist es nicht möglich, die Inhalte abzufangen oder anderweitig mitzulesen. Dank dieser Eigenschaft erfüllt unsere Lösung für das Cloud Printing auch alle aktuellen Anforderungen an den Datenschutz.

 

Wieso Sie sich für Cloud Printing entscheiden sollten?

Ein zentraler Vorteil von Cloud Printing ist die hohe Kosteneffizienz. Da weniger physische Drucker benötigt werden, kann die Druckeranzahl im Unternehmen deutlich reduziert werden, was gleichzeitig den Bedarf an IT-Support verringert. Dadurch sinken die Kosten für Wartung und Verwaltung der Druckinfrastruktur erheblich. Zudem entfällt die manuelle Einrichtung und Treiberinstallation auf jedem Gerät. Dies minimiert den IT-Aufwand zusätzlich. Insgesamt trägt Cloud Printing somit zur langfristigen Reduzierung Ihrer Druckkosten bei.

Wie bereits erwähnt, bietet Cloud Printing einfachen Zugang zum Druckservice für alle Endgeräte. Besonders für mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets stellt dies einen grossen Mehrwert dar. Normalerweise ist das Drucken über mobile Endgeräte mühsam, aber mit einer Cloud-Lösung können Dokumente aller Art ganz einfach vom Smartphone gedruckt werden. Somit passt Cloud Printing optimal zum Konzept des digitalen Arbeitsplatzes und ermöglicht flexibles Arbeiten unabhängig von Standort und Gerät.

Auch für Ihre IT-Abteilung bietet Cloud Printing erhebliche Vorteile. Druckerprobleme gehören zu den häufigsten Anfragen im IT-Support und auch die manuelle Einrichtung sowie Wartung von Druckern an jedem einzelnen Arbeitsplatz beansprucht viel Zeit Ihrer IT-Mitarbeitenden. Mit Cloud Printing wird die Druckverwaltung zentralisiert, sodass Ihre IT-Mitarbeitenden alle Drucker über die Cloud steuern und überwachen können. Ein neuer Drucker muss lediglich einmal zentral in der Cloud konfiguriert werden, was den Einrichtungsaufwand erheblich reduziert. Dadurch sinkt der Aufwand für Wartung und Support und minimiert die Fehleranfälligkeit, da lokale Druckprobleme reduziert werden. Die IT kann sich somit auf strategischere Aufgaben konzentrieren, während die Druckinfrastruktur effizient und reibungslos funktioniert.

Das sind die fünf zentralen Vorteile vom Cloud Printing:

1. Alle Endgeräte haben Zugriff auf die Drucker
2. Zugang zum Druckdienst von jedem Ort mit Internet
3. Reduzierte Hardware-Kosten durch weniger Drucker
4. Vereinfachte Verwaltung für die IT
5. Keine Probleme mit Treibern und Software für Drucker

 

Wie Sie das Beste herausholen

Jedes Unternehmen ist einzigartig und benötigt massgeschneiderte Drucklösungen. Eine massgeschneiderte Lösung, die auf Ihre Unternehmensanforderungen abgestimmt ist, sorgt für einen optimalen Workflow. Der richtige Partner mit technischem Know-how und Branchenkenntnis stellt sicher, dass Ihre Cloud-Drucklösung perfekt zu Ihrem Geschäft passt.

Verlagern Sie auch Ihre Druckumgebung in die Cloud! redIT ist Ihr Ansprechpartner für zuverlässige Cloud Printing-Lösungen. Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um eine zuverlässige Druckumgebung zu schaffen und optimale Softwarelösungen zu bieten, die Ihre Druckumgebung auf das nächste Level bringen. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Cloud Printing-Dienste zu erfahren. Wir stehen Ihnen zur Seite!

 

 

Sie möchten zukünftig mehr über Printinglösungen erfahren? Dann schauen Sie weiterhin in unserem Blog vorbei.