Nutzen Sie die Vorteile von Cloud Print
Immer mehr Anwendungen und Systeme basieren auf der Cloud. Mit dem Cloud Print steht Ihnen eine weitere Technik zur Verfügung, die auf dieses Konzept setzt. Was im ersten Moment widersprüchlich scheint, hat in der Praxis viele positive Eigenschaften. Erfahren Sie hier, wie das Cloud Printing genau funktioniert und welche Vorteile es hat.
Was ist Cloud Print?
Als Cloud Printing wird ein Vorgang bezeichnet, bei dem ein System in der Cloud den Druckauftrag an einen Drucker weiterleitet. Dies unterscheidet sich von der klassischen Variante, bei der der Druckauftrag direkt an den lokalen Drucker gesendet wird. Das geschieht entweder über das Netzwerk oder eine Kabelverbindung, beispielsweise per USB.
Beim Cloud Printing dient hingegen eine App als Schnittstelle zwischen Nutzer und Drucker. Dadurch ist der User zum einen unabhängig von einem bestimmten Computer. Die App ermöglicht es, von jedem Endgerät einen Druckauftrag abzuschicken. Dank der Verbindung über die Cloud müssen Sie sich nicht einmal im lokalen Netzwerk Ihres Unternehmens befinden.
Zum anderen macht Sie das Cloud Printing auch unabhängig von einem spezifischen Drucker. Normalerweise muss jeder Drucker, den Sie ansprechen möchten, an Ihrem Arbeitsplatz eingerichtet sein. Dies übernimmt jedoch die Cloud zentral. Somit stehen Ihnen alle Drucker zur Verfügung, die mit Ihrer Plattform verbunden sind.
Wie funktioniert Cloud Print?
Cloud Print ersetzt den lokalen Treiber und die direkte Verbindung zu einem Drucker mit einem System in der Cloud. Alle Druckaufträge werden über die Anwendung in die Cloud gesendet. Von dort steuert das System direkt den gewünschten Drucker an und überträgt den Auftrag.
In der Cloud erfolgt auch die Verwaltung der angeschlossenen Drucker. Sie richten hier einmalig die Drucker ein, die Sie nutzen möchten. Diese stehen dann allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Selbstverständlich ist es mit Gruppenrichtlinien und Regeln möglich, Strukturen zu schaffen.
Was sind die Vorteile von Cloud Printing?
Ein zentraler Vorteil, der für dieses Konzept spricht, ist die Kosteneffizienz. Die Zahl der Drucker in Ihrem Unternehmen lässt sich deutlich reduzieren. Auch andere Unternehmen in der Schweiz, wie die Grossbank UBS, gehen diesen Weg. Sie hat Anfang 2022 die meisten Bürodrucker abgeschafft.
Cloud Print gibt ausserdem allen Endgeräten Zugang zum Druckerservice. Im Normalfall ist es schwer, Dokumente von einem Smartphone oder Tablet aus zu drucken. Mit einer Cloud-Lösung können alle Formen von Dokumenten ganz einfach vom Smartphone gedruckt werden. Somit passt das Cloud Printing optimal zum Konzept des digitalen Arbeitsplatzes.
Für Ihre IT-Abteilung hat das Cloud Printing ebenfalls enorme Vorteile. Probleme mit Druckern gehören zu den häufigsten Anfragen im IT-Support. Ihre IT-Mitarbeitenden müssen einerseits die Drucker an jedem Arbeitsplatz einrichten. Anderseits sorgen lokale Drucker immer wieder für Probleme. In der Cloud verwaltet die IT alle Drucker zentral. Ein neuer Drucker muss so nur ein einziges Mal konfiguriert werden.
Ebenfalls sinken Wartungs- und Administrationsaufwand deutlich. Ein Druckserver in Ihrem Unternehmen ist ebenfalls nicht mehr erforderlich. Das Cloud Printing hilft weiterhin bei der Reduzierung von Papiermüll und dem Umstieg auf das digitale Arbeitsumfeld. Die Anzahl der Druckvorgänge wird zentral erfasst und ist somit nachvollziehbar.
Das sind die fünf zentralen Vorteile vom Cloud Print:
- alle Endgeräte haben Zugriff auf die Drucker
- Zugang zum Druckdienst von jedem Ort mit Internet
- reduzierte Hardware-Kosten durch weniger Drucker
- vereinfachte Verwaltung für die IT
- keine Probleme mit Treibern und Software für Drucker
Ist die Sicherheit beim Drucken über die Cloud gewährleistet?
Beim Drucken werden oftmals personenbezogene oder kritische Daten übertragen. Die Sicherheit dieser Informationen hat dementsprechend oberste Priorität. Auch die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz müssen eingehalten werden.
Wir bieten Ihnen eine Lösung für das Cloud Printing an, bei der die Daten verschlüsselt übertragen werden. Unsere Systeme basieren auf Technik des Druckexperten HP. Hier erfolgt eine Verschlüsselung der Daten direkt auf dem System, das den Druckauftrag sendet. Dies ist also der Computer oder das Smartphone, das der Mitarbeitende einsetzt, um den Druck zu starten.
Somit ist es nicht möglich, die Inhalte abzufangen oder anderweitig mitzulesen. Dank dieser Eigenschaft erfüllt unsere Lösung für das Cloud Printing auch alle aktuellen Anforderungen an den Datenschutz.
Das Konzept ist besonders geeignet für Unternehmen, die ein mobiles Arbeitsprinzip implementiert haben. Dies beginnt bereits mit dem Homeoffice. In den vergangenen Jahren haben immer mehr Betriebe das Homeoffice in die eigenen Strukturen integriert. Über Cloud Printing haben Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf die Drucker im Büro. Das macht es einfach, Dokumente in der Poststelle zu drucken, die dann verschickt werden.
Doch selbst im lokalen Netzwerk innerhalb eines Gebäudes zeigen sich die Vorteile dieser Technik. Selbst mittelgrosse Büros haben bereits mehrere Drucker. Oftmals teilen sich in klassischen Büros zwei oder drei Mitarbeitende einen kleineren Drucker. Die Alternative ist, dass ein grosser Zentraldrucker eingerichtet ist.
Beides hat Nachteile. Bei einem zentralen Drucker müssen die Mitarbeitenden längere Wege in Kauf nehmen, um ihr Dokument zu holen. Dabei kommt es zu Wartezeiten, wenn viele Druckaufträge auf einmal eingehen. Hin und wieder greift sich ein Mitarbeitender auch Ihr gedrucktes Dokument, und Sie suchen oder warten vergebens. Die meisten, die in einem Büro gearbeitet haben, kennen solche Situationen.
Einzelne Arbeitsplatzdrucker sind hingegen langsam und im Funktionsumfang beschränkt. Ausserdem ist es immer notwendig, an den eigenen Arbeitsplatz zurückzukehren, um einen Druckauftrag zu starten. Nur von hier ist der Zugriff auf den eigenen Drucker möglich.
Das Cloud Printing löst beide Situationen. Durch das System haben Ihre Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf alle Drucker in Ihrem Netzwerk. So können Sie von einem Laptop oder sogar dem Smartphone einen Druckauftrag an jeden Drucker senden. Am besten geht der Auftrag an den Drucker, der sich gerade bequem in der Nähe befindet.
Vom Cloud Print profitieren jedoch auch Mitarbeitende unterwegs. Die Mitarbeitenden können Druckaufträge an einen beliebigen Drucker senden, der mit dem System verknüpft ist. Dies ist beispielsweise auch sinnvoll, wenn Sie eine Zweigstelle oder Filialen haben. Ohne Umwege druckt jeder Mitarbeitende an jedem Drucker das, was gerade benötigt wird.
Wie gelingt der Umstieg auf Cloud Printing?
Der Umstieg auf ein solches System ist vergleichsweise simpel. Sie benötigen nur einen Partner, der Ihnen den Druckservice in der Cloud bereitstellt. Wir bieten Ihnen Cloud Printing über redIT als Lösung an. Dieser Service basiert auf dem Secure Printing von HP mit Access Control. Die Verwaltung der Drucker und Zugriffsrecht erfolgt über die zentrale Steuerung.
Der praktische Umstieg im Alltag ist ebenfalls mit wenigen Schritten abgeschlossen. Sie benötigen lediglich die Anwendung, die auf den Druckservice in der Cloud zugreift. Dieser lässt sich über den App Store auch problemlos zu einem späteren Zeitpunkt installieren. So können Ihre Mitarbeitenden oder auch Kunden und Gäste die App jederzeit auf einem Smartphone installieren.
Sind Sie am Cloud Printing interessiert oder haben weitere Fragen zum Thema? Dann nutzen Sie unsere Kontaktseite oder vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch. Wir informieren Sie umfassend zum Thema und finden die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
