Wecken Sie SharePoint Online aus dem Dornröschenschlaf!

Wissen Sie welches ungenutzte Potenzial SharePoint Online für Sie bereit hält?

Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung, zentrale Kollaborationsplattform – das sind nur einige der zahlreichen Optionen, für die Sie SharePoint Online nutzen können. Und das Beste: Wenn Sie bereits über Office/Microsoft 365-Lizenzen verfügen, stehen Ihnen diese Optionen ohne Zusatzkosten zur Verfügung.

 

In diesem Blog wollen wir Ihnen SharePoint Online näherbringen und Ihnen Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie es optimal nutzen können.

Vorteile der Cloud

SharePoint Online ist eine Cloud-Lösung. Das heisst, Sie greifen von überall und jederzeit darauf zu. Egal ob im Büro, unterwegs oder im Home Office, sämtliche Daten und Informationen sind verfügbar. Und für den Fall, dass Sie keine Internetverbindung haben, können Sie die Dokumentenablage mit ihrem Gerät synchronisieren und somit offline verfügbar machen.
Ein weiter Pluspunkt: Ihre Daten werden in einem der beiden Microsoft-Datenzentren in der Schweiz gespeichert.

Skalierbarkeit

Skalierbarkeit heisst, dass sich die Kapazitäten an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie grosse Datenmengen speichern möchten, wird ihnen viel Speicherplatz zur Verfügung gestellt. Wenn Sie nur wenige Daten haben, belegen Sie nur wenig Speicherplatz. Initiale Investitionskosten für Server, die jederzeit auf die mögliche Maximalkapazität ausgelegt sein müssen, entfallen. Sie zahlen, was Sie brauchen und haben laufend die Möglichkeit, die Kapazitäten zu erweitern.

Kollaboration

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, dass Sie in Teams einfach zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren können. Dank der nahtlosen Integration zwischen SharePoint Online und den bewährten Microsoft 365-Tools wie Word, Excel, PowerPoint, Teams und Outlook bearbeiten mehrere Personen gleichzeitig und gemeinsam Dokumente. Die Versionsverwaltung stellt sicher, dass alle Beteiligten immer die aktuellste Version bearbeiten. Ältere Versionen werden gespeichert und Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar.

Suchfunktion

Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Suchen von bestimmten Informationen oder Dokumenten?

Befragungen zeigen, dass bis zu 30% der Arbeitszeit dafür verwendet wird. 30%! Was zu viel ist, ist zu viel. Zwei wichtige Eigenschaften von SharePoint Online verkürzen die Suchzeit erheblich:
1.) Es handelt sich um eine zentrale Kollaborationsplattform. Das heisst alle Dokumente sind am gleichen Ort gespeichert. So wird verhindert, dass ein dringend benötigtes Dokument nur auf dem Desktop von Mitarbeiter A oder der lokalen Festplatte von Teamleiterin B gespeichert ist.
2.) Die Suche wird mit Metadaten erleichtert. Metadaten sind Daten über Daten. Bei einem Vertrag ist es beispielsweise hilfreich einige Zusatzinformationen wie Vertragspartner, Ablaufdatum und Kündigungsfrist zu erfassen. Dank diesen Metadaten können Sie später alle Verträge filtern und durchsuchen und finden schnell das gewünschte Exemplar.

Berechtigungen

Sie haben stets die Kontrolle darüber, wer auf welche Daten zugreifen darf. Sowohl interne als auch externe Personen können Zugriff auf spezifische Listen, Ordner und Dokumente erhalten. Sie entscheiden, ob die Personen nur Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen erhalten.

Flexibilität

Welche Funktionen von SharePoint Online genutzt werden, entscheidet jede Organisation selbst. Die Flexibilität der Lösung ermöglicht, dass Sie genau das herauspicken, was Sie benötigen.

Brauchen Sie eine zentrale Ablage für Ihre Offerten?

Möchten Sie Ihre Personaldossiers digital verfügbar haben?

Ist Ihr Kreditorenprozess noch sehr papierlastig?

Möchten Sie Ferien- und Abwesenheitsanträge digital erfassen und einfach genehmigen können?

Für alle diese Beispiele bietet SharePoint Online eine passende Lösung.

Prozesse automatisieren und Bearbeitungsoberflächen gestalten

Sie profitieren von der hervorragenden Integration von SharePoint Online mit der Power Platform von Microsoft. Mit Power Automate werden Ihre Prozesse automatisiert, Power Apps hilft Ihnen die Bearbeitungsoberflächen gemäss Ihren Wünschen zu gestalten und Power BI analysiert und visualisiert Ihre relevanten Daten. Je nach Szenario nutzen Sie sogar diese Tools ohne zusätzliche Kosten innerhalb Ihrer bestehenden Office/Microsoft 365-Lizenzen.

 

Beispiele aus der Praxis

Folgende Beispiele von Lösungen haben wir mit SharePoint Online und der Power Platform umgesetzt:

Kreditorenworkflow: Dokumentenablage mit automatischem Auslesen der Rechnungsdaten, Genehmigung und Weiterleitung ans ERP

 

Genehmigungsprozesse: Ein-/Mehrstufige Genehmigung von Rechnungen, Gesprächsprotokollen und vielem mehr

 

 

HR-Suite: Personaldossier mit automatisiertem Mitarbeitergespräch

 

Unsere Dienstleistungen

Gerne prüfen wir mit Ihnen gemeinsam, wie Sie SharePoint Online in Ihrer Organisation optimal nutzen können. Zusammen wecken wir das ungenutzte Potenzial aus dem Dornröschenschlaf. Wir gehen individuell auf Ihre Bedürfnisse ein, analysieren Ihre Ausgangslage und finden abschliessend die passende Lösung.

Kontaktieren Sie uns für eine Beratung oder Demo einer bestehenden Lösung.