Microsoft SharePoint
Zusammenarbeit & Dokumentenverwaltung
Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Dokumenten, welche extrem viele Funktionen darin anbietet. SharePoint kann in die Microsoft-Palette mit Office 365, Power Automate, Microsoft Teams und Power BI integriert werden.
Anwendungsfälle von Microsoft SharePoint
- Dokumentenverwaltung: Zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Dazu gehören Versionskontrolle, Check-in/Check-out und die Freigabe von Dokumenten.
Intranet: SharePoint kann zur Erstellung eines unternehmensinternen Intranets verwendet werden, das Funktionen wie Unternehmensnachrichten, Mitarbeiterverzeichnisse und Formulare enthalten kann.- Automatisierung von Geschäftsprozessen: Zum Beispiel Personal- und IT-Anfragen, Bestellungen und Rechnungsstellung.
- Extranet: Man kann SharePoint zur Erstellung externer Websites verwendet werden (Kunden-, Partner- und Lieferantenportale).
- Elektronischer Handel: SharePoint kann zur Erstellung einer E-Commerce-Website verwendet werden, die Produktkataloge, Warenkörbe und Auftragsverwaltung umfasst.
- Lernmanagement: Zur Erstellung eines Lernmanagementsystems (LMS) für die Bereitstellung von Online-Schulungen und die Verwaltung der Mitarbeiterentwicklung.
- Soziale Zusammenarbeit: Man kann es zur Erstellung eines sozialen Intranets nutzen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig vom Standort miteinander in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten.
Für wen ist die webbasierte Plattform geeignet?
Es eignet sich für ein breites Spektrum von Organisationen und Branchen, da es auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. – Nachfolgend ein paar Beispiele:
- Kleine bis grosse Unternehmen: Es handelt sich um eine vielseitige Plattform, die zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität innerhalb einer Organisation eingesetzt werden.
- Regierungsbehörden, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen: Es kann zur Erstellung von Intranet- und Extranet-Portalen für die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit sowie für die Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung verwendet werden.
- Organisationen des Gesundheitswesens: Zur Verwaltung von Patientenakten, zur Erstellung benutzerdefinierter Portale und zur Rationalisierung von Workflow-Prozessen.
Produktivität
Die Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionen von SharePoint helfen bei der Rationalisierung von Geschäftsprozessen und der Automatisierung von Aufgaben, was die Produktivität und Effizienz steigern können.
Zusammenarbeit & Kommunikation
Teams wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Projekten in Echtzeit, mit Funktionen wie Versionskontrolle und Co-Authoring ermöglicht. Das verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.
Die Intranet- und Extranet-Portale bieten eine Plattform für die interne und externe Kommunikation, wodurch der Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens verbessert wird.
Organisation & Flexibilität
Benutzern wird ermöglicht, Dokumente und Dateien an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und freizugeben, was das Auffinden und den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert. Zudem ist es eine Plattform, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden kann und bei Wachstum skaliert werden kann.
Sicherheit & Compliance
Die Plattform verfügt über integrierte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
Wie implementiert man Microsoft SharePoint?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zu implementieren, je nach den Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens:
SharePoint Online: Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Version, die von Microsoft gehostet wird. Sie erfordert keine Infrastruktur zur Einrichtung und ist über das Internet zugänglich. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie den IT-Aufwand minimieren möchten und nur über geringe IT-Ressourcen verfügen.
SharePoint im Hybrid-Modus: Bei dieser Option wird eine Kombination aus SharePoint Online und einer Vor-Ort-Installation verwendet. So können Sie die Vorteile der Cloud nutzen und gleichzeitig die Kontrolle über bestimmte Aspekte Ihrer Umgebung behalten.
Um SharePoint zu implementieren, müssen Sie Folgendes einplanen:
- Ermitteln Sie die Anforderungen für Ihr Unternehmen: Bestimmen Sie, welche Funktionen sie brauchen.
- Installieren und konfigurieren: Installieren Sie SharePoint auf den Servern und konfigurieren Sie es so, dass es den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.
- SharePoint anpassen und kennzeichnen: Sie können das Erscheinungsbild so anpassen, dass es dem Branding und Stil Ihrer Organisation entspricht.
- Benutzer schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer wissen, wie die Plattform effektiv genutzt wird.
- Pflegen und unterstützen: Regelmässige Umgebungspflege und den Benutzern Support anbieten.
Es ist sehr empfehlenswert, einen IT-Dienstleister bei der Implementierung von SharePoint in Ihrem Unternehmen beizuziehen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung, Architektur, Installation, Konfiguration, Anpassung, Schulung und Wartung.
Übersichtlicher Startseite der HR-Suite mit Schnellzugriff auf häufig verwendete Anwendungen
Schnellzugriff auf häufig gesuchte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Mitarbeiterbeurteilungen
Dokumente gemeinsam bearbeiten und Änderungen und Kommentare in Echtzeit nachverfolgen
Eine einheitliche Ablagestruktur und aussagekräftigen Metadaten machen Dokumente viel einfacher und schneller auffindbar.
Suchfelder und Filterfunktionen erleichtern die Suche zusätzlich.
Individuelle Einstellungen erlauben es Ihnen, festzulegen, welche Dokumente wie gehandhabt werden bezüglich:
- Genehmigung (Was muss von wem genehmigt werden?)
- Veröffentlichung (Jede Änderung wird laufend veröffentlicht vs. nur genehmigte Versionen werden veröffentlicht)
- Aufbewahrung (nicht löschen innerhalb von X Jahren)
- Versionsverwaltung (wer hat wann welche Änderung vorgenommen?)
Vertragsverwaltung: Kündigungstermine werden automatisch überwacht und frühzeitig eine Erinnerung an die zuständige Stelle gesendet:
Die nahtlose Integration von SharePoint mit weiteren Microsoft-Produkten ermöglicht erweiterte Anwendungsfälle wie das automatische Hochladen, taggen (Metadaten/Stichworte setzen) und verschieben von Dokumenten via PowerApps (Nutzung in Office365-Lizenzen inkludiert)
Relevante Metadaten lassen sich graphisch aufbereiten:
Genehmigungen können via Outlook oder Teams beantwortet werden:
- Worum geht's
-
Anwendungsfälle von Microsoft SharePoint
- Dokumentenverwaltung: Zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten innerhalb einer Organisation. Dazu gehören Versionskontrolle, Check-in/Check-out und die Freigabe von Dokumenten.
- Intranet: SharePoint kann zur Erstellung eines unternehmensinternen Intranets verwendet werden, das Funktionen wie Unternehmensnachrichten, Mitarbeiterverzeichnisse und Formulare enthalten kann.
- Automatisierung von Geschäftsprozessen: Zum Beispiel Personal- und IT-Anfragen, Bestellungen und Rechnungsstellung.
- Extranet: Man kann SharePoint zur Erstellung externer Websites verwendet werden (Kunden-, Partner- und Lieferantenportale).
- Elektronischer Handel: SharePoint kann zur Erstellung einer E-Commerce-Website verwendet werden, die Produktkataloge, Warenkörbe und Auftragsverwaltung umfasst.
- Lernmanagement: Zur Erstellung eines Lernmanagementsystems (LMS) für die Bereitstellung von Online-Schulungen und die Verwaltung der Mitarbeiterentwicklung.
- Soziale Zusammenarbeit: Man kann es zur Erstellung eines sozialen Intranets nutzen, das es den Mitarbeitern ermöglicht, unabhängig vom Standort miteinander in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten.
- Für wen
-
Für wen ist die webbasierte Plattform geeignet?
Es eignet sich für ein breites Spektrum von Organisationen und Branchen, da es auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. – Nachfolgend ein paar Beispiele:
- Kleine bis grosse Unternehmen: Es handelt sich um eine vielseitige Plattform, die zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität innerhalb einer Organisation eingesetzt werden.
- Regierungsbehörden, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen: Es kann zur Erstellung von Intranet- und Extranet-Portalen für die interne und externe Kommunikation und Zusammenarbeit sowie für die Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung verwendet werden.
- Organisationen des Gesundheitswesens: Zur Verwaltung von Patientenakten, zur Erstellung benutzerdefinierter Portale und zur Rationalisierung von Workflow-Prozessen.
- Ihr Nutzen
-
Produktivität
Die Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionen von SharePoint helfen bei der Rationalisierung von Geschäftsprozessen und der Automatisierung von Aufgaben, was die Produktivität und Effizienz steigern können.
Zusammenarbeit & Kommunikation
Teams wird die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Projekten in Echtzeit, mit Funktionen wie Versionskontrolle und Co-Authoring ermöglicht. Das verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.
Die Intranet- und Extranet-Portale bieten eine Plattform für die interne und externe Kommunikation, wodurch der Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens verbessert wird.Organisation & Flexibilität
Benutzern wird ermöglicht, Dokumente und Dateien an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und freizugeben, was das Auffinden und den Zugriff auf wichtige Informationen erleichtert. Zudem ist es eine Plattform, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden kann und bei Wachstum skaliert werden kann.
Sicherheit & Compliance
Die Plattform verfügt über integrierte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die den Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
- Implementation
-
Wie implementiert man Microsoft SharePoint?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten zu implementieren, je nach den Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens:
SharePoint Online: Hierbei handelt es sich um eine cloudbasierte Version, die von Microsoft gehostet wird. Sie erfordert keine Infrastruktur zur Einrichtung und ist über das Internet zugänglich. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie den IT-Aufwand minimieren möchten und nur über geringe IT-Ressourcen verfügen.
SharePoint im Hybrid-Modus: Bei dieser Option wird eine Kombination aus SharePoint Online und einer Vor-Ort-Installation verwendet. So können Sie die Vorteile der Cloud nutzen und gleichzeitig die Kontrolle über bestimmte Aspekte Ihrer Umgebung behalten.
Um SharePoint zu implementieren, müssen Sie Folgendes einplanen:
- Ermitteln Sie die Anforderungen für Ihr Unternehmen: Bestimmen Sie, welche Funktionen sie brauchen.
- Installieren und konfigurieren: Installieren Sie SharePoint auf den Servern und konfigurieren Sie es so, dass es den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.
- SharePoint anpassen und kennzeichnen: Sie können das Erscheinungsbild so anpassen, dass es dem Branding und Stil Ihrer Organisation entspricht.
- Benutzer schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer wissen, wie die Plattform effektiv genutzt wird.
- Pflegen und unterstützen: Regelmässige Umgebungspflege und den Benutzern Support anbieten.
Es ist sehr empfehlenswert, einen IT-Dienstleister bei der Implementierung von SharePoint in Ihrem Unternehmen beizuziehen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung, Architektur, Installation, Konfiguration, Anpassung, Schulung und Wartung.
- Beispiele
-
Übersichtlicher Startseite der HR-Suite mit Schnellzugriff auf häufig verwendete Anwendungen
Schnellzugriff auf häufig gesuchte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Mitarbeiterbeurteilungen
Dokumente gemeinsam bearbeiten und Änderungen und Kommentare in Echtzeit nachverfolgen
Eine einheitliche Ablagestruktur und aussagekräftigen Metadaten machen Dokumente viel einfacher und schneller auffindbar.
Suchfelder und Filterfunktionen erleichtern die Suche zusätzlich.Individuelle Einstellungen erlauben es Ihnen, festzulegen, welche Dokumente wie gehandhabt werden bezüglich:
- Genehmigung (Was muss von wem genehmigt werden?)
- Veröffentlichung (Jede Änderung wird laufend veröffentlicht vs. nur genehmigte Versionen werden veröffentlicht)
- Aufbewahrung (nicht löschen innerhalb von X Jahren)
- Versionsverwaltung (wer hat wann welche Änderung vorgenommen?)
Vertragsverwaltung: Kündigungstermine werden automatisch überwacht und frühzeitig eine Erinnerung an die zuständige Stelle gesendet:
Die nahtlose Integration von SharePoint mit weiteren Microsoft-Produkten ermöglicht erweiterte Anwendungsfälle wie das automatische Hochladen, taggen (Metadaten/Stichworte setzen) und verschieben von Dokumenten via PowerApps (Nutzung in Office365-Lizenzen inkludiert)
Relevante Metadaten lassen sich graphisch aufbereiten:
Genehmigungen können via Outlook oder Teams beantwortet werden:
- Ihr Ansprechpartner
-
Interessiert an dieser Lösung?