Microsoft 365 Copilot in der Praxis: Die wichtigsten Learnings aus AI Productivity Unleashed

Viele Unternehmen diskutieren noch darüber, wie künstliche Intelligenz „irgendwann“ unsere Arbeit verändern wird. Doch Microsoft 365 Copilot zeigt schon heute, wie fortgeschritten diese Veränderung bereits ist. Die Sessions am AI Productivity Unleashed machten deutlich, was bereits möglich ist und welche Fehler man bei der Einführung besser nicht macht.
Gehören Sie zu denen, die erkannt haben, dass es jetzt ernst wird mit KI? Dann sind diese kompakten Learnings genau das Richtige. Hier finden Sie die wichtigsten Key Takeaways aus den Sessions zusammengefasst.

Was Sie über Microsoft 365 Copilot wissen müssen!

Oversharing-Angst? So bekommst du deine M365-Umgebung in den Griff! 🔐

Session: Daniel Rohregger, Microsoft MVP in M365 Copilot

Worum geht’s?

In dieser Session stand das Thema Oversharing im Mittelpunkt – also Situationen, in denen Mitarbeitende plötzlich Zugriff auf Daten haben, die sie eigentlich nicht sehen dürften. Daniel zeigte eindrücklich, wie weitverbreitet dieses Problem ist und warum es mit Microsoft 365 Copilot sichtbar wird. Der Grund dafür ist simpel: In vielen Unternehmen herrscht Datenchaos mit falschen Berechtigungen, offenen Teams und schlecht geschützten Dateien. Wenn Copilot auf dieser Grundlage arbeitet, erscheinen in Antworten Informationen, auf die Mitarbeitende eigentlich keinen Zugriff haben sollten.

Kernbotschaft:

Bevor Microsoft 365 Copilot produktiv eingesetzt wird, müssen Daten, Berechtigungen und Freigaben kontrolliert und bereinigt werden

Wichtigste Learnings:

• Datenbasis bereinigen: Berechtigungen, Freigabelinks und öffentliche Teams prüfen und korrigieren
• Risiken erkennen: Mit einer SharePoint-Analyse kritische Sites und problematische Freigabelinks identifizieren
• Governance etablieren: Sensitivitätslabels, Access Reviews und klare Regeln für Sharing und Datenzugriff einführen
• Kontinuierlich überwachen: Einen Prozess schaffen, um neue Risiken und Oversharing laufend zu erkennen und zu beheben

M365 Copilot Reality Check – will it work or will it fail? 🧐

Session: Tanja Wiehoff, Microsoft MVP in M365 Copilot

Worum geht’s?

Tanja führte die Teilnehmenden spielerisch durch verschiedene Alltags-Use-Cases und stellte immer wieder die gleiche Frage: „Kann KI das – oder nicht?“ Auf humorvolle Weise zeigte sie, wie Microsoft 365 Copilot in der Praxis tatsächlich funktioniert. Manche Aufgaben meistert Copilot beeindruckend gut, andere nur teilweise und bei einigen stösst die KI klar an ihre Grenzen.

Kernbotschaft:

Ein gesunder Realitätssinn ist entscheidend: KI kann viel, aber nicht alles!

Wichtigste Learnings:

• Copilot ist besonders stark bei strukturierten Aufgaben: Zusammenfassen, Umformulieren, Ideen generieren, Präsentationen vorbereiten oder erste Entwürfe erstellen.

• Bei komplexem Kontext, vagen Anweisungen oder fehlenden Informationen liefert Copilot oft nur halbstarke Resultate, die noch überarbeitet werden müssen.

• Wichtig ist, die Erwartungen realistisch zu halten: Copilot bringt echten Mehrwert, wenn Unternehmen ihre Arbeitsweise weiterentwickeln. Teams sollten bereit sein, Neues auszuprobieren, Routinen anzupassen und den Umgang mit KI Schritt für Schritt zu lernen.

Von Hype zu Impact – Ein Framework zur Erfolgsmessung von KI-Adoption im Arbeitsalltag 📈

Session: Leonardo Ballacchino

Worum geht’s?

Leonardo zeigte, dass vielen Unternehmen der Überblick fehlt. Sie wissen weder, wie gut ihre Copilot-Einführung verläuft noch wie stark Copilot bereits im Arbeitsalltag angenommen und genutzt wird. Die Messung ist über mehrere Tools verteilt, es fehlt an Transparenz, einem klaren Vorgehen und konkreten Massnahmen. Genau dafür hat er das M365 Copilot Adoption Framework entwickelt: ein Modell, das den Reifegrad pro Phase sichtbar macht, passende Massnahmen liefert und Unternehmen einen klaren Weg zu nachhaltiger Nutzung zeigt.

Kernbotschaft:

Microsoft 365 Copilot wird nur dann nachhaltig eingeführt, wenn Mitarbeitende Schritt für Schritt einbezogen werden und man den Fortschritt im Blick behält.

Wichtigste Learnings:

• Nur wer den Fortschritt regelmässig überprüft, erkennt frühzeitig Lücken in der Einführung und Nutzung von Copilot und kann gezielt Massnahmen ergreifen, um die Adoption voranzubringen.

• Der Nutzen entsteht erst, wenn Microsoft 365 Copilot regelmässig angewendet und in Prozesse integriert wird.

• Mit dem Framework von Leonardo Ballacchino können auch Sie die Einführung von Microsoft 365 Copilot systematisch bewerten.

Copilot Notebooks – Copilot Chats, Pages, Loop und OneNote: alles vereint! 📒

Session: Christoph Twiehaus, Microsoft MVP in M365 Copilot

Worum geht’s?

Copilot Notebooks bieten einen Arbeitsraum, in dem man Informationen sammeln, Zwischenschritte festhalten und Aufgaben gemeinsam mit Copilot entwickeln kann. Statt alles in einen einzigen Prompt zu pressen, lassen sich Ideen, Analysen oder Konzepte Schritt für Schritt aufbauen. Copilot Notebooks sind ideal für Aufgaben, die mehr Kontext und Klarheit benötigen.

Kernbotschaft:

Notebooks helfen, komplexe Aufgaben mit Microsoft 365 Copilot klarer, strukturierter und nachvollziehbarer zu lösen.

Wichtigste Learnings:

• Mehr Struktur, weniger Chaos: Notebooks bündeln Gedanken, Inhalte und KI-Antworten an einem Ort und machen die Zusammenarbeit mit Copilot übersichtlicher.

• Basis für mehr KI: Notebooks schaffen die Grundlage, um später mit Copilot Agents oder komplexeren Workflows weiterzuarbeiten.

• Für anspruchsvollere Aufgaben: Analysen, Recherchen oder erste Konzeptideen kann man Schritt für Schritt aufbauen, statt alles mit einem einzigen Prompt lösen zu müssen.

Agent 007 war gestern – jetzt kommen die Copilot Agents! 🕵️‍♂️

Session: Pascal Brunner-Nikolla, Microsoft MVP in M365 Copilot

Worum geht’s?

Pascal gab einen Einblick in die nächste Evolutionsstufe von Microsoft 365 Copilot: Agents. Während Copilot heute vor allem beim Erstellen, Zusammenfassen oder Analysieren von Inhalten unterstützt, können Agents ganze Arbeitsschritte selbstständig ausführen. Dazu gehören zum Beispiel das Abrufen von Daten, das Verarbeiten von Informationen oder das Starten kleiner Workflows. Damit werden sie zu digitalen Teammitgliedern, die wiederkehrende Aufgaben zuverlässig erledigen.

Kernbotschaft:

Agents erweitern Copilot um echte Automatisierung und können Aufgaben übernehmen, die bisher manuell erledigt wurden.

Wichtigste Learnings:

• Nicht jeder Prozess ist agent-tauglich: Wir haben gelernt, dass Agents vor allem dann wirklichen Mehrwert bringen, wenn Prozesse klar definiert, wiederholbar und datenbasiert sind.

• Struktur schlägt Kreativität: Während Copilot im Chat kreative Inputs liefert, funktionieren Agents am besten in klaren, regelbasierten Abläufen. Das zwingt Unternehmen dazu, ihre Prozesse sauber zu dokumentieren.

• Der Nutzen entsteht schrittweise: Die Session zeigte, dass man klein starten sollte. Ein einzelner sinnvoller Agent bringt mehr als zehn unausgereifte Ideen.
  Wie dieser Effekt aussehen kann, zeigt unsere Erfolgsgeschichte aus der Praxis:
  👉 Copilot Agent Erfolgsgeschichte

Fazit

Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr. Sie verändert bereits heute, wie wir arbeiten, entscheiden und zusammenarbeiten. Für Unternehmen wird es entscheidend sein, sich jetzt mit den Möglichkeiten, Chancen und Grenzen von Lösungen wie Microsoft 365 Copilot auseinanderzusetzen. Wer früh lernt, KI sinnvoll einzusetzen, verschafft sich einen klaren Vorsprung.

Der diesjährige AI Productivity Unleashed hat eindrücklich gezeigt, wie viel Potenzial in KI steckt und wie unterschiedlich die Wege zur erfolgreichen Einführung sein können. Ein herzliches Dankeschön geht an alle Speaker, die ihre Erfahrungen, Praxisbeispiele und ehrlichen Einblicke geteilt haben und natürlich an Fabio Bonolo, der den Event mit viel Engagement und Herzblut organisiert hat.

Wir freuen uns bereits jetzt auf die nächste Ausgabe – und darauf, gemeinsam noch tiefer in die Welt der KI einzutauchen.