Individuelle Prozessoptimierung mit M365 & Power Platform

Unser Angebot im Überblick

In Unternehmen werden täglich zahlreiche Arbeitsprozesse durchgeführt, um Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen, was den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit massgeblich beeinflusst. Mit der Digitalisierung wurden viele Prozesse verändert und bereits grundlegend optimiert, wobei zahlreiche Tools die Abwicklung unterstützen und eine schnellere sowie effizientere Durchführung ermöglichen. Doch in vielen Unternehmen bleibt ein beträchtliches Potenzial zur weiteren Optimierung ungenutzt. Eine erfolgreiche Prozessoptimierung hilft Ihnen dabei, Abläufe zu verbessern, Kosten zu senken und die Qualität der Ergebnisse zu erhöhen, wodurch die Produktivität und Ihr Unternehmenserfolg gesteigert werden. Dies kann durch den Einsatz neuer Tools oder die bessere Handhabung bereits eingesetzter Ressourcen erreicht werden. Beispielsweise können neue Softwarelösungen Arbeitsabläufe verbessern oder gezieltes Training der Mitarbeitenden kann zu einer Leistungssteigerung führen.

Die Arbeitsprozesse jedes Unternehmens unterscheiden sich nach den Anforderungen der Geschäftsbereiche, den Bedürfnissen der Kunden und den eigenen strategischen Zielen. Deshalb ist es wichtig, Prozessoptimierungen individuell auf die Bedürfnisse einzelner Unternehmen auszurichten. Mit unserem Produktivitätsangebot erhalten Sie genau das: Eine individuelle Einschätzung und Beratung für eine mögliche Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen mit anschliessender kompetenter Umsetzung.

In unserem letzten Blogbeitrag haben wir die ersten zwei Phasen unseres Angebots vorgestellt. Darin ging es um die Evaluation Ihrer Kenntnisse, Anforderungen und Möglichkeiten. In der letzten Phase und somit diesem Blogbeitrag geht es darum, anhand der gewonnenen Erkenntnisse Handlungsempfehlungen abzuleiten und Ihre Arbeitsweise, Prozesse und Abläufe zu optimieren.

Kleiner Recap: Demo & Assessment Hour

Mithilfe der kostenlosen Demo und der unverbindlichen Assessment Hour lernen wir Ihre Arbeitsweise, Ihr vorhandenes Know-how und Ihre Anforderungen kennen. Dabei zeigen wir Ihnen bereits Verbesserungspotenziale und mögliche Lösungen auf. Erfahren Sie mehr darüber.

Wenn Sie von unserem Angebot und unserer Erfahrung überzeugt sind, gehen wir gemeinsam einen Schritt weiter. Nach dieser ersten, oberflächlichen Standortbestimmung starten wir mit Ihrem ersten Business Case.

Von Analyse zu Action: Ihr Weg zu besseren Prozessen

Der Business Case startet mit einem gemeinsamen Workshop zur vertieften Analyse Ihrer Arbeitsumgebung. Dabei fokussieren wir uns auf die täglichen Arbeitsprozesse, decken Ineffizienzen auf und identifizieren papierlastige Prozesse, Kommunikationsbrüche und häufige Fehler. So erkennen wir mögliche Lösungsfelder, welche wir mit Ihnen angehen können.

Aus den gesammelten Erkenntnissen leiten wir konkrete Handlungsempfehlungen ab, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens ausgerichtet sind. Anhand konkreter Beispiele zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können. Gemeinsam priorisieren wir diese Handlungsempfehlungen und entscheiden, welche Anpassungen wir in einem ersten Schritt umsetzen.

Die Umsetzung ist daher sehr kundenspezifisch und genau auf die im Workshop erkannten Bedürfnisse zugeschnitten. Oft ergeben sich für die Mitarbeitenden aus kleinen Änderungen bereits grosse Verbesserungen (Quick Wins).

Prozessoptimierung im Fokus: Erfolgsfälle in der Praxis

In den folgenden Abschnitten präsentieren wir zwei konkrete Beispiele aus der Praxis, die die erfolgreiche Implementierung von Microsoft Teams und Microsoft Planner veranschaulichen. Diese Fälle zeigen, wie massgeschneiderte Lösungen zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen können. Bitte beachten Sie, dass jede Umsetzung individuell auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden abgestimmt wird und somit bei jedem Kunden leicht abweichen kann. Dennoch bieten diese erfolgreichen Fälle wertvolle Einblicke und können auch für Ihr Unternehmen von grossem Nutzen sein.

1. Beispiel Case: Beratung zur erfolgreichen Teams-Einführung

Microsoft Teams ist eine umfassende Kommunikations- und Datenablageplattform, die die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Austausch erheblich verbessern kann. Daher empfehlen wir die Einführung von Teams zur zentralisierten Kommunikation über Chats, zum Austausch über Kanäle und zur Ablage Ihrer Daten.

Der Business Case zur Einführung von Microsoft Teams begann mit der Analyse der aktuellen Ablagestruktur auf dem Fileserver, um die vorhandene Organisation und mögliche Verbesserungen zu erkennen. Basierend auf dieser Analyse wurde eine neue, optimierte Struktur in Microsoft Teams vorgeschlagen. Dabei wurden sinnvolle Teams und Kanäle ausgearbeitet, um eine konsistente Struktur ohne Redundanzen zu gewährleisten.
In einem von uns moderierten Workshop wurde der Vorschlag mit den Beteiligten geprüft und genehmigt. Anschliessend folgte die Schulung der Mitarbeitenden, in der die Funktionalitäten von Microsoft Teams vermittelt und die zukünftige Arbeitsweise erläutert wurden. Abschliessend wurde eine Teams-Richtlinie erstellt, die Namenskonventionen, Berechtigungen und weitere Governance-Aspekte definiert, um eine effiziente und sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Die Umsetzung dieses Business Case verbesserte die Kommunikation im gesamten Unternehmen und führte zu einer effizienteren Zusammenarbeit, indem der Austausch vereinfacht wurde. Die Einführung von Microsoft Teams bietet für Unternehmen jeder Branche und Grösse einen grossen Nutzen. Sie haben Microsoft Teams noch nicht im Einsatz oder haben das Gefühl Sie nutzen nicht alle Kapazitäten? Dann melden Sie sich bei uns.

2. Beispiel Case: Einführung von Microsoft Planner im Bestellprozess

Microsoft Planner ist ein Tool für das Aufgabenmanagement und die Projektplanung, welches Teams ermöglicht, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu verfolgen. Dadurch wird die Zusammenarbeit und Organisation verbessert. Auch für die Abwicklung von Bestellungen erweist sich der Planner als äusserst hilfreich. Hier erläutern wir, wie ein entsprechender Business Case umgesetzt wurde.

Zunächst analysierten wir den aktuellen Bestellprozess, um bestehende Abläufe und Herausforderungen zu identifizieren. Anschliessend zeigten wir dem Kunden die Funktionalitäten von Microsoft Planner auf und wie diese für die Bestellabwicklung genutzt werden können. Die Planner-Umgebung wurde spezifisch auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und entsprechend eingerichtet. Abschliessend erfolgte eine Schulung der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie die neuen Tools und Abläufe verstehen und effektiv nutzen können. Während der Startphase begleiteten wir die Mitarbeitenden, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten und etwaige Fragen oder Probleme sofort zu klären.

Dieser Business Case trug zur Digitalisierung des Unternehmens bei und optimierte den Bestellpozess, indem nun der Fortschritt einzelner Bestellungen zu jeder Zeit von allen Beteiligten nachverfolgt werden kann. Auch für die Abwicklung von anderen Prozessen und Projekten oder für die Planung Ihrer täglichen Arbeiten eignet sich der Planner hervorragend. Sie möchten mehr über den Planner erfahren? Wir beraten Sie gerne.

Erfolg durch Prozessoptimierung

Durch die Optimierung Ihrer Prozesse können Sie nicht nur Ihre Kosten senken, sondern auch Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und Innovation fördern. Unsere Expertise liegt darin, das volle Potenzial Ihrer Microsoft 365-Lizenzen und der Power Platform auszuschöpfen und Ihnen zu helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen, zu digitalisieren und sogar zu automatisieren.

Zahlreiche Vorteile der Prozessoptimierung liegen auf der Hand:

• Tiefere Kosten: Durch die Vereinheitlichung, Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Prozesse steigt die Effizienz und die Kosten sinken. Viele Kunden nutzen bereits Microsoft 365, jedoch oft nicht in vollem Umfang. Wir unterstützen Sie dabei, dieses brachliegende Potenzial auszuschöpfen. Auf diese Weise erhöhen Sie Ihre Produktivität, ohne weitere Kosten für teure Programme aufzuwenden.
• Bleiben Sie innovativ: Microsoft-Produkte entsprechen dem neusten Stand der Technik und werden kontinuierlich erweitert und verbessert. So holen Sie stets das beste aus Ihren Möglichkeiten heraus.
• Effizienzsteigerung: Standardisierte, digitale und automatisierte Prozesse sind effizienter als manuelle, fehleranfällige Prozesse. Durch schnell auffindbare und nachvollziehbare Informationen verkürzen Sie die Zeit, die beim Suchen verloren geht.
• Dateningetration: Mit der Power Platform führen wir Daten aus verschiedenen Systemen zusammen und verhindern, dass gleiche Daten an mehreren Orten gepflegt werden müssen. Dies ermöglicht eine nahtlose Datenintegration und eine verbesserte Datenkonsistenz.
• Bleiben Sie flexibel: Alle Lösungen befinden sich in Ihrer Microsoft-Umgebung, wodurch Sie die volle Kontrolle über Ihre Systeme behalten und Änderungen jederzeit einfach vornehmen können.

Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, Ihre Prozesse zu optimieren und so Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig zu steigern.

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