HR-Prozesse, HR-Suite, HR

Digitale HR-Prozesse mit M365

Das Wichtigste in Kürze 

HR-Prozesse umfassen alle Aktivitäten im Personalmanagement, die Mitarbeitende effektiv verwalten, fördern und unterstützen. Durch die Digitalisierung, insbesondere mit Microsoft 365, können administrative Aufgaben automatisiert und vereinfacht werden, sodass HR-Teams mehr Zeit für strategische Aufgaben haben. Unsere massgeschneiderten Lösungen steigern die Effizienz und Produktivität, während sie gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit fördern. Nutzen Sie unsere kostenlose Assessment Hour, um herauszufinden, wie Sie Ihr HR optimieren können. 

Was sind HR-Prozesse?

HR-Prozesse (Human Resources-Prozesse) sind alle Aktivitäten und Abläufe, die im Personalmanagement einer Organisation stattfinden. Sie zielen darauf ab, die Mitarbeitenden effektiv zu verwalten, zu fördern und zu unterstützen. Zu den wichtigsten HR-Prozessen gehören: 

  1. Personalplanung: Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs sowie die strategische Planung von Kapazitäten. 
  2. Recruiting: Durchführung von Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement und Auswahlverfahren zur Besetzung offener Positionen. 
  3. Onboarding: Einführung neuer Mitarbeitenden ins Unternehmen, einschliesslich Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Informationen. 
  4. Personalverwaltung: Organisation und Verwaltung von Verträgen, Gehältern, Arbeitszeiten sowie Pflege der Personalakten. 
  5. Mitarbeiterentwicklung: Förderung von Mitarbeitenden durch Schulungen, Weiterbildungen und individuelle Karriereplanung. 
  6. Performance Management: Definition von Zielen, Durchführung von Feedbackgesprächen und Implementierung von Massnahmen zur Leistungssteigerung. 
  7. Mitarbeiterbindung: Entwicklung von Programmen zur Steigerung der Zufriedenheit und Motivation, etwa durch Benefits und Work-Life-Balance-Angebote. 
  8. Offboarding: Strukturierte Begleitung von Mitarbeitenden beim Austritt aus dem Unternehmen durch Übergabeprozesse und Feedbackgespräche. 
  9. Compliance und rechtliche Aspekte: Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Datenschutzbestimmungen und Unternehmensrichtlinien. 

Diese Prozesse schaffen ein strukturiertes, produktives Arbeitsumfeld und fördern den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Je nach Unternehmen können sich diese Prozesse auch auf Vorgesetzte und Teamleiter verteilen, was die Zusammenarbeit zwischen HR und den operativen Einheiten beeinflusst. Faktoren wie Unternehmensgrösse, Struktur und Führungskultur bestimmen, wie stark Vorgesetzte in die Umsetzung der HR-Prozesse eingebunden sind. 

 

Wie sieht die Digitalisierung von HR-Prozessen aus?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen automatisiert vor allem administrative Aufgaben, um das HR zu entlasten. Sie spart Zeit und Ressourcen, die dann für strategische und kreative Aufgaben wie Talentförderung und Unternehmenskulturentwicklung genutzt werden können. Während administrative Prozesse durch Softwarelösungen effizienter gestaltet werden, bleiben menschliche Interaktion und kreative Ansätze für die Mitarbeiterbetreuung unverzichtbar. Doch auch bei diesen Aufgaben kann Sie unsere Lösung unterstützen. Digitale Plattformen und Tools unterstützen Sie dabei, strategische und kreative HR-Aufgaben effizient und übersichtlich auszuführen. 

 

Effizient, übersichtlich, digital: Modernisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit uns!

Die Digitalisierung von HR-Prozessen eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Transparenz zu schaffen und die Qualität interner Abläufe zu steigern. Wir unterstützen Sie dabei, zentrale Prozesse zu digitalisieren und auf die moderne Arbeitswelt anzupassen. Mit unserer Lösung auf Basis von Microsoft 365 (M365) bieten wir Ihnen leistungsstarke Tools und Plattformen, um die Verwaltung und Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden effizienter zu gestalten. 

Unser HR-Digitalisierungsangebot im Überblick:

Digitales Personaldossier

Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und weitere personalbezogene Dokumente werden sicher in der Cloud verwaltet. Mit M365 können Sie SharePoint für die Ablage nutzen und Power Automate für automatisierte Workflows integrieren. Zugriffsberechtigungen können ausserdem individuell verteilt werden: Mitarbeitende sehen nur ihre Lohnausweise, Vorgesetzte nur Protokolle von Jahresgesprächen. So bleibt die Datensicherheit gewahrt, während die Verwaltung vereinfacht wird.

Vorteile: Schneller & zentraler Zugriff, einfache Nachverfolgung und bessere Übersicht 

Personalrekrutierung

Durch digitales Bewerbermanagement wird der gesamte Recruiting-Prozess effizienter gestaltet – von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl. Mithilfe von M365-Tools profitieren Sie von einer zentralen Ablage von Bewerbungsunterlagen auf dem SharePoint sowie einer einfachen Koordination von Terminen mit dem Microsoft Planner.

Vorteile: Automatisierte Abläufe und eine positive Bewerber Erfahrung 

Personaleintritt

Das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch digitale Checklisten, Schulungspläne und strukturierte Abläufe optimiert. Mit Planner und Teams stellen Sie sicher, dass keine Aufgabe vergessen wird. Zusätzlich wird das technische Onboarding automatisiert: Die Erstellung des Entra-Users, Lizenzvergabe, Gruppenzugehörigkeiten und die Einrichtung von E-Mail-Postfächern erfolgen nahtlos und effizient, wodurch der administrative Aufwand erheblich reduziert wird.

Vorteile: Schnellere Einarbeitung, klar definierte Verantwortlichkeiten und bessere Integration. 

Personalentwicklung

Mitarbeitergespräche und Weiterentwicklungspläne werden durch digitale Workflows und zentrale Dokumentation vereinfacht. M365 unterstützt dies mit SharePoint für die Dateiablage mit individuellen Zugriffsberechtigungen, Teams für die Protokollfreigaben sowie Outlook für automatisierte Terminbuchung und Terminkoordination.

Vorteile: Zentrale Organisation, effiziente Kommunikation und hohe Datensicherheit

Personalaustritt

Auch der Austritt von Mitarbeitenden lässt sich digital abbilden – mit standardisierten Prozessen zur Übergabe von Aufgaben, Rückgabe von Arbeitsmitteln und Abschlussgesprächen – ebenfalls auf der Basis von Planner, um klare Abläufe zu erhalten. 

Vorteile: Geordneter Ablauf und klare Nachvollziehbarkeiten

Wir bieten Ihnen eine kostenlose Assessment Hour, in der wir: 

  • Den aktuellen Stand der Digitalisierung und Automatisierung in Ihrer HR-Abteilung analysieren. 
  • Ihre Anforderungen und Ziele gemeinsam festhalten. 
  • Ein schriftliches Assessment Summary sowie Vorschläge für die nächsten Schritte erstellen. 

Im Anschluss entwickeln wir Ihre Lösung und begleiten Sie mit umfassender Beratung – unser Consulting-Angebot umfasst: 

  • Beratung für die Entwicklung massgeschneiderter Lösungen. 
  • Entwicklung, Dokumentation und Schulung Ihrer neuen Prozesse. 
  • Regelmässige Review-Meetings, um Fortschritte zu besprechen und weitere Schritte zu planen. 

 

Was macht unsere Lösung einzigartig?

Unsere Lösungen basieren auf der M365-Suite, was bedeutet, dass Ihre digitalen HR-Prozesse zentral mit M365 aufgebaut werden. Sie benötigen keine zusätzlichen externen Anwendungen, um von der Digitalisierung zu profitieren. M365 bietet eine zentrale Plattform, die speziell für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen optimiert ist. Mit Tools wie SharePoint für Dokumentenmanagement, Power Automate für Workflows, Teams für die Zusammenarbeit und Power BI für Analysen können Sie Ihre HR-Prozesse nahtlos digital abbilden und optimieren. Dabei sind unsere Lösungen modular aufgebaut und werden individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst. So setzen wir nur das um, was Sie wirklich brauchen und Ihnen einen messbaren Mehrwert bietet. Die Integration dieser Lösungen sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für Datensicherheit und Flexibilität.

 

Für wen ist unsere Lösung interessant?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist für Unternehmen aus allen Branchen geeignet. Unternehmen mit einem starken Fokus auf Wachstum, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit profitieren besonders von den Vorteilen einer digitalen Personalabteilung. Spezifisch ist unsere Lösung ausgerichtet auf:

Mittelständische Unternehmen (KMU): Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können von der Flexibilität und Skalierbarkeit digitaler HR-Lösungen profitieren, um mit begrenzten Ressourcen effizient zu arbeiten.

Unternehmen mit wachsenden Mitarbeiterzahlen: Unternehmen, die schnell wachsen oder viele Mitarbeitende verwalten, profitieren von der Effizienz, die digitale Prozesse bieten. 

Unternehmen mit hohem Verwaltungsaufwand: Firmen, die eine Vielzahl an administrativen Aufgaben zu bewältigen haben, wie beispielsweise das Management vieler Verträge, Abwesenheiten oder Leistungsbeurteilungen können durch digitale Lösungen den Aufwand erheblich reduzieren und den Überblick behalten. 

 

Inwiefern erhöht die Digitalisierung von HR-Prozessen Ihre Produktivität?

Die Digitalisierung von HR-Prozessen trägt massgeblich zur Produktivitätssteigerung bei, indem sie administrative Aufgaben vereinfacht, Zeit spart und Ressourcen effizienter genutzt werden. Hier sind einige spezifische Möglichkeiten, wie die Produktivität durch digitale HR-Lösungen erhöht wird: 

  • Automatisierung von Routineaufgaben

    Durch die Automatisierung von Verwaltungsprozessen wie der Erstellung von Arbeitsverträgen, der Verwaltung von Abwesenheiten oder der Lohnabrechnung können HR-Teams repetitive Aufgaben schneller erledigen und sich auf strategische, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.

  • Zentralisierte Datenverwaltung

    Digitale Tools ermöglichen eine zentrale und strukturierte Speicherung von Personaldaten. Dadurch wird der Zugriff auf Informationen schneller und einfacher, was den Verwaltungsaufwand verringert und gleichzeitig Fehlerquellen reduziert.

  • Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit

    Tools wie Microsoft Teams oder SharePoint verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des HR-Teams sowie mit anderen Abteilungen. Dies beschleunigt Entscheidungsprozesse und fördert eine schnelle, transparente Arbeitsweise.

  • Verbesserte Rekrutierungsprozesse

    Durch digitale Bewerbermanagement-Systeme werden die Prozesse von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung optimiert. Automatisierte Workflows und die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Bewerbervorauswahl führen zu einer schnelleren und präziseren Auswahl, wodurch Personalressourcen effizienter eingesetzt werden können. 

  • Schnelles Onboarding

    Mit digitalen Onboarding-Lösungen können neue Mitarbeitende schneller integriert und mit den notwendigen Informationen und Ressourcen ausgestattet werden. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit und verbessert die Produktivität der neuen Mitarbeitenden von Anfang an. 

  • Verbesserte Mitarbeiterbindung und Engagement

    Durch digitale Tools zur Personalentwicklung, wie etwa Online-Schulungen und Leistungsbeurteilungen, können Mitarbeiter gezielt gefördert und weitergebildet werden. Dies führt zu einer höheren Mitarbeitermotivation und -bindung, was wiederum die Produktivität steigert. 

  • Reduzierung von Fehlern und Zeitaufwand

    Automatisierte Workflows und die Nutzung digitaler Plattformen reduzieren menschliche Fehler und den damit verbundenen Aufwand. Die Standardisierung von Prozessen führt zu einer besseren Konsistenz und Effizienz im gesamten HR-Bereich.

Die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Produktivität und einer verbesserten Mitarbeitererfahrung. Mit unseren massgeschneiderten Lösungen auf Basis von Microsoft 365 bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre HR-Abläufe zu optimieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. 

Nutzen Sie unsere kostenlose Assessment Hour, um den ersten Schritt in eine digitale Zukunft zu machen und lassen Sie uns gemeinsam Ihre HR-Prozesse auf das nächste Level heben. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir freuen uns darauf, Sie zu unterstützen! 

 

 

 

Ihre Ansprechpartner

André Schär

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