Dokumentenmanagement mit M365 leicht gemacht!
Das Wichtigste in Kürze
Unsere Lösung für den Datenaustausch und das Dokumentenmanagement basiert zu 100 % auf Microsoft-Standardkomponenten, insbesondere auf Microsoft SharePoint. Dadurch bietet sie eine innovative, anpassungsfähige und individualisierbare Plattform, die zudem kostengünstig ist. Diese Lösung geht über die Funktionen eines klassischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) hinaus und vereint Dokumentenmanagement und Kollaboration in einer umfassenden Lösung.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) dient primär dazu, digitale Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und archivieren. Es erleichtert die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente, sodass diese bei Bedarf schnell gefunden und verwendet werden können. Klassische DMS bieten oft Funktionen wie Versionierung, Metadatenverwaltung und Suchfunktionen, um die Dokumente im Unternehmen effizient zu verwalten.
Ein modernes DMS hingegen erweitert diese Grundfunktionen erheblich. Neben der sicheren Speicherung und Verwaltung von Dokumenten unterstützt ein zeitgemässes DMS häufig auch die Zusammenarbeit in Echtzeit und ermöglicht den sicheren Datenaustausch mit externen Partnern. Die Nutzer können auf die Dokumente flexibel zugreifen und gemeinsam an ihnen arbeiten, was die Produktivität steigert und den Austausch verbessert. Zudem ist die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen ein zentrales Merkmal eines modernen DMS.
Profitieren Sie von einem Dokumentenmanagementsystem der redIT
Unsere Lösung ist vollständig auf Microsoft SharePoint aufgebaut, einer führenden Plattform für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit. Durch die Integration mit SharePoint können Nutzer alle wichtigen Dokumentenmanagement-Funktionen direkt innerhalb ihrer gewohnten Microsoft-Umgebung nutzen.
Dokumentenmanagement in SharePoint
SharePoint bietet robuste Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten, einschliesslich Versionierung, Metadaten, Suchfunktionen und Berechtigungsverwaltung. Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Dokumente effizient und sicher zu organisieren.
Externer Datenaustausch
Unsere Lösung ermöglicht es, Dokumente auch mit externen Partnern sicher zu teilen. Über Microsoft Teams und SharePoint lassen sich Dokumente in kontrollierter Weise freigeben, wodurch der sichere Datenaustausch gefördert wird, ohne auf Drittanbieter zurückzugreifen.
Compliance und Aufbewahrungsrichtlinien
SharePoint ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente langfristig und rechtskonform aufzubewahren. So können Aufbewahrungsrichtlinien wie der Preservation Hold genutzt werden, der Dokumente für einen bestimmten Zeitraum (z. B. 10 Jahre) speichert, selbst wenn diese im aktiven Dokumentenmanagementsystem (DMS) gelöscht wurden.
Individuelle Anpassung ans Corporate Design
SharePoint lässt sich visuell an das Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen, um eine einheitliche Markenidentität sicherzustellen.
Was unsere Lösung einzigartig macht
Unsere Lösung vereint Dokumentenmanagement und Kollaboration in einer einzigen, leistungsstarken Anwendung. Dank der nahtlosen Integration mit SharePoint und anderen Microsoft-Tools wie Teams, OneDrive und Office 365 ermöglicht sie eine reibungslose Zusammenarbeit und effiziente Dokumentenverwaltung – alles in einer Plattform. Unternehmen profitieren von einer kostengünstigen, bewährten und zuverlässigen Technologie, die auf externe Lösungen verzichtet. Unsere innovative Lösung ist flexibel, individualisierbar und entwickelt sich kontinuierlich weiter, um den Anforderungen Ihrer modernen Arbeitsumgebungen gerecht zu werden.
Mehr Features, mehr Produktivität, mehr Flexibilität!
Planner in Teams für Aufgaben- und Projektmanagement
Microsoft Planner lässt sich direkt in Teams integrieren und ermöglicht es, Aufgaben und Projekte zentral zu organisieren. So behalten alle Teammitglieder den Überblick und können ihre Aufgaben effizient verwalten.
Mobile Verfügbarkeit
Dank mobilem Zugriff können Mitarbeiter auch unterwegs auf SharePoint und Teams zugreifen und ihre Arbeit nahtlos fortführen, unabhängig vom Standort.
Optimierte Kommunikation
Durch die Verwendung von Microsoft Teams wird der interne E-Mail-Verkehr reduziert, was die Kommunikation beschleunigt und die Zusammenarbeit verbessert.
Automatisierte Projekterstellung
Benutzer können über ein Formular ein neues Projekt oder einen neuen Mandanten anlegen. Dies erzeugt automatisch eine passende Ordnerstruktur und das dazugehörige Team, sodass sofort mit der Arbeit begonnen werden kann.
Leistungsfähige Suchfunktion
Die SharePoint-Suche umfasst sowohl Volltext- als auch kontextbasierte Suchfunktionen, die sicherstellen, dass Dokumente und Informationen schnell und präzise gefunden werden können.
Für wen ist unsere Lösung interessant?
Unsere Dokumentenmanagement- und Kollaborationslösung richtet sich an Unternehmen, die regelmässig und einfach Dokumente mit externen Partnern austauschen müssen. Sie eignet sich besonders für Branchen, in denen Dokumente sicher verwaltet und geteilt werden müssen und in denen eine hohe Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen entscheidend sind. Nachfolgend einige Beispiele:
Treuhandunternehmen
Treuhänder und Steuerberater müssen oft vertrauliche Informationen mit Kunden und Behörden austauschen. Unsere Lösung ermöglicht dies auf sicherem Weg und bietet gleichzeitig Funktionen, die den Arbeitsfluss in einem regulierten Umfeld unterstützen.
Rechtsberatung und Anwaltskanzleien:
Juristische Dokumente und Verträge erfordern höchste Sicherheitsstandards und den kontrollierten Zugriff durch externe Parteien, etwa Mandanten oder Gegenparteien. Unsere Lösung bietet dafür eine zuverlässige, sichere Plattform.
Immobilienbranche:
Immobilienmakler und -verwalter profitieren von der Möglichkeit, Verträge, Baupläne und andere Dokumente sicher mit Investoren, Mietern und anderen Interessenten zu teilen.
Unternehmen div. Branchen
Unternehmen aller Branchen, die eine moderne, benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung für Dokumentenmanagement und Kollaboration suchen.
Wie unser Dokumentenmanagement Ihre Produktivität aufs nächste Level hebt!
Unsere Lösung steigert die Produktivität auf mehreren Ebenen und unterstützt Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten:
- Einfacher Zugriff und verbesserte Auffindbarkeit: Durch die leistungsfähige Suchfunktion und die strukturierte Dokumentenverwaltung in SharePoint finden Mitarbeitende Dokumente schnell und einfach. Dies spart wertvolle Zeit, die sonst für das Suchen und Sortieren von Dateien verwendet würde.
- Kollaboration in Echtzeit: Mitarbeitende können gemeinsam und zeitgleich an Dokumenten arbeiten. Dank der Integration in Microsoft Teams ist die Kommunikation direkt mit den Dokumenten verknüpft, wodurch Verzögerungen und Missverständnisse vermieden werden.
- Sicherer externer Zugriff: Unsere Lösung erleichtert die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern. Durch den kontrollierten und transparenten Zugriff auf Dokumente können Unternehmen und ihre Partner nahtlos zusammenarbeiten, ohne die Sicherheit oder den Datenschutz zu gefährden.
- Automatisierung und Workflows: In SharePoint lassen sich wiederkehrende Aufgaben und Genehmigungsprozesse automatisieren, was die Effizienz verbessert. Automatisierte Benachrichtigungen und Workflows ermöglichen eine zügige Bearbeitung und vermeiden Engpässe.
- Zentrale Plattform und Integration mit Office 365: Alle notwendigen Tools – von Dokumentenverwaltung über E-Mails bis hin zu Präsentationen – befinden sich in einer zentralen Plattform, die intuitiv und leicht zu bedienen ist. Die nahtlose Integration mit Microsoft Office erleichtert das Arbeiten und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit den gleichen Anwendungen und Tools arbeiten.
Insgesamt hilft unsere Lösung unseren Kunden, Zeit zu sparen, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken, indem sie die Effizienz der täglichen Arbeitsabläufe steigert.
Wir helfen Ihnen ein effizientes Dokumentenmanagement zu erzielen und Ihre Produktivität zu steigern:
Ihre Ansprechpartner
André Schär
Solution Sales
+41 41 747 51 07
E-Mail
Termin online buchen
Andrea Andreoli
Verkaufsleiter & Solution Consultant
+41 79 831 32 25
E-Mail