Wenn Copilot zu viel weiss

Warum Daten-Governance entscheidend ist

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot bringt enorme Möglichkeiten, Daten schneller zu analysieren, Inhalte automatisch zu generieren und Prozesse zu optimieren. Doch Copilot arbeitet auf Basis der vorhandenen Daten und genau hier entstehen zwei zentrale Risiken: fehlende Governance und mangelnde Datenqualität. Ohne klare Regeln für Datenzugriffe, Strukturen und Verantwortlichkeiten können sensible Informationen versehentlich geteilt oder missbraucht werden. Oversharing wird so zu einem echten Sicherheits- und Compliance-Risiko. Gleichzeitig führen veraltete, doppelte oder schlecht strukturierte Daten dazu, dass Copilot ungenaue, unvollständige oder sogar falsche Antworten liefert.

Oversharing – das unsichtbare Problem im Zeitalter von Copilot:

• Definition: Nutzer sehen oder erhalten Zugriff auf Daten und Informationen, die sie eigentlich nicht sehen sollten.
• Ursachen:
  • Falsch konfigurierte Teams, SharePoint-Sites oder OneDrive-Berechtigungen
  • Öffentliche Freigaben von Dateien oder Ordnern
  • Mangelnde Richtlinien für die Klassifikation von Daten
• Folgen:
  • Datenschutzverstöße (DSGVO / Datenschutzbestimmungen)
  • Reputationsrisiko für das Unternehmen
  • Copilot könnte sensible Daten versehentlich in generierten Inhalten verwenden

Die Daten sind vor dem Einsatz von Microsoft Copilot bereits einsehbar, doch der Copilot macht sie zugänglicher.

Wie Datenqualität die Copilot-Leistung beeinflusst

Die Qualität der eigenen Daten ist ein weiterer zentraler Faktor dafür, warum Data‑Governance für die Einführung von Microsoft 365 Copilot so entscheidend ist. Im Gegensatz zu öffentlichen KI‑Tools wie ChatGPT, Gemini oder Perplexity nutzt Copilot «hauseigene» Daten, welche in den Microsoft Cloud-Speichern (SharePoint, OneDrive) abgelegt sind. Herausforderungen entstehen insbesondere, wenn:

• veraltete, doppelte oder unstrukturierte Daten abgelegt sind und kein nachhaltiges Datenmanagement betrieben wird – ein klassisches Problem der Datenqualität.
• inkonsistente oder fehlerhafte Informationen Copilot in seinem Reasoning irritieren, was die Qualität der generierten Antworten negativ beeinflussen kann.

Um die eigene Datenkultur zu stärken, gibt es verschiedene technische und organisatorische Ansatzpunkte. Technisch können automatisierte Workflows helfen, die Aktualität und Relevanz von Daten sicherzustellen – zum Beispiel durch Genehmigungsprozesse bei inaktiven SharePoint‑Sites. Organisatorisch unterstützen Sensibilisierungskampagnen dabei, Mitarbeitende für den Wert sauberer Daten zu gewinnen und zu einem bewussteren Umgang zu motivieren.

Warum Governance für den Einsatz von Copilot so wichtig ist:

1. Datenqualität sichern: Copilot liefert nur verlässliche Ergebnisse, wenn die Daten sauber und konsistent sind.
2. Zugriffsrechte kontrollieren: Nur autorisierte Personen sollen auf sensible Inhalte zugreifen können.
3. Compliance gewährleisten: Datenschutzgesetze und regulatorische Vorgaben müssen eingehalten werden.
4. Risiken minimieren: Oversharing und versehentliche Datenweitergabe werden aktiv verhindert.
5. Vertrauen schaffen: Mitarbeitende, Kunden und Partner müssen sicher sein, dass Daten geschützt sind.

Copilot sicher nutzen – mit der richtigen Governance

Bevor Sie Microsoft 365 Copilot einführen, sollte die Governance-Struktur stehen. Saubere Daten, klare Zugriffsrechte und definierte Richtlinien verhindern Oversharing und schaffen Vertrauen in die KI. Ein durchdachtes Governance-Konzept ist die Grundlage für einen sicheren und erfolgreichen Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Deshalb bieten wir als Teil unseres Copilot Angebots ein Governance-Modul an. Zusätzlich bieten wir das Angebot «Data Governance für Microsoft Teams & SharePoint» an, welche Datenqualität und Datensicherheit in M365 gewährleistet. Wir analysieren Ihre Datenstrukturen, prüfen Zugriffsrechte und definieren klare Richtlinien und Klassifikationen in einem übersichtlichen Konzept.

Wenn Sie tiefer in die Umsetzung einer effektiven Copilot-Governance einsteigen möchten, haben wir in unserem Blog „5 Tipps für eine starke Copilot-Governance“ die wichtigsten Massnahmen zusammengestellt. Zum Blog

Machen Sie Ihr Unternehmen Copilot-Ready

Bevor Unternehmen Microsoft 365 Copilot produktiv einsetzen, sollten sie ihre Umgebung gezielt darauf vorbereiten. Data-Governance ist dabei aber nur ein Teil davon. Ebenso wichtig sind eine strukturierte Datenablage, passende Berechtigungen, eine klare Einführungsstrategie sowie Schulungen für Mitarbeitende, damit die neuen Möglichkeiten der KI sinnvoll genutzt werden können. Auch Microsoft selbst betont, dass neben technischen Voraussetzungen vor allem klare Richtlinien, Verantwortlichkeiten und eine begleitete Einführung entscheidend für eine erfolgreiche Copilot-Nutzung sind. Wir unterstützen Sie in jeglichen Bereichen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot.

Möchten Sie wissen, wie Sie den Copiloten in Ihrem Unternehmen einsetzen können? Wir beraten Sie gerne!