5 Tipps für eine starke Copilot-Governance

Ohne klare Regeln für Datenzugriffe, Strukturen und Verantwortlichkeiten kann es schnell zu Oversharing kommen und damit zu Sicherheits- und Compliance-Risiken. Warum Governance für den Einsatz von Microsoft 365 Copilot so wichtig ist, haben wir bereits in unserem vorherigen Blog erklärt.

Bevor Copilot auf Unternehmensdaten zugreift, sollten diese deshalb gut organisiert, geschützt und nur für die richtigen Personen zugänglich sein. Dabei geht es nicht nur um technische Einstellungen, sondern auch um klare Richtlinien und Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Doch wie lässt sich eine solche Governance konkret umsetzen? Wir zeigen Ihnen fünf zentrale Massnahmen, mit denen Sie eine solide Governance-Grundlage für den Einsatz von Microsoft 365 Copilot schaffen können.

1. Eine klare und strukturierte Ablage schaffen

Copilot ist nur so gut wie die Daten, die er findet. Eine chaotische Ablage führt zu schlechten Antworten. Mit einer klar aufgebauten Informationsarchitektur findet Copilot relevante, aktuelle und gut strukturierte Informationen.

Was Sie beachten sollten:

• Einheitliche Strukturen in SharePoint und Teams aufbauen
• Regelmässige Archivierung alter Dateien
• Klare Regeln für Namensgebung, Ordner und Projekte

Wie setzen Sie diesen Governance-Tipp um?

Wo? SharePoint Advanced Management, Teams Admin Center, Microsoft Purview

Wie?

• Alte Sites und Teams identifizieren: Sind sie aktiv? Wenn nein → archivieren
• Standardvorlagen für Teams/Sites definieren
• Wiederkehrende Ordnerstrukturen (z.  Projekte, Kunden, Abteilungen) verwenden
• Such-Analytics prüfen: Was finden Mitarbeitende nicht? Wo gibt es Lücken?
• Data Lifecycle Management in Purview sowie M365 Archive für automatisierte Aufbewahrung und Archivierung einrichten

2. Zugriffsrechte und Berechtigungen überprüfen

Viele Oversharing-Probleme entstehen nicht erst durch Microsoft Copilot, sondern durch über Jahre gewachsene Berechtigungsstrukturen. Teams, SharePoint-Sites oder OneDrive-Ordner enthalten häufig zu weit gefasste Zugriffsrechte. Deshalb sollten Unternehmen diese vor Einführung des Copilot korrekt einrichten und auch laufend überprüfen.

Was Sie beachten sollten:

• Zu weit gefasste Freigabelinks wie „Jeder mit dem Link“ vermeiden.
• Freigabelinks nur zeitlich begrenzt erlauben.
• Externe Personen regelmässig überprüfen und entfernen.
• Berechtigungsstrukturen auf Gruppenebene (Teams/SharePoint) einrichten und Individualberechtigungen auf einzelnen Ordnern/Dokumenten vermeiden

Wie setzen Sie diesen Governance-Tipp um?

Wo? Entra ID, SharePoint Admin Center, Teams Admin Center

Wie?

• Access Reviews einrichten: Abteilungsleitungen prüfen regelmässig ihre eigenen Gruppen
• SharePoint Site Permissions prüfen: Gibt es „Jeder mit dem Link“-Freigaben?
• OneDrive‑Freigaben kontrollieren und restriktiver einstellen
• Tools zur Hilfe nehmen wie Entra Access Reviews, SharePoint Permission Reports

3. Daten klassifizieren und strukturieren

Eine der wichtigsten Grundlagen für eine funktionierende Governance ist eine klare Datenklassifikation. Basierend auf der Klassifikation weiss Copilot, welche Daten er nutzen darf und welche nicht.

Was Sie beachten sollten:

• Sensible Daten müssen klar markiert sein (z. B. vertraulich, intern, öffentlich).
• Klassifikationen müssen einheitlich
• Mitarbeitende sollten verstehen, wann und wie sie Daten labeln.

Wie setzen Sie diesen Governance-Tipp um?

Wo? Microsoft Purview → Information Protection → Sensitivity Labels

Wie?

• Gewünschte Labels definieren ( B. vertraulich, intern, öffentlich)
• Alle vorhandenen Labels überprüfen: Fehlen Stufen? Gibt es Dubletten?
• Content Explorer nutzen, um unklassifizierte oder falsch klassifizierte Daten aufzuspüren
• Automatische Richtlinien aktivieren, die Dokumente nach Inhalt labeln (z.  Kundendaten, Verträge); nur mit einer E5 Lizenz möglich
• COPY+EXTRACT Rechte auf Dokumente definieren, denn dies entscheidet, ob Copilot die Datei verarbeiten darf oder nicht.

4. Klare Regeln und Verantwortlichkeiten definieren

Neben technischen Einstellungen braucht es auch klare organisatorische Regeln. Governance scheitert oft an unklaren Zuständigkeiten. Klare Richtlinien helfen Mitarbeitenden, bewusst mit Daten umzugehen und verhindern ungewollte Freigaben.

Was Sie beachten sollten:

• Wer ist verantwortlich für welche Daten?
• Wer entscheidet über Berechtigungen?
• Wann dürfen Dateien extern geteilt werden?

Wie setzen Sie diesen Governance-Tipp um?

Wo? IT‑Governance‑Dokumentation, Intranet, Purview Policies

Wie?

• Rollen definieren (z.B. Data Owner, Data Stewards, IT)
• Richtlinien erstellen oder aktualisieren: Umgang mit Daten, Freigaben, Teams/SharePoint-Erstellung
• Regelmässige Compliance‑Reviews durchführen

5. Mitarbeitende sensibilisieren und schulen

Mitarbeitende spielen eine zentrale Rolle in der Copilot-Governance. Ohne ein entsprechendes Bewusstsein für den Umgang mit Daten entstehen schnell Fehler. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, worauf sie achten müssen und wie sie mit Informationen umgehen sollen, bleiben Governance-Regeln reine Vorgaben und werden nicht gelebt.

Was Sie beachten sollten:

• Mitarbeitende müssen wissen, wie sie mit Daten umgehen sollen.
• Sie müssen verstehen, wie Copilot arbeitet – und was er sehen kann.
• Governance muss im Alltag sichtbar sein, nicht nur im Handbuch.

Wie setzen Sie diesen Governance-Tipp um?

Wo? Viva Learning, SharePoint, interne Workshops

Wie?

• Kurze, leicht konsumierbare Trainings zu:
  Richtige Freigaben
  Klassifikationen anwenden
  Sensible Daten im Copilot‑Chat vermeiden
• Awareness-Kampagnen: Infografiken, kurze Videos, Teams-Posts
• Onboarding-Prozesse aktualisieren

Copilot-Governance braucht Strategie, Technik und Menschen

Eine starke Copilot-Governance entsteht durch die richtige Kombination aus klaren Richtlinien, sicheren Berechtigungen, durchdachten Datenstrukturen und gut geschulten Mitarbeitenden.

Unternehmen, die diese fünf Massnahmen umsetzen, schaffen eine sichere Grundlage für den Einsatz von Copilot und profitieren gleichzeitig von besseren und präziseren KI-Ergebnissen. Zudem wird das Risiko deutlich reduziert, dass Personen Zugriff auf Informationen erhalten, für die sie eigentlich nicht berechtigt sind.
Wichtig dabei: Governance ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Richtlinien, Berechtigungen und Datenstrukturen sollten regelmässig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden, damit Copilot langfristig sicher und zuverlässig eingesetzt werden kann.

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Wir analysieren Ihre Umgebung, prüfen Berechtigungen, definieren Richtlinien und unterstützen Sie beim Aufbau einer praxisnahen Copilot‑Governance.

Machen Sie Ihr Unternehmen Copilot-Ready

Bevor Unternehmen Microsoft 365 Copilot produktiv einsetzen, sollten sie ihre Umgebung gezielt darauf vorbereiten. Data-Governance ist dabei aber nur ein Teil davon. Ebenso wichtig sind eine strukturierte Datenablage, passende Berechtigungen, eine klare Einführungsstrategie sowie Schulungen für Mitarbeitende, damit die neuen Möglichkeiten der KI sinnvoll genutzt werden können. Auch Microsoft selbst betont, dass neben technischen Voraussetzungen vor allem klare Richtlinien, Verantwortlichkeiten und eine begleitete Einführung entscheidend für eine erfolgreiche Copilot-Nutzung sind. Wir unterstützen Sie in jeglichen Bereichen bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot.

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