Was ist Self-Service BI?
Mit Self-Service BI erhalten Sie die Möglichkeit, Daten Ihres Unternehmens eigenständig zu analysieren. Die Auswertung mit einem solchen System ist unkompliziert und schnell. BI steht für Business Intelligence und ist als Werkzeug von Finanzabteilungen bekannt. Mit Self-Service BI können nun die Fachabteilungen selbst die Datenauswertung vornehmen. Erfahren Sie mehr über Business Intelligence und die Vorteile von Self-Service BI.
Business Intelligence: Ein wichtiges Kontrollwerkzeug mit Schwächen in der Praxis
In der Theorie soll die Business Intelligence ein Unternehmen mit wertvollen Daten versorgen. Durch Auswertungen und Analysen erleichtert BI die Entscheidungsfindung für die Verantwortlichen. Business Intelligence hat das Potenzial, unterschiedlichste Geschäftsprozesse und Entwicklungen in visualisierten Berichten leicht verständlich offenzulegen.
In der Praxis ist der Prozess aufwendig, langsam und hat Konfliktpotenzial. Die Fachabteilungen erhalten selten die benötigten Daten als Grundlage für richtige Entscheidungen. Zudem haben sie selbst keine Möglichkeit, entsprechende Analysen durchzuführen. Externe Analysten übernehmen den kompletten Prozess von der Datensammlung bis zur Reporterstellung.
Zuständig für die Erstellung solcher Reports ist das Controlling. Hier beginnen bereits die Probleme. Die Fachabteilungen fordern bestimmte Berichte an. Dann vergeht eine gewisse Zeit, bis die Reports erstellt sind. Diese entsprechen oft nicht exakt den gewünschten Vorgaben. Ausserdem haben Fachabteilungen oft Probleme damit, wenn es kritisches Feedback von aussen gibt. Dementsprechend herrscht eine natürliche Abneigung gegenüber negativen Reports.
Krankt es bereits an der Kommunikation zwischen Controlling und Fachabteilung, ist Business Intelligence direkt zum Scheitern verurteilt. Sie als Unternehmen verschenken gleichzeitig eine Menge Ressourcen und Potenzial für die Optimierung von Geschäftsprozessen.
Die Ziele und Vorteile von Business Intelligence und Controlling
Die Business Intelligence hat sich ab den 1960er-Jahren entwickelt. Business Intelligence ist eine systematische Herangehensweise an die Auswertung von Geschäftsdaten. Als Grundlagen dienen ausschliesslich Fakten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung hat sich der Prozess der Datenauswertung weiterentwickelt. Das Controlling wurde als eigenständige Abteilung für die Erstellung von Datenanalysen eingeführt.
Das Ziel von Business Intelligence ist es, aussagekräftige Analysen von einzelnen Bereichen oder Unternehmensabläufen zu erstellen. Sie sind anhand einer Timeline aufgebaut. Auf diese Weise lassen sich Aussagen zur Entwicklung, dem Fortschritt sowie dem aktuellen Status treffen. Die Reports sollen ausserdem dabei helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren.
Business Intelligence ist somit im Kern ein Werkzeug für die Entscheidungsträger. Sie kontrollieren so den Zustand der wichtigen Geschäftsprozesse. Gleichzeitig hilft Business Intelligence bei der Erstellung von Strategien für die zukünftige Ausrichtung. Somit hat das Verfahren das Potenzial, Effizienz, Wachstum und Gewinne eines Unternehmens zu steigern.
Was macht Self-Service BI anders?
Mit einem System für Self-Service BI verlegen Sie die Datenauswertung vom Controlling in die einzelnen Fachabteilungen. Diese haben dann selbst die Möglichkeit, Analysen und Visualisierungen der eigenen Prozesse vorzunehmen.
Im Gegensatz zu einem zentralen Controlling entfällt also der Umweg über die IT. Die Fachabteilungen sind in der Regel der bessere Ansprechpartner, wenn es darum geht, Prozesse im eigenen Bereich zu bewerten. Die Qualität von Analysen des Controllings steht und fällt hingegen mit den Fähigkeiten der dortigen Mitarbeitenden. Auch die Kommunikation mit den Fachabteilungen spielt dabei eine zentrale Rolle.
Durch Self-Service BI können Fachabteilungen jederzeit kleinere und grössere Analysen unabhängig durchführen. Dies schafft die Praxis ab, Excel als Plattform für die Auswertung von Informationen zu nutzen. Fakt ist, dass die Fachabteilungen auf solche Auswertungen angewiesen sind. Steht keine andere Möglichkeit zur Verfügung, wird häufig auf Excel zurückgegriffen. Dieses Programm ist jedoch viel zu limitiert für tiefgreifende Analysen.
Was sind die Vorteile?
Dies sind die wichtigsten Vorteile von Self-Service BI im Überblick:
- Abkehr von limitierten Excel-Auswertungen
- Datenanalyse an jedem Ort, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät
- Datenvisualisierungen mit hoher Aussagekraft
- Entlastung von IT und Controlling
- ständiger Zugang zu Business Intelligence und Datenanalysen für die Fachabteilungen
- «out of the box»-Zugriff auf verschiedene Datenquellen
- Low/No Code – Reports (fast) ohne Programmierung
Wie integriert sich eine Plattform für Self-Service BI in Ihr Unternehmen?
Den Kern von Self-Service BI stellt eine Software dar. Diese Plattform ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt. Die Software übernimmt vor allem die drei folgenden wichtigen Funktionen:
- Import der relevanten Daten über Schnittstellen
- Auswertung der Informationen
- Bereitstellung der Analyse in einer verständlichen und visualisierten Form
Diese Funktionen übernimmt die Plattform weitestgehend selbstständig. Die erstmalige Integration ist die Hauptaufgabe. Hierbei erfolgt eine Anbindung an die relevanten Datenquellen über Konnektoren. Die Datenauswertung und die Datenmodellierung erfolgen automatisch. Die Parameter wählen Sie über eine grafische Oberfläche aus, sodass der Fokus auf bestimmte Faktoren möglich ist.
Integriert in Lösungen für Self-Service BI sind ausserdem Tools für die Datenvisualisierung. Diese bereiten die ausgewerteten Ergebnisse in einer leicht verständlichen Form auf, vor allem in grafischen Diagrammen.
Bietet eine Plattform für Self-Service BI diese Funktionen, dann verfügen Ihre Fachabteilungen über ein mächtiges Tool für die Datenanalyse. Wichtig ist zusätzlich, dass die Software leicht zu bedienen ist.
Moderne Plattformen für Self-Service BI sind in der Regel cloudbasiert. Dies hat eine Reihe von Vorteilen. So steht Ihnen die Plattform direkt zur Verfügung, ohne dass Sie viel Aufwand mit der Konfiguration haben. Zudem ist die Software dann jederzeit und an jedem Ort nutzbar.
Dies öffnet die Möglichkeit für Mobile Analytics. Ihre Fachabteilungen können dann jederzeit schnell Auswertungen erstellen und teilen. In Zeiten des Homeoffice und des mobilen Arbeitsplatzes ist eine solche Plattform somit die optimale Ergänzung zu einer modernen IT-Infrastruktur.
Self-Service BI mit redIT umsetzen
Wir von redIT bieten Ihnen Self-Service BI als cloudbasierte Lösung für Ihr Unternehmen. Die Plattform basiert auf Microsoft Power BI. Neben der Bereitstellung der Plattform gehören zu unserem Angebot noch weitere Services.
Dazu zählt vor allem die Unterstützung bei der Integration. Dies ist eine der zentralen Herausforderungen und die Grundlage für eine effektive Business Intelligence. Hierfür ist eine Schnittstellen- und Datenquellenanalyse erforderlich.
Auf Basis dieser Auswertung verbinden wir für Sie die Plattform mit den unterschiedlichen Datenquellen. Dafür stehen über 270 Datenkonnektoren zur Verfügung. Es ist sowohl die Integration lokaler Quellen als auch von Daten aus der Cloud möglich.
Wir führen auch kundenspezifische Anpassungen durch. Dazu gehören Verknüpfungen zu Business-Applikationen und individuelle Visuals. Weiterhin schulen wir Sie und Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit der Plattform. Dadurch ist eine selbstständige und effiziente Nutzung der Plattform in Ihrem Unternehmen gewährleistet.
Im laufenden Betrieb stehen wir Ihnen mit dem Support hilfreich zur Seite. Durch die umfassenden Leistungen, die wir Ihnen bereitstellen, können Sie das gesamte Potenzial der Plattform für Business Intelligence aktivieren.
Wie funktioniert die Datenauswertung mit Self-Service BI?
Ein Punkt, der Business Intelligence im Laufe der Jahre so komplex gemacht hat, ist die wachsende Menge an digitalen Daten. Als das Konzept noch jung war, standen kaum digitale Informationen zur Auswertung zur Verfügung. Oftmals wurden sie extra für die Analyse zusammengestellt.
Inzwischen arbeitet ein Grossteil der modernen Unternehmen vollständig digital. Alle Prozesse und Vorgänge im Unternehmen sind in digitaler Form gespeichert. Dies erzeugt tagtäglich eine enorme Datenmenge. In diesem Zusammenhang wird auch von Big Data gesprochen. Die Menge an digitalen Informationen ist mit herkömmlichen Mitteln nicht mehr auszuwerten.
Deshalb ist die erste Aufgabe bei der Einrichtung eines solchen Systems die Erstellung eines Data Warehouse. Dies ist eine zentrale Datenbank mit Informationen aus verschiedenen Quellen. Die Speicherung der Daten erfolgt in einem einheitlichen Format. Als Quelle für das Data Warehouse dienen beispielsweise das ERP-System, der Online-Shop, Google Analytics, Excel oder auch Cloud-Datenbanken.
Das zentrale Data Warehouse ist dann der Ausgangspunkt für die eigentlichen Datenanalysen. Das Self-Service BI greift auf das Data Warehouse zu, wenn Ihre Fachabteilungen Analysen starten. Wir von redIT richten das Data Warehouse für Sie ein. Dies gelingt über Schnittstellen und Konnektoren. Somit ist gewährleistet, dass die Datenbank im Warehouse immer aktuelle Informationen von den angeschlossenen Systemen bezieht.
Self-Service BI integriert sich nahtlos in Ihre IT-Umgebung
Es ist nicht nur unkompliziert, Daten in das System zu importieren. Das System für Self-Service BI von redIT integriert sich auch problemlos in die Microsoft-Landschaft. Dies beinhaltet Teams oder SharePoint online. Auf diesem Weg können die Mitarbeitenden die Reports mit Kollegen teilen. Auch ist der Export einzelner Datensätze zu Excel möglich.
Ebenfalls ist eine interne Kommunikation direkt über das Dashboard umsetzbar. Dies erlaubt es, während des Reportings Fragen oder Feedback von den Fachabteilungen einzuholen.
Wie funktioniert die Datenvisualisierung mit Self-Service BI?
Der Start einer Datenanalyse inklusive einer Visualisierung ist der interessante Prozess beim Self-Service BI. Diese Arbeitsschritte führen Sie und Ihre Mitarbeitenden komplett eigenständig durch.
Der Prozess beginnt mit der Auswahl der Datenquellen. Hierfür steht ein Dashboard mit grafischer Benutzeroberfläche zur Verfügung. Das ist einer der zentralen Faktoren, warum die Bedienung so simpel ist. Alle Funktionen sind auf No Code beziehungsweise Low Code ausgelegt. Für die Bedienung sind somit keinerlei Programmierfähigkeiten notwendig.
Die Datenquellen sind vorkonfiguriert und verknüpft, sodass eine Auswahl leicht fällt. Dies können beispielsweise die Verkaufszahlen des letzten Quartals sein. Für die Analyse können die Mitarbeitenden dann die relevanten Datensätze für diese spezifische Anfrage auswählen. Interessant können in diesem Zusammenhang beispielsweise Besucherzahlen, Konversionsraten oder CTR von Werbekampagnen sein.
Für die Datenmodellierung und die Visualisierung stehen fertige Templates zur Verfügung. Diese können Sie ausserdem nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. So stehen Balken-, Linien-, Flächen- oder Kreisdiagramme sowie weitere Varianten zur Verfügung.
Der konkrete Ablauf bei der Datenauswertung
Die Datenauswertung mit Self-Service BI verläuft in folgenden drei Schritten:
- Auswahl der relevanten Daten
- Datenmodellierung
- Wahl der Visualisierung
Warum ist die Datenauswertung mit Self-Service BI so hilfreich?
Die Auswertung erfolgt mithilfe von künstlicher Intelligenz. In wenigen Augenblicken stehen die ausgewählten Daten für das Reporting zur Verfügung und sind grafisch aufbereitet. So sind schnell Unterschiede bei den Verkaufszahlen zwischen dem aktuellen und den vorherigen Monaten sichtbar.
Durch die zahlreichen Datensätze ist es möglich, Schlussfolgerungen zu ziehen, warum sich die Verkaufszahlen so entwickelt haben. Dies betrifft sowohl negative als auch positive Tendenzen. Ausserdem hilft die Datenvisualisierung dabei, Zusammenhänge zwischen Aktionen aufzudecken. Eventuell hat eine Werbekampagne zwar viele Klicks, aber kaum tatsächliche Verkäufe generiert.
Self-Service BI ist prädestiniert dafür, solche Verbindungen sichtbar zu machen. So tragen Datenanalysen zur Optimierung von Prozessen und Entscheidungen in Ihrem Unternehmen bei. Da die Fachabteilungen mit einem solchen System selbstständig die Prozesse durchleuchten, können sie zukünftig schnell eigenständige Entscheidungen treffen. Ausserdem können Fachabteilungen Analysen in kurzen Intervallen durchführen, da der Prozess sehr einfach und schnell ist.
redIT: Wir sind Ihr starker Partner für Self-Service BI
Entscheiden Sie sich für redIT als Partner, dann erhalten Sie eine vollständige Lösung für Self-Service BI. Wir begleiten Sie von der Anforderungsanalyse über die Integration bis zum Support im laufenden Betrieb.
Unsere Experten für die Business Intelligence richten für Sie das komplette System ein. Dazu gehört die individuelle Konfiguration der Datenquellen, des Data Warehouse und der Datenmodellierung. So erhalten Sie eine Plattform, die direkt einsatzfähig ist.
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Ihre Fachabteilungen sind zukünftig nicht mehr auf das Controlling oder externe Hilfe angewiesen. Stattdessen optimieren sie die eigene Arbeit mithilfe von aussagekräftigen Analysen selbst. Haben auch Sie Interesse an einem System für das Self-Service BI? Nutzen Sie unsere Kontaktseite. Wir von redIT beraten Sie unverbindlich über ein konkretes Konzept für Ihr Unternehmen.
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