Was bedeutet Workflow Management, und vor welchen Vorteilen und Herausforderungen Ihr Unternehmen steht?

Workflow Management – hinter diesem Schlagwort verbergen sich Massnahmen, mit denen Sie den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten können. Die Digitalisierung hilft auch in diesem Bereich bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen.

Durch Standards, Prozessautomatisierungen und mit Software-Unterstützung optimieren Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Workflow Management in der Praxis aussieht. Zudem zeigen wir auf, wie wir von redIT Ihnen bei der Umsetzung helfen.

Was genau ist Workflow Management?

Mit dem Begriff Workflow sind alle Arbeits- und Geschäftsabläufe in Unternehmen gemeint. Es dreht sich somit beim Workflow Management also um die Verwaltung dieser Prozesse. Dabei läuft das Management nach einer klar definierten Strukturen ab und überträgt diese auf die einzelnen Abläufe.

Dies beginnt bei der Definition eines Vorgangs. Das Workflow Management analysiert zunächst den Vorgang und bestimmt Start- und Endpunkt von diesem. Als nächstes erfolgt die Betrachtung aller möglichen Zwischenschritte. Anschliessend wird identifiziert, welche Aktionen einen Workflow starten oder auslösen. So entsteht ein Ablaufplan für die einzelnen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Danach beginnt das eigentliche Management der Workflows. In dieser Phase geht es darum, für die jeweiligen Prozesse digitale bzw. automatisierte Alternativen zu finden. Das übergeordnete Ziel ist es also, Prozesse, die aktuell viel manuelle Arbeitszeit in Anspruch nehmen, durch digitale, das heisst, automatisierte Lösungen zu ersetzen.

Was sind die Ziele des Workflow Managements?

Bei den Zielen des Workflow Managements handelt es sich um die folgenden:

• Digitalisierung von manuellen oder analogen Vorgängen/Prozessem
• Verbesserung der Qualität von Geschäftsprozessen
• Vereinheitlichung von Prozessen und Geschäftsabläufen
• Erhöhung der Flexibilität bei Geschäftsprozessen
• Verkürzung von Bearbeitungszeiten bzw. Durchlaufzeiten
• Steigerung der Transparenz von Geschäftsabläufen
• Erhöhung der Verfügbarkeit von Informationen
• Reduzierung von Kosten

Workflow Management im Detail: So läuft die Optimierung eines Prozesses ab – Ein konkretes Beispiel

Anhand eines konkreten Beispiels wird die Vorgehensweise beim Workflow Management deutlich. Es geht um Nachrichten und Post aller Art, die täglich im Unternehmen eintreffen. Neben digitalen Nachrichten wie dem internen Chat oder E-Mails gibt es nach wie vor die klassische Briefpost. Der gesamte Posteingang wird somit als ein einzelner Workflow betrachtet.

Das Management des Workflows beginnt mit der Erfassung von allen möglichen Wegen der Nachrichten. Dies reicht von E-Mails bis zu Briefen, die das Büro noch auf dem Postweg erreichen. Das Workflow Management bietet als Lösung die Zusammenfassung aller Nachrichtenkanäle in einem digitalen Posteingang.

Der erste Schritt bei der Einrichtung des digitalen Posteingangs ist die Bereitstellung eines Systems für die Nachrichtenübermittlung. Es enthält ein persönliches Konto für jeden Ihrer Mitarbeitenden. Dann erfolgt die Integration aller Nachrichtenkanäle. Bei digitalen Mitteilungen wie E-Mails kann dies rasch über Schnittstellen gelöst werden.

Auch zur Digitalisierung von klassischem Schriftverkehr gibt es Lösungen. Ziel ist es, Eingangspost direkt zu digitalisieren und in das System zu überführen. Dafür bieten wir eine Komplettlösung. Im nachstehenden Video können Sie sehen, wie wir durch künstliche Intelligenz die Post für unsere Kunden abwickeln und digital verteilen.

Das Workflow Management endet jedoch nicht an diesem Punkt. Die interne Zustellung von Nachrichten ist ein weiterer Aspekt, der sich automatisieren lässt. Das System scannt die Inhalte der eingehenden Nachrichten. Anhand dessen erfolgt einerseits die Weiterleitung an den jeweiligen Empfänger.

Andererseits ist der digitale Posteingang auch in der Lage, die Nachrichten zu kategorisieren. Dies ist hilfreich, um allgemeine Nachrichten direkt an die richtige Stelle weiterzuleiten. Beispielsweise erkennen solche System, dass es sich um eine Rechnung handelt. Diese leitet das System es durch künstliche Intelligenz an die Buchhaltung weiter.

Nach diesem Konzept funktionieren alle Lösungen im Workflow Management. Auf die Analyse folgen Zentralisierung und Automatisierung.

Welche Vorteile hat der digitale Posteingang?

Die Vorteile eines digitalen Posteingangs zeigen sich in der Praxis sehr schnell. Zunächst sind alle Nachrichten an einem zentralen Ort verfügbar. Dies spart Zeit, denn eine Überprüfung mehrerer Posteingänge und -Kanäle ist überflüssig. Gleichzeitig verhindert es, dass Mitarbeitende Nachrichten vernachlässigen oder gar übersehen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Nachrichten nun ortsunabhängig und jederzeit verfügbar sind. Die Speicherung erfolgt in der Cloud. Jeder Mitarbeitende hat also permanenten Zugriff auf seinen eigenen digitalen Posteingang. Dies ist besonders vorteilhaft beim klassischen Briefverkehr. Ohne Workflow-Lösung müssten die Mitarbeitenden die Briefe persönlich im Büro abholen und manuell bearbeiten. So gelingt gleichzeitig die Einbindung des Homeoffice.

Nicht zu unterschätzen ist ausserdem der Vorteil, dass Sie auf eine klassische Papierablage verzichten können. Dies spart zum einen Platz, zum anderen erfüllen Sie gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben, was die Archivierung und Aufbewahrungspflichten betrifft.

Was sich ebenfalls deutlich beschleunigt, ist die Suche nach alten Vorgängen. Die oftmals stundenlange Suche in Aktenordnern entfällt. Stattdessen ist eine Suche nach Daten, Schlagwörtern oder anderen Faktoren möglich. Vorgänge finden Sie so innerhalb von Sekunden. 

Welche Vorteile hat das Workflow Management in der Praxis?

Die folgenden Vorzüge bietet das Workflow Management für Ihr Unternehmen:

• Zeitersparnis durch weniger analoge und manuelle Arbeitsschritte
• schnellere Bearbeitungszeiten durch optimierte Prozesse
• Zugriff auf Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit durch Digitalisierung sowie Cloud
• Platzersparnis durch die Abschaffung eines Archivs
• hohe Transparenz, da alle Arbeitsabläufe festgehalten werden

Was ist ein Workflow Management System?

Als Workflow Management System (WfMS) wird eine Software bezeichnet, die die Umsetzung der Ziele übernimmt. Es gibt eine Reihe kommerzieller Produkte, die für diesen Aufgabenbereich konzipiert sind. Das WfMS ist nicht unbedingt die Softwarelösung, die am Ende für die Digitalisierung von Prozessen zum Einsatz kommt. Vielmehr übernimmt die Software primär die Analyse und das Design von geplanten Workflow-Prozessen.

Diese Plattformen verfügen in der Regel über eine grafische Benutzeroberfläche. Mit ihr ist es möglich, sich einen Überblick über einen bestimmten Geschäftsprozess zu verschaffen. Die einzelnen Vorgänge vom Start bis zum Ende sind grafisch eingetragen – inklusive andere, mögliche Wege.

Basierend auf diesem Modell erfolgt eine Modellierung der Software-Lösung. Workflow Management Systeme bringen eigene Applikationen mit. Mit ihnen lassen sich Workflow-Konzepte designen, die dann als Lösung in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Solche Prozesse arbeiten meist streng nach dem Prinzip «if/then». Das bedeutet, dass ein Prozess durch einen bestimmten Auslöser aktiviert wird und dann einem Ablaufplan folgt.

Implementierung und Möglichkeiten eines Workflow Management System in der Praxis

Ein Beispiel aus der Praxis kann ein Workflow zur automatisierten Bezahlung von Rechnungen sein. Ein solcher Workflow ist bereits recht komplex, da er verschiedene Prüfungen durchläuft. Hier zeigt sich auch, dass Schnittstellen zu anderen automatisierten Workflows notwendig beziehungsweise möglich sind. Deshalb ist es sinnvoll, als WfMS ein möglichst einheitliches System zu verwenden.

Geht in Ihrem Unternehmen eine Papierrechnung ein, digitalisiert der Posteingang diesen Brief. Eine Rechnung wird mit dem passenden Tag versehen und an die Buchhaltung weitergeleitet. Dies löst einen neuen Workflow aus. Das System nimmt eine formelle und sachliche Prüfung vor. Eine manuelle Prüfung ist bei Zahlungen weiterhin notwendig. Deshalb löst das System eine Benachrichtigung an die zuständige Person aus.

Falls die Rechnung korrekt ist, gibt der Mitarbeitende die Zahlung frei. Dann übernimmt wieder das automatisierte System. Es erfolgt eine Eintragung in der Buchführung beziehungsweise ein Abgleich mit dem Kreditoren-Workflow. Dies ist erneut ein separater Workflow mit einem eigenen Prozessablauf. Auch die eigentliche Zahlung kann das System automatisch auslösen und dabei Skonto und Zahlungsziel berücksichtigen.

So automatisieren Sie mit einem WfMS eine Vielzahl von täglich wiederkehrenden Aufgaben, die Mitarbeitende derzeit noch manuell bearbeiten. Durch die digitale Lösung erfolgt die Bearbeitung schnell und präzise. Ein WfMS hilft Ihnen dabei, die unterschiedlichsten Prozesse zu automatisieren. Intuitive Systeme ermöglichen es, dass Sie eigene Workflows ohne externe Hilfe erstellen.

Was muss ein gutes Workflow Management System beherrschen?

Diese acht Punkte sollte ein gutes WfMS beherrschen:

1. intuitiver Workflow-Designer, der ohne Programm-Code funktioniert
2. Erstellung von Workflows 
3. problemlos in Cloud-Anwendungen integrierbar
4. Reporting mit KPIs
5. automatische Benachrichtigungen
6. Zugriffskontrolle mit Rechtesystem
7. cloudbasierte Infrastruktur
8. ein zentrales Dashboard mit einer Übersicht aller aktiven Workflows und einem System für Prioritäten

Welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Umsetzung des Workflow Managements gegenüber?

Die Einführung eines Workflow Management Systems ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Sie beginnen bereits vor der Modellierung konkreter Workflows. Es sind vor allem organisatorische und technische Herausforderungen, die Sie zunächst beseitigen müssen.

Ein zentraler Punkt ist hierbei die Integration in vorhandene Systeme. Die meisten Unternehmen verfügen über eine gewachsene IT-Infrastruktur, die aus unterschiedlichen Programmen und Systemen besteht. Sowohl das Workflow Management System als auch die erstellten Workflows müssen mit dieser Infrastruktur kompatibel sein. Dies beeinflusst sowohl die Wahl des WfMS als auch den Entwurf der einzelnen Workflows.

Unter Umständen sind Investitionen in neue Programme oder Hardware erforderlich. Die Umsetzung eines digitalen Posteingangs benötigt beispielsweise einen passenden Scanner oder eine entsprechende Software-Lösung. Dies führt zu Veränderungen im Unternehmen, was möglicherweise Schulungen der Mitarbeitenden erforderlich macht.

Unter Umständen ist ausserdem eine Reorganisation einiger Betriebsprozesse erforderlich. Dies ist der Fall, wenn die Analyse ergibt, dass Änderungen an den Strukturen sinnvoll oder notwendig sind. Das verändert die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen, an die sich die Mitarbeitenden gewöhnt haben. So kann es zu Beginn der Umstellung zu Schwierigkeiten bei der Umsetzung neuer Strukturen kommen.

Eine zentrale Herausforderung ist das Design der einzelnen Workflows. Hier sind Erfahrung im Umgang mit den Workflow-Plattformen und mit dem Konzept an sich erforderlich. Ebenfalls ist es notwendig, sich mit den Arbeitsabläufen selbst zu beschäftigen. Deshalb ist in diesem Punkt die Unterstützung eines erfahrenen IT-Dienstleisters sinnvoll.

Die zentralen Herausforderungen für Unternehmen bei der Einführung eines Workflow Management Systems

Mit diesen Aufgaben haben es Unternehmen zu tun, wenn sie ein WfMS einführen wollen:

• Anschaffung zusätzlicher Hard- oder Software
• Erstellung der Workflows
• Umstellung von gewohnten Arbeitsprozessen
• Integration des WfMS in die bestehende IT-Landschaft
• Schulung der Mitarbeitenden

Wir von redIT sind Ihr kompetenter Partner für die Umsetzung des Workflow Managements

Als erfahrener IT-Dienstleister mit dem Fokus auf Digitalisierung sind wir von redIT der richtige Ansprechpartner, wenn es um Workflows geht. Wir haben für zahlreiche Kunden entsprechende Systeme mitgestaltet und implementiert. Bei der Erstellung von Lösungskonzepten gehen wir praxisorientiert vor. Im Vordergrund stehen somit intuitive Benutzerschnittstellen, innovative Lösungen und Systeme, die Ihre Kosten reduzieren.

Wir von redIT agieren zukunftsorientiert und kundenfreundlich. Digitalisierungsprozesse wie das Workflow Management sind keine kurzzeitigen Projekte, sondern fortlaufende Entwicklungen. Deshalb sind uns nachhaltige Geschäftsbeziehungen und fortwährender Kontakt zu unseren Kunden wichtig. Auf diese Weise bringen wir Sie zuverlässig voran. Gemeinsam mit Ihnen bauen wir eine IT auf, die Sie an Ihre Ziele bringt.

Entwürfe von Workflows: Wir von redIT helfen Ihnen bei der Umsetzung

Die Erstellung von bestimmten Workflows erfordert eine Analyse der Anforderungen und der aktuellen Prozesse. Deshalb sind wir in allen Phasen des Workflow Managements präsent. Wir beraten Sie, analysieren die vorhandene Situation und schlagen dann konkrete Lösungen vor. Ebenfalls begleiten wir Sie durch das Design der Workflows und unterstützen Sie bei der Implementierung.

So sind wir in jeder Phase des Workflow Managements an Ihrer Seite. Sind Sie am Thema Workflow Management interessiert oder möchten Prozesse automatisieren? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, und wir helfen Ihnen bei der Umsetzung Ihres Vorhabens.

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