Power Automate – Tipps & Tricks für Sie

Wäre es nicht schön, wenn Sie die Ihnen zeitraubenden, sich immer wiederholenden Aufgaben automatisieren könnten? Wenn Sie Ihre Fehlerquellen eliminieren würden? Wenn Sie dadurch die Datenqualität und Produktivität steigern und die interne Kommunikation verbessern könnten? Vergessen Sie “wäre”, “würde” und “könnte” – diese Vorstellung ist näher, als Sie vielleicht glauben. In diesem Blog zeigen wir Ihnen mithilfe von zahlreichen Tipps und Tricks, wie Sie Ihr Ziel mit Power Automate erreichen. Starten wir mit einer kurzen Einführung.

Was ist Power Automate?

Die Power Platform von Microsoft ist eine Sammlung von Werkzeugen, um unter anderem Daten zu analysieren sowie Apps und Chatbots zu erstellen. Power Automate ist ein Bestandteil davon und bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten und Lösungen, um Prozesse zu automatisieren.

Power Automate bietet über 300 sogenannte Konnektoren – also Schnittstellen oder Verbindungen zu anderen Systemen. So können sowohl Microsoft-Systeme wie Outlook, Teams oder SharePoint miteinander verknüpft werden. Es stehen aber auch zahlreiche Drittsysteme wie Salesforce oder Twitter zur Auswahl.

Der auffälligste Unterschied zu anderen Prozessautomatisierungs-Lösungen ist die grafische Oberfläche. Zur Erstellung vieler Flows sind keine Programmierkenntnisse nötig. Die einzelnen Schritte werden mithilfe von grafischen Bausteinen aneinandergereiht und führen so die gewünschten Aufgaben aus.

Wie erstelle ich einen Flow in Power Automate?

Bevor Sie mit der Erstellung des Flows beginnen können, müssen Sie sich über einige wichtige Punkte Klarheit verschaffen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

• Ziel: Was ist das Ziel des Flows?
• Szenarien: Welche Szenarien kommen hauptsächlich vor? Gibt es Ausnahmen? Lohnt es sich, diese zu automatisieren?
• Flow-Typ: Wodurch wird der Flow ausgelöst?
• Konnektoren: Welche Konnektoren werden benötigt? (Lizenzen vorhanden?)

Besonders wichtig sind die angesprochenen Szenarien. Sie können schnell viel Zeit verschwenden, wenn Sie versuchen den Flow so auszugestalten, dass er auch diese eine Ausnahme abdeckt, die alle vier Jahre am 29. Februar auftritt. Überlegen Sie sich gut, ob sich das wirklich lohnt.

Nun haben Sie ein grobes Konzept erstellt, wie der Flow aussehen soll. Es kann also los gehen.

Tipp Nr. 1: Aktionen umbenennen

Power Automate vergibt für den Trigger und jede Aktion einen Standardnamen. Nutzen Sie die Möglichkeit diese umzubenennen und vergeben Sie selbsterklärende Namen. Sie und Ihre Teamkollegen werden später beim Testen und bei der Fehlerbehebung dankbar sein.

Tipp Nr. 2: Dokumentieren

Fügen Sie in jedem Schritt eine kurze Notiz hinzu und beschreiben Sie, was in dieser Aktion passiert. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie Expressions oder Trigger-Conditions nutzen, die auf den ersten Blick nicht sichtbar sind.

Tipp Nr. 3: Fehlerhandhabung in Power Automate

Überlegen Sie sich, wo im Flow ein Fehler passieren könnte – zum Beispiel, weil Daten unvollständig oder in einem falschen Format verarbeitet werden. Wie soll der Flow darauf reagieren? Standardmässig wird er an dieser Stelle abbrechen und alle nachfolgenden Aktionen nicht ausführen. Vielleicht macht es Sinn, dass Sie dies abfangen, indem der Flow automatisch eine E-Mail an Sie oder das Support-Team schickt? Oder allenfalls kann der Fehler ignoriert werden und der Flow beim nächsten Schritt weiterfahren? Die Einstellung „Ausführen nach konfigurieren“ erlaubt es Ihnen, dieses Verhalten zu steuern.

 

Tipp Nr. 4: Ordnung und Übersicht schaffen

Ein Flow mit einigen Aktionen kann schnell unübersichtlich werden. Fassen Sie zusammen, was zusammengehört – mithilfe der Scope-Aktion. Ein Scope (oder Bereich) ist ein leerer Container ohne Logik, der einzig dafür da ist, Ordnung zu schaffen.

Tipp Nr. 5. Holen Sie sich Hilfe

Klar: Es ist noch kein Power Automate-Meister vom Himmel gefallen. Es braucht etwas Übung, um sich in der Fülle von Aktionen, Expressions, Triggers und Konnektoren zurecht zu finden. Sie möchten sich lieber nicht alleine durch Microsoft Dokumentationen, hunderte Videos und Blogbeiträge kämpfen?

Wir helfen Ihnen gerne und teilen unser Wissen sowie unsere Erfahrungen mit Ihnen!

Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche und kostenlose Assessment Hour, in der wir in einem interaktiven Meeting gemeinsam Ihren Bedarf erkennen und definieren, wie wir Sie auf dem Weg zum Power Automate-Meister unterstützen können.