Neue Funktionen in Teams – Wussten Sie schon, dass…?

Es ist wieder soweit: Es sind neue Funktionen in Teams verfügbar!

Erfahren Sie im Blogbeitrag mehr über neue Funktionen in Teams. – Diese werden einzeln vorgestellt und sind die Weiterführung zwei vorheriger Updates vom März & April 2021.

1. Neue Rasteransicht

Wenn Sie ein PowerPoint-Deck vom Teams-Desktop oder der Web-App aus präsentieren, haben Sie mit der neuen Rasteransicht für Präsentatoren die Möglichkeit, bestimmte Folien zu überspringen (oder zu einer zurückzugehen). Um die Rasteransicht in einem Meeting zu verwenden, wählen Sie die PowerPoint-Option, wenn Sie Inhalte teilen möchten. Wenn Sie sich in einer Präsentation befinden, wählen Sie «Gehe zu Folie» unten links in der Präsentation (oder geben Sie G ein), um eine Miniaturansicht der einzelnen Folien anzuzeigen. Wählen Sie die Miniaturansicht aus und wählen Sie den gewünschten Slide aus.

Miniaturansicht der PowerPoint-Folien

Um Ihren Bildschirm in einem Meeting freizugeben, wählen Sie in den Meeting-Steuerelementen die Schaltfläche»Inhalte freigeben». Wählen Sie dann, ob Sie Ihren gesamten Bildschirm, ein einzelnes Fenster, eine PowerPoint-Datei oder ein Whiteboard präsentieren möchten.

Präsentationsauswahl

2. Wollen Sie sich gleich jetzt treffen? – Durch neue Funktionen inTeams; kein Problem!

Durch die neue Funktion in Teams können Sie jetzt ein sofortiges Meeting erstellen, indem Sie die Schaltfläche «Jetzt besprechen» oben im Kalender verwenden. – Also um ein Meeting zu starten – und einen teilbaren Link dazu zu erhalten – wählen Sie Jetzt treffen. Geben Sie der Besprechung einen eindeutigen Namen (damit Sie den Besprechungs-Chat später leichter finden) und wählen Sie dann Link zum Freigeben abrufen oder Besprechung starten. Wenn Sie «Meeting starten» wählen, springen Sie direkt in ein Meeting, zu dem Sie andere einladen können.

Sofortiges Starten eines Teams-Meetings von Outlook aus
Sofortige Besprechungen haben auch in Outlook für Windows Einzug gehalten. Öffnen Sie wie in Teams Ihren Kalender in Outlook, wo Sie oben im Menüband die Option «Jetzt besprechen» finden. Wählen Sie es aus, um ein Teams-Meeting zu öffnen und einen Meeting-Link zu erhalten oder andere Teilnehmer einzuladen.

Anleitung – Von ihrem Kalender aus:

Gehen Sie auf die Schaltfläche Kalender-Besprechungen auf der linken Seite von Teams und wählen Sie dann die Schaltfläche «Jetzt besprechen» in der oberen rechten Ecke.
Sie haben die Möglichkeit, ein paar Dinge einzurichten, bevor Sie Ihr Meeting starten. Geben Sie der Besprechung einen Titel, wählen Sie, ob Sie Video verwenden möchten sowie Ihre bevorzugte Audioquelle.
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf «Jetzt teilnehmen».

Ihr Meeting ist nun gestartet – Sie brauchen nur noch Teilnehmer, die Ihnen beitreten. – So laden Sie Personen ein:

Geben Sie den Namen oder die Telefonnummer der Person, die Sie einladen möchten, in das Feld unter Personen oben rechts ein. Wählen Sie sie aus, wenn sie in der Liste erscheint und sie wird sofort angerufen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Meeting-Link zu kopieren und ihn an alle Personen zu senden, mit denen Sie sich treffen möchten, und diese können durch Auswahl des Links beitreten. Wählen Sie einfach «Beitrittsinfo kopieren» und fügen Sie den Link in ihre Nachricht ein.

Wenn Sie in Outlook oder Teams keine Möglichkeit haben, Meetings zu planen, ist das Starten eines Sofort-Meetings eine gute Option. Genau wie bei geplanten Besprechungen hat jeder, der an der Besprechung teilnimmt, auch nach dem Ende der Besprechung weiterhin Zugriff auf den Besprechungs-Chat, die Aufzeichnung und alles, was die Teilnehmer in der Besprechung austauschen (wie Dateien und Besprechungsnotizen).

Um demselben Meeting jederzeit wieder beizutreten, suchen Sie den Meeting-Chat in Ihrer Chatliste und sie können nun durch die neue Funktion in Teams «Beitreten» erneut teilnehmen.

Anleitung – In einem Teams-Kanal:

Gehen Sie auf die Schaltfläche «Teams» auf der linken Seite der App. Wählen Sie den Kanal, in dem Sie sich treffen möchten, aus der Liste aus.
Suchen Sie auf der Registerkarte «Beiträge» in der oberen rechten Ecke nach der Schaltfläche «Jetzt besprechen». Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option «Jetzt besprechen» aus.
Geben Sie Ihrem Treffen einen Titel und wählen Sie, ob Sie ein Video einfügen möchten.
Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf «Jetzt beitreten».

Ihr Meeting ist nun gestartet und jeder im Channel kann daran teilnehmen.

So laden Sie Personen ein:

Geben Sie den Namen oder die Telefonnummer der Person, die Sie einladen möchten, in das Feld unter «Personen» oben rechts ein. Wählen Sie sie aus, wenn sie in der Liste erscheint, und sie wird sofort angerufen.
Sie können Personen auch einladen, indem Sie den Besprechungslink kopieren und ihn an die Personen senden, mit denen Sie sich treffen möchten. Wählen Sie einfach die Option Beitrittsinfo kopieren und fügen Sie den Link in eine Nachricht ein.

Rekapitulieren wir…
Teams bietet ab jetzt eine Zusammenfassung von Teams-Besprechungen, damit Teilnehmer – und diejenigen, die nicht teilnehmen konnten – eine abgeschlossene Besprechung noch einmal ansehen können. Eine Zusammenfassung, die die Meeting-Aufzeichnung, das Transkript, den Chat, die freigegebenen Dateien und mehr enthält, wird automatisch auf der Chat-Registerkarte des Meetings freigegeben und kann auf der Registerkarte «Details» der Meeting-Einladung angezeigt werden. Organisatoren finden hier auch den Anwesenheitsbericht.

Hinweis: Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte sind nur verfügbar, wenn sie von einem Teilnehmer des Meetings aktiviert werden. Derzeit ist die Transkription nur auf Englisch verfügbar.

3. Freigeben einer E-Mail an Teams aus Outlook

Wählen Sie beim Anzeigen einer E-Mail in der Outlook-Desktop-App die Option «Für Teams freigeben» in der Multifunktionsleiste. Wählen Sie in Outlook im Web (und dem neuen Outlook für Mac) das «Symbol Weitere Aktionen Microsoft Teams»und wählen Sie «Für Teams freigeben».

So geben Sie eine Kopie einer E-Mail (einschließlich Anhängen) für einen Chat oder Kanal in Teams frei:

1. Schritt: Während Sie eine E-Mail in der Outlook-Desktop-App anzeigen wählen Sie «Für Teams freigeben» in der Multifunktionsleiste.

In Outlook im Web (und dem neuen Outlook für Mac) wählen Sie die Schaltfläche «Weitere Aktionen» und wählen Sie «Für Teams freigeben».

3. Schritt: Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht hinzufügen, um Ihre E-Mail vorzustellen oder zusätzliche Informationen zu übermitteln. Sie können @Mentions wie bei jeder anderen Teams-Nachricht verwenden, um die Aufmerksamkeit der richtigen Personen zu erhalten.

4. Schritt: Wenn die E-Mail Anhänge enthält, werden diese automatisch eingefügt, wenn Sie die E-Mail an Teams senden. Wenn Sie es vorziehen, die Anhänge nicht einzuschließen, können Sie sie vor dem Senden an Teams entfernen.

Anzeigen der E-Mail in MS Teams

In Teams wird eine Vorschau der E-Mail als Nachricht in dem Chat oder Kanal angezeigt, an den Sie gesendet haben. Wenn dies Ihr erster Chat mit dem Empfänger ist, wird ein neuer Chat erstellt. Um den vollständigen Inhalt der E-Mail in Teams zu öffnen und anzuzeigen, können Sie die E-Mail-Vorschau in der an den Chat oder die Channel-Unterhaltung gesendeten Nachricht auswählen.

Sie können auch eine Kopie der ursprünglichen E-Mail auf der Registerkarte «Dateien» in diesem Chat oder Channel finden. In Channels werden die E-Mails im Ordner «E-Mail-Nachrichten» auf der Registerkarte «Dateien» abgelegt.

4. Wählen Sie Ihren Benachrichtigungsstil durch neue Funktionen in Teams

Wenn Sie Teams unter Windows verwenden, haben Sie jetzt die Möglichkeit, zwischen den in Teams integrierten (lila) Desktop-Benachrichtigungen oder den Windows-Desktop-Benachrichtigungen Ihres PCs zu wählen. Mit dem Windows-Benachrichtigungsstil haben Sie mehr Kontrolle, wie z. B. das Stummschalten von Benachrichtigungen während des Focus Assist-Modus.

Um Ihren Benachrichtigungsstil zu ändern, wählen Sie Einstellungen -> Benachrichtigungen. Wählen Sie im Menü neben Benachrichtigungsstil den Pfeil und wählen Sie dann abschliessend Windows.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass in den Windows-Einstellungen Benachrichtigungen für Teams aktiviert sind, da Teams Ihnen sonst keine Desktop-Benachrichtigungen senden kann.

5. Neue Lobby-Einstellungen für Personen, die Sie einladen

Wir haben eine neue Lobby-Einstellung hinzugefügt, die es Personen, die zum Meeting eingeladen sind, ermöglicht, die Meeting-Lobby zu umgehen. Sie finden diese Einstellung in den Meeting-Optionen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste neben «Wer kann die Lobby umgehen?» die Option «Personen, die ich einlade».

Jeder, der eine Einladung erhält, einschliesslich einer weitergeleiteten Einladung, nimmt direkt am Meeting teil. Dies gilt nicht für Verteilerlisten – die Personen müssen einzeln eingeladen werden. Um weitergeleitete Einladungen zu verhindern, Deaktivieren Sie: Weiterleitung zulassen in Outlook, wenn Sie die Besprechung planen.

Neue Teilnehmer-Mikrofoneinstellungen in Meetings
Außerdem gibt es zwei neue Updates für die Art und Weise, wie Meeting-Organisatoren und Moderatoren die Audioausgabe ihrer Teilnehmer verwalten können.

Mit dem ersten Update können Sie die Stummschaltung von Teilnehmern aufheben, auch wenn diese ihre Hände nicht heben (bisher erforderlich).

Das zweite Update hilft Organisatoren und Moderatoren, Ablenkungen zu reduzieren, indem sie verhindern, dass bestimmte Teilnehmer während eines Teams-Meetings die Stummschaltung aufheben. Öffnen Sie die Liste der Teilnehmer, wählen Sie das Symbol «Mehr Optionen» von Microsoft Teams neben dem Namen einer Person, und wählen Sie dann «Stummschaltung nicht zulassen».

Vor dem Meeting:

Nach dem Planen des Meetings und dem Versenden der Einladungen kann der Organisator des Meetings die Mikrofone ausschalten, damit sich die Teilnehmer während des Meetings nicht selbst stummschalten können. Alle Teilnehmer (aber nicht die Moderatoren) werden direkt stummgeschaltet, wenn sie dem Meeting beitreten.

Gehen Sie zu Kalender und doppelklicken Sie auf das Meeting.
Wählen Sie Besprechungsoptionen oben auf dem Bildschirm aus.
Deaktivieren Sie das Umschaltkästchen Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung erlauben und wählen Sie Speichern.

Merken Sie sich: Auch wenn alle Teilnehmer zu Beginn eines Meetings die Stummschaltung aufheben dürfen, können Sie das Mikrofon eines Teilnehmers deaktivieren und verhindern, dass er zu einem beliebigen Zeitpunkt während des Meetings die Stummschaltung aufheben kann.

Während des Meetings:

Der Organisator und die Moderatoren können das Mikrofon eines beliebigen Teilnehmers jederzeit während des Meetings deaktivieren.
Aktuell können Organisatoren und Moderatoren, die von Teams Meetingraum-Geräten aus beitreten, nicht verhindern, dass Teilnehmer die Stummschaltung aufheben.

Um die Mikrofone aller Teilnehmer auf einmal zu deaktivieren, wählen Sie das Symbol «Weitere Optionen» von Microsoft Teams neben «Teilnehmer» und wählen Sie dann «Stummschaltung für Teilnehmer nicht zulassen».

Die Mikrofone der Teilnehmer werden gedimmt angezeigt.

Wie kommen Teilnehmer trotzdem zu Wortmeldungen?

Aufheben der Stummschaltung zulassen

Wählen Sie auch hier das Dreipunkte-Symbol «Weitere Optionen» von Microsoft Teams neben dem Namen der Person, die Sie sprechen lassen möchten. Dann wählen Sie «Stummschaltung zulassen».

Wiederholtes Unmuting verhindern

Nachdem ein Teilnehmer gesprochen hat, können Sie erneut verhindern, dass er die Stummschaltung aufhebt. – Wählen Sie die Dreipunkte-Schaltfläche «Weitere Optionen» neben dem Namen des Teilnehmers und dann die Option «Aufhebung der Stummschaltung nicht zulassen».

Dies waren weitere 5 neue Funktionen in Microsoft Teams. Erfahren Sie mehr zu Microsoft Teams & unsere Angeboten.

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