Kreditorenworkflow – Wie die Finanzabteilung trotz Home-Office physische Rechnungen bezahlen kann?

Home-Office-Pflicht durch COVID-19, auch 2021 stellt bereits wieder einige Herausforderungen an Unternehmen.  Auch redIT steht vor einigen Herausforderungen. Eine davon stellte sich in unserer Finanzabteilung: Die Mitarbeitenden sind im Home-Office und trotzdem braucht die Finanzbuchhaltung das Visum bzw. die Genehmigung für physisch eingegangene Rechnungen. Unsere Lösung, um Zeit- und Ortsunabhängigkeit zu erfüllen, war die Einführung vom Kreditorenworkflow. Was dies genau bedeutet, wie der Mechanismus ist und wie die Lösung schlussendlich bei redIT implementiert wurde, erfahren Sie im Folgenden.

 

Wieso Automatisierung?

Digitale Prozessautomatisierung wird zu einem immer wichtigeren Must-have von Unternehmen.  Durch Automatisierung von Prozessen können manuelle Aufwände den Mitarbeitenden erspart bleiben. Dadurch werden die Arbeitsabläufe beschleunigt und die Mitarbeitenden können sich auf die Kernaufgabe konzentrieren. Grundsätzlich sollten wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Dadurch können Fehler minimiert und die Leistungserstellung beschleunigt werden.

 

Wie funktioniert ein Kreditorenworkflow?

Mit Workflows bilden Sie Abläufe, Vorgänge, operative Prozesse und Freigaben Ihrer Unternehmensprozesse digital und automatisiert ab. Die Verarbeitungsschritte sind transparent und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Ihre alltägliche Arbeit fällt leichter und wird einfacher. Ein Workflow wird durch einen Trigger ausgelöst, zum Beispiel durch das Einscannen einer Rechnung. Die einzelnen Aufgaben innerhalb des Workflows können folglich parallel oder sequenziell gemäss Vorgabe ablaufen.

Bei redIT werden eingehende Rechnungen durch die Finanzabteilung eingescannt, automatisiert erkennt und schliesslich durch die Buchhaltung kontiert. Anschliessend werden sie über einen webbasierten Genehmigungsprozess vom Besteller, von Kostenstellen- oder BU-Leitern oder vom Geschäftsführer freigegeben. Die verschiedenen Genehmigungsprozesse werden dabei vorgängig konfiguriert. Nach der letzten Freigabe werden die Rechnungen direkt ins ERP weitergeleitet, automatisiert verbucht. Parallel wird der Rechnungsbeleg im Dokumentensystem rechtssicher nach GeBüV archiviert.

 

 

 

Mit der Einführung des Kreditorenworkflows lassen sich also gesamte Prozessketten wie Freigaben oder Wiedervorlagen automatisieren. Alle beteiligten Personen können zeit- und ortsunabhängig Rechnungen prüfen und genehmigen. Die Buchhaltung selbst kennt den Status einer Rechnung jederzeit. Die Suche nach liegengebliebenen und somit nicht rechtzeitig bezahlten Rechnungen entfällt. Vom Skonto auf Rechnungen kann durch die effiziente Verarbeitungsdauer immer profitiert werden.

 

Welche Vorteile hat ein Kreditorenworkflow:

• Prozesstransparenz (Historie)
• Reduzierung Fehleranfälligkeit
• Reduzierung Durchlaufzeiten
• Einheitliche & personenunabhängige Aufgabenabwicklung
• Kontrollinstrument für Vorgesetzte (Überwachung Status)
• Platzeinsparungen durch Reduzierung von physischen Dokumenten
• Orts- und Zeitunabhängigkeit

 

Gerne beraten wir Sie bei jeglichen Fragen rund um die Automatisierung Ihrer Prozesse. Ziel ist nicht, dass alle Prozesse direkt digital abgebildet werden, sondern diese sollen zuerst analysiert, hinterfragt und optimiert werden. In einem zweiten Schritt wird die digitale Lösung eruiert und implementiert.

Erfahren Sie hier mehr zum Kreditorenworkflow auf unserer Webseite

 

Zur Erfolgsgeschichte