Digitales Jahresgespräch – Wie löst’s redIT?
Ein Jahresgespräch mit den Mitarbeitenden ist in der heutigen Zeit essenziell wichtig für Vorgesetzte und Mitarbeitende. Einerseits aufgrund des Aspekts die Personalressourcen eines Unternehmens optimal einzusetzen und weiterzuentwickeln, andererseits sollten die Mitarbeitenden immer mehr ins Zentrum rücken, da sie das Benzin jedes Unternehmens sind. Deshalb sollte regelmässig, mindestens einmal pro Jahr, unter Umständen auch häufiger, ein Mitarbeitergespräch durchgeführt werden. Damit sich das Gespräch für alle Beteiligten positiv auszahlt, sollte es inhaltlich gut vorbereitet und im Anschluss transparent dokumentiert werden.
Für die Entwicklung der Mitarbeitenden und den Erfolg des Unternehmens entfaltet sich das Potenzial von Mitarbeitergesprächen erst durch eine gute Vorbereitung und überprüfbare Zielvereinbarungen, welche dann als Grundlage für das kommende Jahr dient.
Home-Office und Corona – Wie kann man ein gewinnbringendes Jahresgespräch gewährleisten?
Online, in Form von Video-Calls? – In der Tat wurde dies in vielen Firmen so eingeführt bzw. durchgeführt. Durch die COVID19-Situation blieb einem schlichtweg nichts anderes übrig.
Dabei wurde oftmals ein ineffizienter Ablauf gewählt:
1. Teams oder Zoom Meeting wurde mit dem Mitarbeitenden vereinbart
2. Bewertungs-Formular wurde online besprochen, allenfalls angepasst und das Gespräch wurde wieder beendet
3. Anschliessend druckte der Vorgesetzte das Formular aus, unterzeichnete es, scannte es ein und sendet es per E-Mail dem Mitarbeitenden zur Durchsicht
4. Nach der Kontrolle druckte der Mitarbeitende das Formular ebenfalls aus, unterzeichnete es, scannte es ein, um es seinem Vorgesetzen per E-Mail zurückzusenden
5. Zum Schluss leitete der Vorgesetzte das Formular an die Human Resources Abteilung (HR) weiter, welche es ausdruckt und im analogen Dossier in Papierform ablegt.
Aber… geht denn dieses Jahresgespräch wirklich nicht einfacher – digital?
Unsere Human Resources Abteilung kam im Herbst 2020 dann mit dem Input bzw. einer Frage an redIT: Das muss doch als digitale Firma einfacher ablaufen, gibt es denn keine digitale Möglichkeit?
Na klar gibt es die! – Innerhalb von kurzer Zeit entwickelten unsere Fachspezialisten auf Basis unserer Lösung des Kreditorenworkflows ebenfalls eine Workflowlösung für die Genehmigung des Gesprächsprotokolls.
Wie wir dies erreicht haben? – Unsere Lösung bei redIT
Das bestehende Word-Formular für die alljährlichen Mitarbeitergespräche wurde in ein editierbares HTML-Formular umgewandelt. Gleichzeitig wurde ein digitaler Workflow konfiguriert, welcher das ausgefüllte Formular online vom Vorgesetzten zum Mitarbeitenden und weiter ins HR leitet, um es am Ende als PDF, mit eingefügtem Genehmigungsprotokoll, in der digitalen Ablage zu speichern.
Dank dem Workflow und der damit verbundenen Weiterleitung und Genehmigung des Formulars wird protokolliert, dass alle involvierten Parteien das Dokument gesehen und auch genehmigt haben. Somit wird der Prozess viel effizienter, da das gleiche Dokument nicht mehr ausgedruckt und wieder eingescannt werden muss. Gleichzeitig kann auch das HR prüfen, ob ein Gespräch stattgefunden hat und wo ein Formular im Prozess steckt, welches nach der Durchführung des Gesprächs noch nicht in der HR-Abteilung angekommen ist.
Ein kleiner jedoch umso wichtiger Hinweis zu online Gesprächen: Unsere Kommunikation besteht zu 55% aus der Körpersprache, zu 38% aus der Stimme (Tonfall) und nur zu 7% aus tatsächlich gesprochenen Worten. Deshalb ist es ein absolutes Muss, dass die Kamera bei einem Mitarbeitergespräch auf beiden Seiten eingeschalten ist, damit die überaus wichtigen, non-verbale Signale in der Kommunikation nicht komplett wegfallen.
Wie das aussieht? – Praktische Einblicke:
1. Workflow wird erzeugt und anschliessend kann die Mitarbeiterbeurteilung gestartet werden
2. Formular kann via Browser bearbeitet werden bzw. der Mitarbeitende kann in den einzelnen Punkten bewertet werden
3. Ist das Gespräch beendet, wird das Dokument vom Vorgesetzten, Mitarbeiter und HR genehmigt
4. Die Genehmigung wird automatisch im resultierenden PDF protokolliert
Wie lösen Sie diese Thematik der HR-Abteilung? – Bei Fragen, Anregungen etc. sind wir sehr gerne für Sie da!
