HR Digitalisierung

Im Blogbeitrag geht’s um die HR Digitalisierung kurzum wie digitalisiere ich effizient die Personalabteilung? Nach einer kurzen Einleitung ins Thema und der Auseinandersetzung mit Kosten und Aufwand stellen wir Ihnen unsere einzelnen Lösungen im Bereich Personalwesen vor.

Nicht Zögern – Machen!

Die Entwicklung einer Unternehmenskultur geschieht nicht über Nacht. Wir sprechen von Tagen, Monaten, Jahren, Jahrzehnten. Auch wenn man die strategische Ausrichtung über Nacht ändern will, wird die Kultur des Unternehmens einem einen Strich durch die Rechnung machen. Trotzdem, man sollte nicht warten bis ein gewissen Thema, wie die Digitalisierung, einem dazu zwingen Änderungen vorzunehmen.  Es gibt keinen Grund dazu, man wird Members finden, welche die Entwicklung mittreiben und ein neuer Weg für das Unternehmen entsteht.

Die Ausrede: «Wir haben’s schon immer so gemacht!»

«Ja, aber… das war jetzt die letzten 5 Jahre so…» Mit dieser Ausrede ist endgültig Schluss heutzutage. Wer den Zug nicht verpassen will, sollte im Bereich Digitalisierung definitiv einsteigen. Und überhaupt – Änderungen, neue Wege sind doch auch Chancen. Das uns nur zu gut bekannte Klischee, dass Digitalisierung einem die Arbeit wegnimmt und man den Job verliert, ist passé. Änderungen schaffen Chancen, dass mehr Zeit für anderes bleibt, das trifft auf fast jede Abteilung zu. Kennen Sie es nicht, dass das Tagesgeschäft alle Ressourcen aufbraucht und spannende Projekte immer auf die lange Bank geschoben werden?

«Aber IT ist immer so teuer?»

«HR Digitalisierung ist so breit!»

Ja, ich gebe Ihnen recht und auch der Aufwand darf auch nicht ausser Acht gelassen werden. Machen wir uns nichts vor, Lösungen kosten Geld, aber es lohnt sich! Jetzt denken Sie bestimmt, das muss die Frau in der IT-Unternehmung doch sagen. – Und JA, aber ich sage es mit Überzeugung, denn ich habe gesehen was es bei uns täglich ausmacht.

Also, was ist jetzt die bessere Variante?

• 1. Variante: Sie arbeiten so weiter, verpassen die Fortschritte durch die Digitalisierung und die Mitarbeitenden müssen weiterhin sich andauernd wiederholenden Aufgaben nachgehen. Die Fehlerquote ist definitiv höher so!

• 2. Variante: Wir digitalisieren die wiederkehrenden Aufgaben, machen physische Personaldossiers digital und sie können Mitarbeitergespräche, Genehmigungsprozesse etc. ganz einfach digital abbilden und sich einiges an Mühe sparen.

Was bieten wir im Bereich HR Digitalisierung an?

Ich bringe es gleich auf den Punkt. Es gibt folgende Prozess in der Personalabteilung:

1. Digitales Personaldossier (Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Lohn- und Gehaltsabrechnung…)

2. Personalrekrutierung (Bewerberinnen- und Bewerbermanagement)

3. Personaleintritt (Onboarding)

4. Personalentwicklung (Mitarbeitergespräch…)

5. Personalaustritt

& redIT macht diese besser und effizienter! – «Das WIE von HR Digitalisierung ist entscheidend»

Na, ganz einfach 😊 …. Wir automatisieren und machen digital.

Zwei Beispiele von HR Digitalisierung:

1. Beispiel: Digitales Personaldossier – strukturiert, vertraulich, kompakt

Unser Personaldossier auf Basis von SharePoint zeichnet sich durch seine klare und durchgängige Struktur aus. Für alle Mitarbeitenden wird automatisch eine einheitliche Ordnerstruktur erstellt.

Diese bietet drei entscheidende Vorteile:

• Strukturiert: Die Ordner vererben ihre Kategorisierungen auf alle Dokumente darin, z.B. erhält ein Dokument im Ordner Arbeitsvertrag automatisch die Kategorie «Arbeitsvertrag». Dies erleichtert die Suche nach gewünschten Dokumenten enorm.

• Vertraulich: Über die Ordner werden die Berechtigungen geregelt. Nur wer berechtigt ist, kann bestimmte Dokumente einsehen (z.B. sieht das HR-Arztzeugnisse, jedoch nicht der Vorgesetzte)

• Kompakt: Die Ordnerstruktur kann ausgeblendet werden. Um alle Arbeitsverträge zu sehen, muss die HR-Verantwortliche nicht in jedem Personaldossier den entsprechenden Ordner öffnen. Dank einer einfachen Suche lassen sich alle Dokumente ohne störende Ordner anzeigen.

Ordnerstruktur und Kategorisierungen im Personaldossier

2. Beispiel: Mitarbeitergespräch – einfach, effizient, nachvollziehbar

Bei der Genehmigung des Protokolls vom Jahresgespräch legen wir grossen Wert auf einen einfachen, durchgängigen und transparenten Prozess. Mithilfe eines Workflows in Power Automate läuft dieser zu 100% digital ab und das Ausdrucken, Einscannen und Weiterreichen von Papier ist Geschichte.

1. Mitarbeitende bekommen nach dem Gespräch automatisch eine Aufforderung, das digitale Protokoll zu prüfen und zu genehmigen.

2. Anschliessend wird durch den Workflow die Genehmigung vom Vorgesetzten eingeholt und das Protokoll inklusive Genehmigungen im korrekten Personaldossier abgelegt.

3. Hier ist es nun auch für das HR-Team einsehbar ist.

Ausschnitt aus dem Genehmigungs-Workflow für das Protokoll des Mitarbeitergesprächs

Diese Lösungen sind sehr flexibel und lassen sich beliebig an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Kontaktieren Sie uns, damit wir auf Ihre Wünsche und Anforderungen eingehen und zusammen mit Ihnen die beste Lösung finden können. Wir freuen uns auf Sie.

Text von Alessia Baumann, Teamleiterin Marketing