Neue Formen der Zusammenarbeit durch Microsoft Teams

Schritt für Schritt zum Digitalen Arbeitsplatz

Die digitale Transformation, Veränderungen der Gesellschaft sowie nicht zuletzt COVID-19! stellen viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. – Thomas Schneider, CEO der Firma swr+ will in Konzepte der digitalen Transformation investieren und peilt somit das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes geradlinig und konsequent an. Im Frühjahr reagierte swr+ aufgrund der COVID-19! sehr schnell und führte Microsoft Teams als Kommunikations- & Kollaborationsplattform ein.

Zum digitalen Arbeitsplatz mit Teams

Kundin

Die Firma swr+ wurde 1948 von Prof. Robert Sennhauser gegründet und ist seitdem über 70 Jahre im Limmattal verankert. Seit 2020 agiert die swr+ unter dem jetzigen Namen und wird vom CEO Thomas Schneider geführt. Das Unternehmen beschäftigt rund 50 Mitarbeitende, welche im Bereich Ingenieurwesen und Architektur tätig sind. Hauptkunde ist die öffentliche Hand. Dabei fungiert swr+ als Berater, Planer, Ingenieur und Dienstleister sowie immer auch als Treuhänder für das Vermögen des Kunden. Jeder der rund 50 Mitarbeitenden von swr+ wickelt Projekte interdisziplinär von der Akquise bis zum Controlling individuell und selbständig ab.

Ausgangslage

COVID-19! Wohl die Herausforderung des Jahres 2020 überhaupt. – «Schnell ins Home-Office, jetzt oder nie!» Thomas Schneider betont, dass swr+ die Veränderung bezüglich IT-Infrastruktur als positiv ansieht und einen grossen Schritt in Richtung Digitalisierung eingeleitet hat. Jedoch war für ihn nicht nur die Pandemie massgebend zu investieren, sondern er erwähnte ebenfalls deutlich die Generation «digital Natives». Anforderungen an den Arbeitsplatz sowie die Prioritätensetzung haben sich verändert und fordern neue Innovationen von den Arbeitgebern. – Gesagt, getan! – swr+ suchte nach geeigneten Lösungen sowie einer raschen Umsetzung.
Die Transformation zum «digitaler Arbeitsplatz» in Zusammenarbeit mit redIT kann beginnen.

Herausforderung: Teams für die interne & externe Kollaboration unabdingbar

Die IT- Infrastruktur der Firma swr+ war bereits grösstenteils in einer privaten Cloud. Die von swr+ genutzte Lösung wies einige Schwächen, sowie technische Komplikationen auf. Dazu kommen fehlende Innovationen in punkto Technologie. Thomas Schneider erklärt, dass ebenfalls die Branche ein grosser Treiber in Richtung Digitalisierung war. Sie wird agiler, digitaler und vernetzter. Die interne und externe Kollaboration wird wichtiger denn je. Zusätzlich wurde COVID-19 zum Treiber von digitalen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen. Noch zu Beginn der Zusammenarbeit 2019 funktionierte der Grossteil gemäss Thomas Schneider: «nur mit Papier!» Mobile Möglichkeiten in der IT für die Mitarbeiter waren wenig vorhanden. Die digitale Transformation sieht Thomas Schneider als kontinuierliche Reise, bei der man den Zug nicht verpassen sollte.
Nach und nach kristallisierten sich weitere Meilensteine für swr+ im Rahmen der digitalen Transformation heraus. Einerseits soll das Konzept «digitaler Arbeitsplatz» angestrebt werden, andererseits soll in flexible Mietmodelle bezüglich IT-Infrastruktur investiert werden. Dies vereinfacht die IT und schafft aufgrund ausbleibender Investitionen planbarereKosten. SaaS lautet das Oberziel; vollständig ab in die Cloud!

Lösung: Teams aus der M365-Palette

Um einen ersten Schritt Richtung «digitaler Arbeitsplatz» zu machen wurde die swr+ im Portfolio von Microsoft fündig: Microsoft Teams – eine Plattform, welche moderne, interdisziplinäre Teamarbeit zentral fördert und auf ein neues Level bringt. Es führt nicht nur Menschen zusammen, sondern auch Inhalte. Damit wurde die Reise «digitale Transformation» begonnen. swr+ strebt an, dass die interne Kommunikation, Kollaboration sowie ebenfalls die Telefonie ausschliesslich über die Plattform Teams abläuft. Thomas Schneider vergleicht Microsoft Teams mit einer Werkstatt, wo man einzelne Tools beliebig und flexibel beiziehen kann oder eben nicht. Bei swr+ will er Know-how-Verluste zum Beispiel durch das Feature «OneNote» verhindern, indem Mitarbeitende ihre Notizbücher zu Kundenprojekten, untereinander teilen. Ab 2021 will swr+ die gesamte Projektabwicklung inklusive Meetings via Teams abwickeln. Nicht zuletzt, um ebenfalls für Kunden Effizienzgewinne sicherzustellen. Ein weiterer grosser Meilenstein auf der digitalen Reise wird die Optimierung der bestehenden, IT-Infrastruktur ausserhalb von Microsoft 365, sein. Ob nach Azure, zu redIT ins Datacenter oder eine hybride Lösung mit Teilen beim Kunden vor Ort, wird derzeit noch erarbeitet. Sprich, die Geschichte wird weitergehen. – Verpassen auch Sie nicht den Zug beim Lesen!

Fazit: Neue Denk- & Arbeitsweise durch Microsoft Teams

Digitalisierung verändert nicht nur unsere Denkweise, sondern ebenfalls unsere Arbeitsweise. Eine kontinuierliche Betrachtung scheint heute unumgänglich.