Digitalisierung Arbeitswelt bei redIT

Digitalisierung der Arbeitswelt ist eines der Themen über das sehr viel geschrieben und diskutiert wird, da es alle und jeden betrifft und die Geschäftswelt und die Gesellschaft nachhaltig verändert. Leider ist es aber auch ein offenes Thema, das zwar theoretisch gut verstanden wird, aber die Umsetzung hat sich als sehr schwierig erwiesen. Nur wenige Firmen können für sich beanspruchen, dass sie die Digitalisierung der Arbeitswelt «im Griff haben» und echten Mehrwert für die Kunden und die eigene Firma geschaffen haben. 

Wir haben in den letzten drei Jahren verschiedene Anläufe gemacht, wie wir die Digitalisierung bei redIT vorwärtstreiben und managen. Die Herausforderungen waren immer dieselben: Wie können wir Digitalisierung in der Arbeitswelt «greifbarer» machen und so runterbrechen, dass wir uns einerseits nicht zu lange mit visionären Diskussionen aufhalten und andererseits in der Umsetzung nicht verzetteln. Geholfen haben uns zwei Entscheide, mit denen wir unsere Digitalisierungsstrategie «schärfen» und die Umsetzung beschleunigen könnten:  

• Wir haben als primäres Ziel «Wir bieten unseren Kunden einen besseren Service, damit diese erfolgreicher sind» definiert und dieses ins Zentrum unserer Digitalisierungsstrategie gesetzt.  

• Als Planungs- und Implementierungs-Rahmen haben wir das Modell der Fachhochschule Nordwest-Schweiz (FHNW) mit den 7 Handlungsfeldern für die Digitalisierung genommen.  

«Der Kunde im Zentrum» klingt sehr banal und ist auch nichts Neues. Doch wenn man das konsequent durchzieht, hilft es enorm sich auf die richtigen Digitalisierungsprojekte zu fokussieren und vor allem auch die Firmenkultur weiterzuentwickeln. Mit diesem neu gewonnen «Anker» und der konsequenten Anwendung der 7 Handlungsfelder waren wir in der Lage unsere Digitalisierungsstrategie besser zu visualisieren und noch wichtiger zu kommunizieren. Das Schaubild fasst unseren Digitalisierungsansatz zusammen und ist unser Rahmen für alle Digitalisierungsdiskussionen. 

Digitalisierungsansatz von redIT

Als ersten Schritt haben wir in der Geschäftsleitung die digitale Reifegradanalyse in den 7 Handlungsfeldern durchgeführt. Dies war sehr aufschlussreich, da die Bereichsleiter verschiedene Ansichten zu den einzelnen Handlungsfelder hatten und den Reifegrad sehr unterschiedlich bewerteten. Diese Analyse war enorm wichtig, da wir am Ende ein sehr gutes, gemeinsames Verständnis über den Stand der Digitalisierung, die Zielsetzungen und die Lücken in der Implementierung hatten. Im April 2020 haben wir einen Projekt- und Implementierungsplan erstellt. Wir haben uns dabei für eine «agile» Umsetzung nach dem Motto: «So viel Planung wie notwendig und so viele Ergebnisse wie möglich, entschieden». Die letzten Monate haben gezeigt, dass dieser Ansatz der Richtige war, da wir alle wichtigen Digitalisierungs-Milestones erreicht haben. 

Nachfolgend eine Übersicht über die Ergebnisse – Digitalisierung der Arbeitswelt:

• •  «Aus Drei mach eine redIT»: Erfolgreiche Fusion der 3 Firmen beelk Services AG, Kinetic AG und redIT Services AG zu redIT. Damit sind wir in der Lage unseren Kunden ein ganzheitliches und abgestimmtes Digitalisierungs- und Cloudangebot zu bieten [Handlungsfeld: Führung & Kultur] 
  • Das Einrichten und Managen eines «Modernen Arbeitsplatzes» ist in unserer DNA und wir arbeiten kontinuierlich daran, dass wir die Möglichkeiten der neuen Kommunikations- und Zusammenarbeits-Tools für eine höhere Mitarbeiter–Produktivität und besseren Kundenservice nutzen. Der Fokus in den letzten Monaten lag vor allem auf der Ausbildung der Mitarbeiter und «Good Practice Sharing» unter den Mitarbeitern [Handlungsfeld: Führung & Kultur] 
  • Launch der neuen redit.ch Website als zentrales Informations- und Kommunikationssystem mit interaktiven Elementen für die Kundeninteraktion wie zum Beispiel Online Terminbuchung oder Chat [Handlungsfeld: Digitales Marketing] 
  • Einführung eines neuen Cloud-basierten Management Informationssystems auf Basis von Microsoft Power BI für die Echtzeitanalyse der Geschäftsdaten, um schneller und besser zu entscheiden. Mit dem neuen Reporting-System können wir auch sehr viel einfacher Kundeninformationen mit Geschäftstransaktionen vernetzen, um neue Kundenservices anzubieten [Handlungsfeld: Cloud & Daten] 
  • Implementierung des redIT CRM-Systems auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Das redIT CRM ist – wie sich immer mehr herausstellt – zum Herzstück und kritischem Erfolgsfaktor unserer Digitalisierungsstrategie geworden. Wir können unsere übergeordneten internen und externen Zielsetzungen nur erreichen, wenn wir eine 360 Grad Kundensicht haben und unseren Kunden neue Interaktions-Möglichkeiten anbieten [Handlungsfeld: Kundenorientierung] 
  • Umsetzung eines automatisieren Kreditoren-Workflows über den gesamten Lebenszyklus vom Scannen, Verarbeiten, Freigabe bis zur rechtssicheren Ablage. Des Weiteren haben wir verschiedene Aufgaben im Personalwesen wie zum Beispiel Mitarbeitergespräche digital abgebildet und mit Workflows unterstützt [Handlungsfeld: Prozess Engineering] 
  • Basierend auf den Erfahrungen mit der Einführung und Nutzung interner Lösungen wie das neue Management Informationssystem, das CRM-System oder die Workflowlösungen haben wir neue Lösungs- und Servicepakete für unsere Kunden entwickelt. Mit diesen Angebotspaketen geben wir unser Wissen und «Good-practices» bei der Einführung an unsere Kunden weiter und die Digitalisierungsprojekte können somit schneller erfolgreich implementiert werden [Handlungsfeld: Neue Technologien, Digitale Geschäftsentwicklung] 

Digitalisierung ist kein Projekt, sondern eine «Reise» und eine Einstellung. Auch wenn wir sehr gut unterwegs sind und eine Reihe von Zielen bereits erreicht haben, so haben wir noch Vieles vor. Eine wichtige Entscheidung war, dass wir zu einem 90-Tage Planungs- und Implementierungsrhythmus übergegangen sind. Dies hat sich sehr bewährt und bringt uns die notwendige Agilität wie Flexibilität und ermöglicht uns zeitnah den Fortschritt zu messen. 

Wie im letzten Punkt der Ergebnisliste geschrieben, möchten wir unsere Kunden bei ihren Digitalisierungsprojekten unterstützen und begleiten. Einerseits über regelmässige Blogs, in denen wir über unsere Erfahrungen mit den verschiedenen Projekten ausführlicher berichten, andererseits mit individuellen Angeboten, die wir gemeinsam mit den Kunden auf der Basis der Digitalen Reifegradanalyse erarbeiten. 

Vorankündigung: Im nächsten Blog werden wir über das neue redIT Management Informationssystem berichten.