Digitaler Transformationsprozess bei KMU

Wie man vorgeht?

Die digitale Transformation steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Trend, welcher ständig durch neue Generationen von digitalen Technologien erneuert wird. In fast jeder Branche gibt es digitale Gewinner, aber auch Verlierer. Viele Unternehmen arbeiten derzeit an neuen, innovativen Geschäftsmodellen. Ein digitaler Transformationsprozess ist mittlerweile unausweichlich, unumkehrbar, ungeheuer schnell und klar auch mit Unsicherheit behaftet. Dies führt vor Augen, dass die digitale Transformation ein Prozess ist, welcher sich nicht verlangsamen lässt. Die Unternehmen sollten Chancen neuer Technologien nutzen, um Potentiale hinsichtlich der Weiterentwicklung von bestehenden Geschäftsmodellen zu verfolgen und auszuschöpfen.

 

Digitalisierung ist jedoch nicht nur eine Software zu installieren oder eine vernetzte Produktionsanlage mit hohem Automatisierungsgrad in Betrieb zu nehmen. Die zentralen Fragen, welche sich KMUs stellen müssen, sind:

• Welche Technologie soll das Unternehmen wählen, damit der entsprechende Nutzen generiert wird, wie kann die Technologie sinnvoll in betrieblich Abläufe integriert werden und ebenfalls wie die Nutzung und Akzeptanz der Mitarbeitenden sichergestellt werden kann.

Die Einführung neuer digitaler Lösungen ist daher mehr als nur eine technische Frage, sie ist als gesamthaft komplexe Gestaltungsaufgabe zu verstehen. Denn Technologie alleine löst nie das Problem. Nebst der technischen Ebene des Unternehmens wird auch die organisationale und soziale Ebene bzw. Sphäre beeinflusst. Die organisationale Sphäre beinhaltet kontextspezifische Regelungen wie beispielsweise Gesetzte, Normen oder Betriebsvereinbarungen, während die soziale Ebene die Regelung von Kommunikation und Informationsaustausch mit Mitarbeitenden, zum Beispiel im Home-Office, beinhaltet. Auf der technischen Ebene müssen nebst der zu einführenden Technologie, ebenfalls Abhängigkeiten zu bestehenden Systemen sowie Kompatibilitäten zu Hard- und Software beachtet werden. Die Wechselwirkungen der genannten drei Sphären müssen dementsprechend gestaltet und beachtet werden. Nur so kann die Grundlage für die Digitale Transformation im Unternehmen geschaffen werden.

 

 

 

Im Prozess der digitalen Transformation lassen sich zwei grundlegende Erfolgsgrössen für Unternehmen definieren: «Zum einen eine adäquate materielle bzw. ressourcentechnische Ausstattung, durch die der Wandel situativ ermöglicht wird, zum anderen eine strukturierte Vorgehensweise, bei der alle Mitarbeiter im Unternehmen im digitalen Wandel mitgenommen werden.

Digitalisierungsvorhaben sind dementsprechend tiefgreifende Veränderungen in den Unternehmen, wo zwingend Zusammenhänge zwischen technischen, organisationalen und mitarbeiterbezogenen Aspekten beachtet werden müssen. Dies mit dem Ziel einen effektiven Einsatz der neuen Technologie zu garantieren sowie das volle Potenzial der Digitalisierungslösung auszuschöpfen.

 

In einem ersten Schritt muss sich das Unternehmen bezüglich des digitalen Wandlungsprozesses einige Fragen stellen:

• Wie müssen bestehende Prozesse und organisatorische Abläufe für die bestmögliche Nutzung der Technologie weiterentwickelt werden?
• Wie können die Mitarbeiter vom Einsatz der Digitalisierungslösung profitieren? Welche Schulungen sind sinnvoll?
• Welchen Beitrag kann der Einsatz der Technologie zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen leisten?
• Bietet die Digitalisierung das Potenzial für neue Geschäftsmodelle?
• Wann müssen wir den Betriebsrat über die geplante Änderung informieren und wie sollten wir ihn im weiteren Verlauf einbinden?

KMUs fehlen meist die Erfahrungswerte und die klaren Auswahlkriterien, um die geeignete Technologie für das Unternehmen auszuwählen.

 

Digitaler Transformationsprozess: Die 5 Phasen

Für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben ist der Transformationsprozess mit seinen fünf Phasen entscheidend.

 

 

 

 

1. Phase: Inspirationsphase

Die Inspirationsphase ist die Startphase im digitalen Transformationsprozess. In dieser Phase informieren sich die Verantwortlichen über Technologien und Lösungen. Dazu können Praxisbeispiele herangezogen werden, aus der eigenen oder aus anderen Branchen, um sich Inputs für konkrete Herausforderungen innerhalb des Transformationsprozesses zu holen. Das Ziel der Inspirationsphase ist es ein Zukunftsbild bzw. eine Vision für das eigene Unternehmen zu entwickeln. Dabei sollen Chancen und Herausforderungen, welche sich durch die digitale Transformation ergeben, erkannt und analysiert werden. Dieses Zukunftsbild soll nicht nur im Unternehmen als Leitlinie betrachtet werden, sondern ebenfalls den Kunden- und Partnerunternehmen kommuniziert werden.

In dieser ersten Phase geht es also darum, eine Vision und Strategie zu entwickeln, wohin man das Unternehmen digital entwickeln möchte. Vereinfacht gesagt wird hier der digitale Idealzustand des Unternehmens herausgearbeitet, z.B. das papierlose Unternehmen.

 

2. Phase: Orientierungsphase

Nach der Entwicklung des Zukunftsbildes steht in einem zweiten Schritt die Standortbestimmung des eigenen Unternehmens, der Ist-Zustand, im Zentrum. Hier geht es darum mittels einem Reifegradmodell zu erkennen, welche digitale Reife das Unternehmen aufweist. Dies auch im Vergleich zu anderen Unternehmen derselben oder anderen Branchen. Aufgrund dieses Vergleichs werden die Handlungsfelder innerhalb der digitalen Transformation abgeleitet. Durch die Handlungsfelder zeigt sich die Entwicklungsrichtung der Digitalisierung.

Aufgrund der Etablierung der zentralen Handlungsfelder für das eigene Unternehmen soll eine Digitalisierungsstrategie entwickelt werden. Diese bildet die Grundlage für die Umsetzung der einzelnen digitalen Transformationsprozesse. Sie definiert langfristig Unternehmensziele und provoziert somit die Auseinandersetzung mit Stärken, Schwächen sowie Chancen und Risiken der Unternehmung.

 

Entwicklung Digitalisierungsstrategie

Die Digitalisierung eröffnet KMUs einerseits viele Chancen und Möglichkeiten, andererseits sind die entstehenden Kosten und der entsprechend resultierende Nutzen des zukünftigen Technologieeinsatzes schwer überblick- und einschätzbar. Da sie meist ein überschaubares Budget für Digitalisierungsvorhaben innehaben sind Fehlinvestitionen zu vermeiden. Deshalb ist es eine dringliche Notwendigkeit digitale Transformationsprozesse sorgfältig und durchdacht zu planen. Es braucht eine klare Vision bzw. ein Zukunftsbild, der Fokus sollte dabei auf Chancen und Potenziale gelegt werden. Eine Ausrichtung der Unternehmensstrategie auf Digitalisierungsthemen ist für KMUs unumgänglich und auf mittlere und lange Frist auszulegen.

Durch die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie erlangen KMUs einen groben Fahrplan, durch welchen gesteckte Ziele bzw. Zwischenziele erreicht werden können.

 

Wie aus der folgenden Abbildung «Strategiehaus» erkennbar wird, kann man eine Strategie in einer Haus-Form darstellen:

 

 

Diese Darstellung baut auf der übergeordneten Vision auf, dann folgt die Mission, anschliessend werden die strategischen Ziele definiert und zuletzt die erarbeiteten Massnahmen. Die definierten Massnahmen bilden die operative Ebene dieses Modells. Sie beinhalten die Umsetzung bzw. Realisierung der strategischen Ziele. Schliesslich werden sie durch die anfänglich definierte Vision erreicht.

 

Die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie sollte als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden: Man beschreibt die Ausgangslage, wägt anschliessend die Optionen ab, formuliert darauf basierend die Strategie, implementiert und verbessert diese kontinuierlich mithilfe des Strategiecontrollings. Dies basierend auf einer erneuten Status-Quo oder Ist-Analyse und stösst dann den Prozess erneut an.

Um den Startpunkt der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie zu setzten, ist es wichtig, Folgeaktivitäten zu planen, die Massnahmen zu priorisieren und eine zeitliche Abfolge festzulegen. Dies kann beispielsweise in Form einer Aktionsliste von Projekten zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgen. Zuerst sollten dringliche sowie Massnahmen mit den grössten Wirkungen ergriffen werden.

 

3. Phase: Planungsphase

In der dritten Phase, der Planungsphase, sollten erste Pilotprojekte definiert werden, um die gesetzten Ziele der Digitalisierungsstrategie termingerecht erfüllen zu können. Das Ziel der dritten Phase besteht darin, den Ziel-Zustand festzulegen. Dieser kann anhand der digitalen Vision und Strategie der Unternehmen festgelegt werden. Die Festlegung des Ziel-Zustands liefert bereits erste Hinweise, welche Massnahmen nötig sein werden, um vom analysierten Ist-Zustand der Orientierungsphase zum Ziel-Zustand zu gelangen.

 

In der Planungsphase sollte sich das Unternehmen folgende Fragen stellen:

• Welche Anforderungen stellen wir an die neu einzuführende Technologie?
• Was sind die Rahmenbedingungen des Technologieeinsatzes im Unternehmen?
• Welche Pilotprojekte wollen wir umsetzen?
• Welches Pilotprojekt sollte gewählt werden, um die Motivation für die weitere Umsetzung durch eine schnelle Durchführung und die Generierung sichtbarer Erfolge zu steigern?
• Welche Indikatoren sollen für das Monitoring der Projekte herangezogen werden?

 

4. Phase: Realisierungsphase

In der Realisierungsphase werden die geplanten Massnahmen umgesetzt. Dabei sollten die technischen immer gemeinsam mit den organisationalen Veränderungen realisiert werden. Die Umsetzung der Massnahmenprozesse sollte partizipativ gestaltet werden, denn fehlende Zustimmung oder Einbindung der Mitarbeitenden kann zum Scheitern eines Digitalisierungsprojektes führen. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitende frühzeitig in die Prozesse einzubinden, um die Akzeptanz gegenüber der neuen Technologie sowie dem Wandel, zu steigern. Doch ebenfalls ist deren Integration essenziell, da sie ihr Arbeitsumfeld sowie ihre Tätigkeiten am besten kennen und beurteilen können. Die Mitarbeitenden können daher die zentralen Hinweise zu Funktionalitäten und Nutzungsweisen der neuen Technologie aufzeigen. Während der Realisierungsphase müssen ebenfalls frühzeitig Qualifizierungsmassnahmen ergriffen werden. Diese sollten vorwiegend Schulungen beinhalten. Wenn diese jedoch fehlen, können die neuen digitalen Lösungen nicht optimal genutzt werden und das Potenzial des Digitalisierungsvorhaben wird dementsprechend nicht effizient umgesetzt und ausgeschöpft. Um die Realisierungsphase gezielt umzusetzen, sollte auf klassische Projektmanagementmethoden zurückgegriffen werden.

 

 

 

 

Diese Vorgehensweise darum, da trotz des Ziels, der Realisierung und der definierten Vision, der Weg dorthin nicht immer ganz klar ist. Dies aufgrund komplexer Systemlandschaften innerhalb von KMU oder einer noch nicht zu 100% ausgereiften bzw. erprobten Technologie. Deshalb müssen die Ziel-Zustände in Zwischenziele aufgegliedert werden, da gegebenenfalls mehrere Schritte nötig sind, um die definierte Vision zu umzusetzen.

 

Die einzelnen Schritte nach dem PDCA-Zyklus sind folgende:

Plan:

Der Ziel-Zustand soll konkretisiert und die Massnahmen zur Umsetzung festgelegt werden.

Do:

Die Massnahmen werden durchgeführt bzw. umgesetzt.

Check:

Der neue Ist-Zustand wird erneut bewertet.

Act:

Aufgrund der Bewertung aus «check» wird über die nächsten Schritte entschieden. Es geht um die Entscheidung, die durchgeführte Transformation zu stabilisieren, weitere Schritte einzuleiten und entsprechend des PCDA-Zyklus erneut zu starten.

 

5. Phase: Auswertungs- und Anpassungsphase

Der digitale Transformationsprozess sollte erst nach der Auswertungs- und Anpassungsphase beendet werden. Durch die gewonnenen Erkenntnisse aus den Prozessschritten der vorangegangenen Phasen können Verbesserungspotenziale sowie Folgeprojekte etabliert werden. Im Rückblick auf die Planungsphase kann in dieser festgehalten werden, wie sich die digitale Reife der Unternehmung entwickelt hat und ob positive Entwicklungstrends aufgrund eines aktuellen Branchenvergleichs abgeleitet werden können. Ebenfalls ist entscheidend, ob die Erkenntnisse durch die Auswertung, Inputs und Änderungen der Digitalisierungsstrategie zur Folge haben und diese entsprechend angepasst werden muss. Grundsätzlich gilt, das Unternehmensumfeld ist in Bewegung: Neue Konkurrenten drängen auf den Markt, die Kundenbedürfnisse ändern sich, der rechtliche Rahmen verschiebt sich oder neue Technologien entstehen. Es ist daher für ein Unternehmen immens wichtig, die Visionen und Strategien immer wieder zu reflektieren und an diese Rahmenbedingungen anzupassen.

 

Falls Sie unsere Hilfe in einer der Phasen brauchen – sind wir gerne für Sie da!

 

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