Digitaler Briefkasten? – Damit auch Sie im Home-Office KEINE Post verpassen!
Digitalisieren, verteilen & archivieren
Digitaler Briefkasten: Durch die Pandemie COVID-19 wurde Home-Office schlagartig zur Tagesordnung, um weitere Ansteckungen und die Verbreitung des Virus zu verhindern. COVID-19 hat beschleunigt, was bereits im Umbruch war. Mitarbeitende wollen mobiler arbeiten. Dies erfordert digitalen Datenzugriff von überall zu jeder Tages- und Nachtzeit.
Doch die Realität sieht anders aus – physische Dokumente sind immer noch sehr präsent in den Unternehmen. Durch COVID-19 und die sich weiterentwickelnden Ansprüche von Mitarbeitenden müssen interne Anlaufstellen Lösungen entwickeln, um die digitale Weitergabe von Dokumenten sicherzustellen. Ein zentrales Problem stellt sich bei dem physischen Posteingang von Unternehmen:
Wie gelangen wichtige Dokumente zu den Mitarbeitenden via digitaler Briefkasten ins Home-Office?
Anfangs der Pandemie musste eine schnelle Lösung her, die physischen Briefdokumente wurden eingescannt und per E-Mail an die zuständige Person gesendet. Dies stellte zwar sicher, dass die Korrespondenz gepflegt wird, aber wir alle wissen, dass E-Mail kein digitaler Aktenschrank darstellt und auch nicht als solcher genutzt werden sollte.
Ist COVID-19 wirklich der entscheidende, treibende Faktor für die digitale Transformation?
Obwohl viele Unternehmen bereits eine Strategie für die digitale Transformation entwickelt hatten, befand sich die operative Umsetzung bei meisten noch in Kinderschuhen. – Dies zeigte sich dann auch bei diversen Themen. Die Umsetzung von Home-Office bereitete vielen Unternehmen Schwierigkeiten, denn plötzlich musste es schnell gehen. Und da die Vorbereitung fehlte, wusste man gar nicht wo begonnen werden soll. So wurden Lösungen “quick and dirty” umgesetzt mit dem Resultat, dass man nun im Ansatz digital, aber sicher nicht effizienter ist.
Digitaler Briefkasten als Lösungsansatz:
Die intelligenten Workflow Lösungen von redIT können Ihrem Unternehmen helfen, die Produktivität erheblich zu steigern. Wo es einen Geschäftsprozess gibt, an dem Dokumente und Menschen beteiligt sind, gibt es auch eine Möglichkeit zur Automatisierung. Der physische Posteingang bzw. der Briefkasten einer Unternehmung bietet dabei einen guten Einstiegspunkt in die digitale Transformation. Werden Dokumente bereits beim Eintritt in die Firma digital erfasst, so können auf einfache Art und Weise Medienbrüche in der weiteren Verarbeitung festgestellt und schrittweise behoben werden.
Die physikalische Eingangspost wird beim Eintritt in die Firma gemäss den Firmenrichtlinien geöffnet, eingescannt und via Mail dem Empfänger zugestellt. Die Klassifizierung und Verteilung erfolgt dabei über eine zusätzliche Software, welche nicht nur Adressen, sondern auch Schlüsselwörter erkennen kann und so für eine hohe Automatisierung sorgt.
Die wichtigsten Vorteile der digitalen Transformation zum digitalen Posteingang:
- Zeitersparnis durch den Wegfall der Verwaltung von Papierdokumenten
- Erhöhter Zugriff zu allen Dokumenten mit kontrolliertem Zugriff, jederzeit und von überall
- Verringerung der Durchlaufzeiten für die Bearbeitung von Dokumenten
- Verbesserung der Sicherheit und Reduzierung von verlorenen und falsch abgelegten Dokumenten durch Fehler von Mitarbeitenden
- Vereinfachung von Prozessen und Verbesserung der Erfahrung der Endbenutzer
- Ein Projekt zur Umgestaltung des Posteingangs ist ein schneller Gewinn, der einen sichtbaren und greifbaren Wert für Ihr Unternehmen hat. Einer der Schlüssel zum Einstieg in die Automatisierung ist ein schneller Erfolg, auf den Sie mit weiteren Projekten im gesamten Unternehmen aufbauen können. Sie können ein besseres Geschäft aufbauen und dabei dieselbe Workflow-Plattform verwenden.
Welche Nachteile hat die Arbeit im Homeoffice ohne digitalen Briefkasten?
Das Verteilen und Zuordnen von Post ist ohne digitalen Posteingang ein komplizierter und aufwendiger Prozess. Die Mitarbeiter erhalten hierbei zunächst einen unsortierten Stapel an Dokumenten. Danach beginnen sie, den Stapel Stück für Stück abzuarbeiten. Hierbei wird als erstes auf den Absender und das entsprechende Thema geachtet. In vielen Fällen ist es notwendig, die Dokumente kurz zu überfliegen, um den Sachverhalt einordnen zu können.
Bei der Arbeit im Homeoffice ist die Tätigkeit nicht leichter. Allein durch das Einscannen der Post und das Verschicken verschiedener E-Mails bringt die Digitalisierung keine Vorteile. Die Mitarbeiter sind weiter darauf angewiesen, die Flut an E-Mails durchzusehen und manuell zu sortieren.
Je nach Umfang der Post dauert der Prozess eine Stunde oder länger. Das Tagesgeschäft lässt in den meisten Fällen nicht zu, dass sich ein Mitarbeiter so viel Zeit für das Sortieren seiner Post nimmt. Daher ist er darauf angewiesen, die Tätigkeit zwischen längeren Kundengesprächen und anderen unaufschiebbaren Aufgaben zu erledigen.
Oft muss man von vorne beginnen, was zusätzliche Zeit beansprucht. Wie bei der physischen Post kommen zudem E-Mails an, die für einen anderen Mitarbeitenden bestimmt sind.
Insgesamt kostet diese “Art der Digitalisierung” daher mehr Zeit und bringt kaum Vorteile. Der Aufwand für das Ordnen bleibt derselbe. Hinzu kommt die Zeit für das Einscannen der Post und das Verschicken der E-Mails.
Wie hat’s redIT gelöst?
redIT hat die Lösung «Digitaler Posteingang» implementiert und postuliert damit ein Beispiel für ein digitales Management-Tool, welches die Aufnahme von Inhalten aus verschiedenen Eingängen automatisiert in einen Workflow einfließen lassen kann. Wir haben mit diesem Tool als Front-End eines voll integrierten Business-Workflow-Systems viel Erfolg gehabt und können uns nun nicht nur bezüglich dem Posteingang auf unser Kernbusiness konzentrieren.
Mit unseren intelligenten Workflow-Lösungen stellen wir sicher, dass alle Anwendungen flexibel sind, so dass bei rasanten Änderungen in der Umgebung die Workflows für die Zukunft intakt und gerüstet sind und somit einen grossen Investitionsschutz bieten.
Wenn Sie daran interessiert sind, mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, kontaktieren Sie uns für ein kurzes Gespräch oder eine Demo unserer Lösung:
Wie genau erleichtert der digitale Posteingang von redIT die Arbeit?
Um das Chaos zu beseitigen, setzt redIT beim digitalen Posteingang auf die automatische Sortierung der Post. Hiermit sind die üblichen Arbeitsschritte der Klassifizierung und Verteilung obsolet. Im Kern konzentriert sich die verwendete Software auf zwei einfache Anhaltspunkte für das Ordnen der Post. Dies sind die Adressen der Absender und verschiedene, vordefinierte Schlüsselwörter.
Mit Hilfe der Adressen erkennt die Software intuitiv, von wem die Post stammt. Die Schlüsselwörter helfen wiederum dabei, festzustellen, worum es in den entsprechenden Dokumenten geht. Dadurch ist das System in der Lage, die Post automatisch in bestimmte Kategorien einzuteilen.
Aufgrund der effizienten Vorsortierung sehen die Empfänger sofort, welche Aufgaben vor ihnen liegen. Die Zeit für das Ordnen entfällt nahezu komplett. Zusammengehörige Dokumente befinden sich bereits in übersichtlichen Kategorien, und der Empfänger behält stets den Überblick. Er weiss genau, was fehlt, und ist imstande, seine Arbeitszeit wesentlich besser, effiziuenter einzuteilen und vorausschauend zu planen.
redIT – der Schlüssel zu Ihrem Erfolg
Die Digitalisierung ist eine gewaltige Aufgabe und stellt viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. redIT begleitet Sie auf diesem Weg und sorgt für eine perfekt aufeinander abgestimmte IT. Auf diese Weise tragen wir in hohem Masse dazu bei, dass Ihnen die Digitalisierung einen echten Mehrwert bietet.
Von der individuellen Beratung bis hin zur Beschaffung und Installation bzw. Implementierung der einzelnen Systeme stehen wir Ihnen dabei jederzeit zur Verfügung. Unsere vielfältigen Dienstleistungen decken den gesamten Bereich der Digitalisierung im Unternehmen ab. Hierdurch erhalten Sie alles aus einer Hand und profitieren von einem erstklassigen Service.
Folgende Angebote gehören zur breiten Produktpalette von redIT:
– Business-Lösungen: Dokumentenmanagement, Workflow-Lösungen, Self-Service BI, Customer Relationship Management (CRM), Analyse digitaler Reifegrad
– Cloud und Infrastruktur: Digitaler Arbeitsplatz, Cloud Services, IT-Infrastruktur, Printing-Lösungen, IT-Outsourcing, IT-Schwachstellen-Management, IT-Sicherheit
– Produkte: redCLOUD Services, Microsoft Cloud Services, Dokumentenmanagement, Printing-Lösungen
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf und führen Sie Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft. Nutzen Sie hierfür beispielsweise unser übersichtliches Kontaktformular und teilen Sie uns bequem mit, wie wir Ihnen helfen können. Unsere freundlichen und kompetenten Mitarbeitenden freuen sich darauf, Sie bei der Digitalisierung zu begleiten.
«Für den erfolgreichen, digitalen Posteingang braucht es einen Partner, der die IT und die betriebswirtschaftlichen Anforderungen versteht und vereinen kann. Mit redIT haben wir diesen kompetenten und erfahrenen Partner gefunden.»
Andreas Nitschke
Global Operations Director, Arval (Schweiz) AG