Meeting Tipps – Die 3 wichtigsten

Wenn Meetings keine Struktur haben, werden sie zu ineffizienten Zeitfressern – und das kostet viel Geld, wie ein Report von Doodle aufzeigt. Mit unseren 3 Meeting Tipps – drei zentralen Grundregeln – holen Sie das Maximum aus Besprechungen heraus und sorgen dafür, dass die Teilnehmenden das Sitzungszimmer mit einem positiven Gefühl verlassen.

Am Schluss finden Sie noch ein Produkt vor, welches sich perfekt eignet, um Sitzungszimmer effizient zu nutzen. 

541 Milliarden US-Dollar. Das ist der atemberaubend Wert der Ressourcen, welche 2019 in sinnlosen Meetings verschwendet werden wird (Quelle: Doodle, 2019). Im Netz finden sich zahlreiche Tipps und Ratschläge, wie Meetings effizient gestaltet und geführt werden können. Beim genauen Blick ist zu erkennen: alle Tipps lassen sich schlussendlich auf drei Kernelemente reduzieren:

1. Traktandenliste erstellen und bekanntgeben

Für alle Teilnehmenden muss klar sein, welche Themen in der Sitzung besprochen werden sollen. Halten Sie die Traktanden daher fest und stellen Sie die Liste den verschiedenen Personen vorgängig zu. Nur so können sich die Kolleginnen und Kollegen auf die Diskussion vorbereiten, was die inhaltliche Qualität des Meetings steigern wird. Um den klaren Themenplan noch besser im Bewusstsein der Sitzungsteilnehmenden zu verankern, können Sie einige ausgedruckte Exemplare auflegen oder ihn gar im Grossformat aufhängen.

Sie verhindern damit, dass Gespräche komplett ohne Kurs und Strategie in irgendeine Richtung davonsegeln. Natürlich können auch mit einer klaren Traktandenliste spontan Themen auftauchen. Es ist nun Ihnen überlassen, ob Sie dies zulassen wollen oder nicht. Auf jeden Fall haben Sie mit der Traktandenliste ein Instrument zur Hand, um die Teilnehmenden zurück auf die traktandierten Themen zu führen, wenn Sie das möchten.

2. Ziele festlegen und Zeiten einhalten

Ordnen Sie den Traktanden einen festen Zeitblock innerhalb des Meetings zu und formulieren Sie zu jedem der einzelnen Abschnitte ein konkretes Ziel. Mögliche Ziele können sein: «Identifizieren der zehn grössten Verkaufspotentiale von 2019», «Im Brainstorming mögliche Inhalte der Marketingkampagne XY skizzieren» oder etwa «Vorgehen und Verantwortlichkeiten im neuen Offertprozess definieren». Somit bekommt Ihre Sitzung einen greifbaren Anspruch, zu bestimmten Themen in einem festgelegten Zeitrahmen ein konkretes Ziel zu erreichen. Schon fast auf der Hand liegt nun auch, dass Sie eine aktive Rolle als Sitzungsleiter oder -leiterin übernehmen und die Gespräche zu einem gewissen Grad moderieren werden (oder dies mit einer anderen Person absprechen). Das Wachen über die Uhr gehört hier zu den zentralen Tasks: Erinnern Sie den Sitzungskreis daran, wie es um den Fortschritt von Zeit und Zielerreichung steht.

3. Ergebnisse festhalten

Den Abschluss macht Tipp Nummer drei: Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest und vertrauen Sie darauf, dass die Würze in der Kürze liegt. Die formulierten Ziele dienen als Erfolgskontrolle: Wurden die Verkaufspotentiale identifiziert, liegen Inhalts-Ideen für die Marketingkampagne vor und ist nun klar festgehalten, wie der neue Offertprozess aussieht? Sie festigen mit dem Erstellen und Versenden eines Protokolles den Anspruch auf eine ergebnisorientierte Sitzungskultur und «versammeln» alle Teilnehmenden auf einer einheitlichen Informationsbasis.

Meeting Tipps – Hier noch ein Extratipp

Setzen Sie kleine Spielregeln, um aus klassischen Mustern auszubrechen. So könnte in einer Sitzung beispielsweise ein «Redeball» die Runde machen. Nur, wer den Ball gerade vor sich hat, darf sprechen. Oder allen Teilnehmenden wird eine leere «Feedback-Karte» zur Verfügung gestellt. Am Ende des Meetings gibt es ein fünf-minütiges Zeitfenster fürs Ausfüllen und Einwerfen in eine Box.

Zum «The State of Meeting Report 2019» von Doodle