Meeting Tipps – Die 3 wichtigsten

Wenn Meetings keine Struktur haben, werden sie zu ineffizienten Zeitfressern – und das kostet viel Zeit und Geld, wie ein Report von Asana aufzeigt. Mit unseren 3 Meeting Tipps – drei zentralen Grundregeln – holen Sie das Maximum aus Besprechungen heraus und sorgen dafür, dass die Teilnehmenden das Sitzungszimmer mit einem positiven Gefühl verlassen.

 

Unproduktive Meetings kosten Unternehmen einiges – und zwar mehr, als man auf den ersten Blick vermuten würde! Laut der «State-of-Work-Innovation»-Studie von Asana verlieren Mitarbeitende bis zu sieben Stunden pro Woche in solchen Meetings – bei Führungskräften sind es sogar bis zu zwölf Stunden. Machen wir ein kurzes Fallbeispiel: Nehmen wir ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden und einem durchschnittlichen Monatslohn von 6’788 CHF: Hier summieren sich die Kosten für ineffiziente Meetings auf rund 22’608 CHF monatlich!

Machen Sie die Rechnung selbst und stellen Sie fest, wie viel Ihr Unternehmen für unproduktive Meetings bezahlt. Doch wie können Sie diesem Ressourcenverlust entgegenwirken? Im Netz finden sich zahlreiche Tipps und Ratschläge, wie Meetings effizient gestaltet und geführt werden können. Beim genauen Blick ist zu erkennen: Alle Tipps lassen sich schlussendlich auf drei Kernelemente reduzieren:

 

1. Traktandenliste erstellen und bekanntgeben

Damit ein Meeting effizient abläuft, müssen alle Teilnehmenden genau wissen, welche Themen behandelt werden. Erstellen Sie eine klare Traktandenliste und stellen Sie diese den Teilnehmenden rechtzeitig im Voraus zur Verfügung. So können sich alle optimal auf die Diskussion vorbereiten, was die inhaltliche Qualität der Sitzung erheblich steigert.

Um den Fokus zusätzlich zu stärken, legen Sie während des Meetings ein paar gedruckte Exemplare der Liste aus oder präsentieren Sie sie im Grossformat für alle sichtbar. Das hilft, Gespräche auf Kurs zu halten und zu verhindern, dass sie ziellos in verschiedene Richtungen abdriften.

Natürlich können auch mit einer gut durchdachten Traktandenliste spontane Themen aufkommen. Es liegt dann an Ihnen, zu entscheiden, ob diese eingebunden werden sollen oder nicht. Die Liste dient Ihnen jedoch als wertvolles Werkzeug, um die Diskussion jederzeit wieder auf die vorgesehenen Themen zurückzuführen.

 

2. Ziele festlegen und Zeiten einhalten

Weisen Sie jedem Traktandum einen festen Zeitblock zu und formulieren Sie zu jedem Abschnitt ein klares Ziel. Beispiele: „Die zehn grössten Verkaufspotenziale identifizieren“, „Ideen für die Marketingkampagne XY skizzieren“ oder „Vorgehen und Verantwortlichkeiten im neuen Offertprozess festlegen“. So erhält das Meeting Struktur und einen klaren Fokus auf Ergebnisse.

Übernehmen Sie als Sitzungsleitung eine aktive Rolle: Moderieren Sie die Gespräche und behalten Sie die Zeit im Blick. Erinnern Sie die Teilnehmenden rechtzeitig daran, wie es um den Zeitrahmen und die Zielerreichung steht.

 

3. Ergebnisse festhalten

Zum Abschluss folgt Tipp Nummer drei: Halten Sie die Ergebnisse in einem Protokoll fest – und halten Sie es dabei kurz und prägnant. Die definierten Ziele dienen als Erfolgskontrolle: Wurden die Verkaufspotenziale identifiziert? Gibt es erste Ideen für die Marketingkampagne? Wurden die Verantwortlichkeiten im neuen Offertprozess festgelegt? Mit dem Protokoll schaffen Sie nicht nur Klarheit, sondern fördern eine ergebnisorientierte Meetingkultur. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden auf derselben Informationsbasis sind.

Meeting Tipps – Bonusidee

Brechen Sie klassische Meeting-Muster mit kleinen Spielregeln auf. Zum Beispiel könnte ein «Redeball» zum Einsatz kommen: Nur die Person, die den Ball hält, darf sprechen. Alternativ verteilen Sie vor dem Meeting leere „Feedback-Karten“, die am Ende in einem kurzen Zeitfenster ausgefüllt und in eine Box eingeworfen werden. So erhalten Sie direktes Feedback zur Sitzung und fördern eine aktive Beteiligung der Teilnehmenden.

 

Effiziente Meetings beginnen mit klarer Struktur, präzisen Zielen und einem Fokus auf Ergebnisse. Doch auch die Organisation im Vorfeld ist entscheidend: Mit Roomz, unserer intelligenten Meeting-Raum-Lösung, behalten Sie stets den Überblick über die Buchung Ihrer Sitzungszimmer. Ob Raumplanung, Buchungen oder spontane Änderungen – Roomz macht die Verwaltung Ihrer Sitzungszimmer einfach und effizient.